Vanuit de instellingen voor medewerkers beheer je gemakkelijk alle informatie over je team, zoals een profiel voor elke medewerker aanmaken en indien nodig nauwkeurigere beschrijvingen toevoegen. Zo krijgt de klant al bij het online boeken een idee van wie hem opwacht, wat de stijl van de medewerker is en welke diensten hij aanbiedt.

De profielfoto van een medewerker toevoegen

Ga als volgt te werk om een profielfoto van een medewerker toe te voegen:

• Open de pagina Apps.
• Zoek het tabblad Staff.
• Open het profiel van de medewerker waarvoor je een profielfoto wilt toevoegen.
• Klik op de knop Foto wijzigen en upload de foto van de medewerker.
• Sla de wijzigingen op en klaar!

Waarom is een medewerkersbeschrijving belangrijk?

Het tonen van een medewerkersbeschrijving bij online boeken helpt om:

• klanten meer informatie te geven over je ervaring, vaardigheden en prestaties,
• je onderscheidende stijl of werkmethoden te benadrukken,
• een leuke begroeting of positieve boodschap te delen,
• vertrouwen op te bouwen bij nieuwe klanten die je nog niet eerder hebben ontmoet.
  ‍

TIP:
‍Desgewenst kun je een kort, leuk citaat of een lange beschrijving toevoegen. Is de tekst erg lang, dan zien klanten de knop "meer lezen", zodat alle informatie toch beschikbaar is, maar niet meteen te veel ruimte inneemt.

Hoe voeg je een medewerkersbeschrijving toe?

1. Ga in SalonLife naar de pagina Apps en kies vervolgens Staff.
2. Kies het profiel van de medewerker van wie je de informatie wilt wijzigen.
3. Zoek op de geopende pagina Staff bio.
4. Voer de gewenste tekst in, of het nu een korte begroeting, een uitgebreider achtergrondverhaal of een algemeen overzicht van je ervaring is.
5. Ben je klaar met de beschrijving, klik dan op Save.
   ‍

TIP:
‍Bekijk je nu de online-boekingspagina, dan zie je naast de naam en foto van de betreffende medewerker ook de ingevoerde beschrijving. Is de beschrijving langer dan gebruikelijk, dan verschijnt de knop "meer lezen".

Waar moet je op letten bij een medewerkersbeschrijving?

• Gebruik de kans om je belangrijkste vaardigheden of prestaties te benoemen.
• Voeg wat persoonlijkheid toe, zodat de klant zich al bij het boeken gewaardeerd en verwacht voelt.
• Controleer altijd op typefouten of formulering, want een goed opgestelde zin creëert een professionele indruk.
• Bekijk na het opslaan zelf op de online-boekingspagina hoe de beschrijving wordt getoond.

Diensten van een medewerker toevoegen

Wil je een medewerker diensten toewijzen of juist verwijderen, ga dan als volgt te werk:

• Kies na het openen van het medewerkersprofiel op de witte balk Services.
• Vervolgens verschijnen alle eerder toegevoegde diensten. Schakel de diensten in die deze specifieke medewerker aanbiedt.
• Ook kun je de prijs en duur van de dienst wijzigen, als deze afwijkt van de basisprijs voor deze medewerker.
• Sla de wijzigingen op.

Overzicht van de instellingen van een medewerker

Elke medewerker heeft zijn eigen voorkeuren, zowel wat betreft de instellingen voor online boeken als het versturen van meldingen. In SalonLife kun je voor elke medewerker eigen instellingen bepalen:

• Kies na het openen van het medewerkersprofiel op de witte balk Settings.
• Vervolgens opent een breed scala aan verschillende instellingen.

Standaard werkschema

•  Begin en einde van de werkdag - bepaalt het tijdsvenster waarbinnen de medewerker überhaupt online boekingen ontvangt (bijv. 09:00-18:00).
  Let op! Dit maakt geen schema aan, maar stelt alleen de grenzen in waarbinnen tijden worden getoond.
  ‍
  Meer informatie over deze instelling vind je in een ander artikel.

Notifications

•  Notification to employee about a new booking - SalonLife stuurt de medewerker een e-mail of sms voor elke nieuwe online boeking of een door een collega toegevoegde afspraak.
  Let op! Voor sms'jes moet je rekening houden met sms-tegoedverbruik.
• "Van"-e-mailadres - het e-mailadres waarop reacties van klanten op automatische e-mails binnenkomen.
• "Van"-naam - de naam die klanten als afzender in de meldingen zien.
• The employee is allowed to send SMS notifications - schakelt de door de medewerker verstuurde sms-meldingen (bevestigingen, herinneringen) in of uit.
• Automatisch feedback vragen - stuurt na het bezoek automatisch een vraag naar de klant om feedback te verzamelen op een schaal van 5. Dit wordt sterk aanbevolen, omdat de feedback naast de pagina Bookings ook zichtbaar is op de profielpagina van SalonLife.com en dit vertrouwen bij klanten creëert, waardoor ze zich zekerder voelen om voor het eerst een afspraak te boeken.
  
  Lees meer over feedback in het artikel.

Online booking

• Online booking is allowed - bepaalt of deze medewerker online boeken aanbiedt, of dat de medewerker wil dat klanten via de online-boekingslink geen afspraak bij hem kunnen boeken.
• Appointment lead time - de minimale boekingstermijn, oftewel hoe dichtbij een klant online een tijd bij jou kan boeken.
  
  Voorbeeld: Is de boekingstermijn ingesteld op 2 uur, dan toont het online-boekingssysteem de klant altijd de eerst beschikbare vrije tijd pas na 2 uur, om te voorkomen dat een klant boekt terwijl jij je nog niet op de klant hebt kunnen voorbereiden.
• Hoe ver van tevoren kan er geboekt worden? - Bij online boeken worden vrije tijden alleen getoond binnen deze boekbare periode.
  ‍
  Is het boekingsvenster bijvoorbeeld 1 maand, dan kunnen klanten alleen binnen de volgende 31 dagen boeken. Ook als je werkschema voor een langere periode openstaat, worden verder gelegen tijden niet getoond bij online boeken.
  ‍
  Wil je dat klanten verder vooruit kunnen boeken, dan moet je het boekingsvenster in de instellingen verlengen.
  ‍
  Voorbeeld: Staan de werkdagen in je agenda bijvoorbeeld 5 maanden open en is deze instelling ingesteld op bijvoorbeeld 3 maanden, dan zien klanten vrije tijden binnen die 3 maanden.

Available time slots

• Time gap - in welk ritme vrije tijden aan klanten worden getoond (bijvoorbeeld elke 15 minuten, 8:00, 8:15, 8:30, 8:45 enz.).
• Bied ook tijden vlak vóór en na boekingen aan - Met deze instelling worden bij online boeken ook vrije tijden vlak vóór en na bestaande boekingen aangeboden, ongeacht de lengte van het tijdsinterval.
  
  Voorbeeld: is het tijdsinterval 60 minuten en duurt een boeking van 10:00 tot 10:40 uur, dan wordt normaal gesproken de volgende vrije tijd om 11:00 uur getoond. Is deze instelling ingeschakeld, dan biedt het systeem ook 10:40 uur aan om te boeken (en indien nodig ook vlak vóór een bestaande boeking).

• Vanaf welk moment begint het tijdsinterval? - deze instelling bepaalt vanaf welk moment tijden aan klanten worden aangeboden bij online boeken. Begint het tijdsinterval altijd op het hele uur of vanaf het begin van de werkdag (beïnvloedt de weergave van tijden zoals 08:00, 08:15 enz.).

Additional settings

• Online booking secret code - voegt aan het begin van online boeken de mogelijkheid toe om een code in te voeren. Alleen wie de geheime code heeft (VIP's, vaste klanten) kan boeken.
• Avoid gaps in your work schedule - aan de klant worden alleen tijden aangeboden die vóór of na bestaande boekingen vallen (voorkomt lege gaten in het midden van de dag).
• Schakel je Avoid gaps in your work schedule in, dan verschijnen ook de volgende instellingen:
  - Bied ook de eerste vrije tijd van de dag aan - toont ook de eerste vrije tijd, zelfs als die niet in het tijdsinterval past.
  - Bied ook de laatste vrije tijd van de dag aan - toont de laatst mogelijke tijd van de dag.
  - Bied vrije tijden ook vóór en na pauzes aan - toont de klant tijden die vóór en na een pauze in de agenda vallen.
  - Aanbevolen: Geen beperkingen voor de eerste boeking - is er bij online boeken nog geen boeking voor de werkdag, dan kan de eerste klant kiezen uit alle vrije tijden op basis van het tijdsinterval (voorkomt dat er op een lege dag helemaal niet geboekt kan worden).

Vanuit de instellingen voor medewerkers beheer je gemakkelijk alle informatie over je team, van het profiel, de foto en beschrijving van een medewerker tot diensten, prijzen en werktijden.

Een goed ingevuld medewerkersprofiel helpt klanten om bij online boeken een weloverwogen keuze te maken, wekt vertrouwen en maakt het mogelijk om voor elke medewerker flexibel de instellingen voor boeken, meldingen en planning naar zijn eigen werkorganisatie in te stellen.

‍

‍