Depuis les réglages Staff, vous pouvez facilement gérer toutes les informations relatives à votre équipe : créer un profil pour chaque membre et ajouter, si besoin, des descriptions plus détaillées. Le client se fait ainsi une idée, dès la réservation en ligne, de qui l’attend, du style du professionnel et des prestations qu’il propose.

Ajouter la photo de profil d’un membre de l’équipe

Pour ajouter la photo de profil d’un membre de l’équipe, procédez comme suit :

• Ouvrez la page Apps.
• Trouvez le sous-onglet Staff.
• Ouvrez le profil du membre de l’équipe pour lequel vous voulez ajouter une photo de profil.
• Cliquez sur le bouton Change photo et importez la photo du membre de l’équipe.
• Save les modifications, et voilà !

Pourquoi la description d’un membre de l’équipe est-elle importante ?

Afficher la description d’un membre de l’équipe dans la réservation en ligne aide à :

• donner aux clients plus d’informations sur votre expérience, vos compétences et vos réussites,
• mettre en avant votre style distinctif ou vos méthodes de travail,
• partager un mot d’accueil sympathique ou un message positif,
• créer de la confiance chez les nouveaux clients qui ne vous connaissent pas encore.
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ASTUCE :
‍Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une courte citation amusante ou une description plus longue. Si le texte est très long, le bouton « Read more » est affiché aux clients, afin que toutes les informations restent accessibles sans occuper trop de place au premier abord.

Comment ajouter la description d’un membre de l’équipe ?

1. Dans SalonLife, allez sur la page Apps, puis sélectionnez Staff.
2. Choisissez le profil du membre de l’équipe dont vous voulez modifier les informations.
3. Trouvez, sur la page qui s’ouvre, Staff bio.
4. Saisissez le texte souhaité : un court mot d’accueil, un parcours plus détaillé, ou un aperçu général de votre expérience.
5. Une fois la description terminée, cliquez sur Save.
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ASTUCE :
‍Si vous consultez maintenant la page de réservation en ligne, la description saisie s’affiche à côté du nom et de la photo du membre de l’équipe concerné. Si la description est plus longue que d’habitude, le bouton « Read more » apparaît pour y accéder.

Que garder à l’esprit pour la description d’un membre de l’équipe ?

• Profitez-en pour mettre en avant vos principales compétences ou réussites.
• Ajoutez un peu de personnalité, pour que le client se sente déjà bienvenu et attendu dès la réservation.
• Vérifiez toujours les fautes d’orthographe et la formulation, car une phrase bien rédigée crée une impression professionnelle.
• Après l’enregistrement, vérifiez vous-même sur la page de réservation en ligne comment la description s’affiche.

Ajouter des prestations à un membre de l’équipe

Si vous voulez attribuer des prestations à un membre de l’équipe ou les lui retirer, procédez comme suit :

• Une fois le profil du membre de l’équipe ouvert, sélectionnez Services dans la barre blanche.
• Toutes les prestations déjà ajoutées s’affichent alors. Activez les prestations que ce membre de l’équipe propose.
• Vous pouvez également modifier le prix et la durée de la prestation, si elle diffère du prix de base pour ce membre de l’équipe.
• Save les modifications.

Vue d’ensemble des réglages d’un membre de l’équipe

Chaque membre de l’équipe a ses propres préférences, aussi bien pour les réglages de réservation en ligne que pour l’envoi des notifications. Dans SalonLife, vous pouvez définir des réglages propres à chaque membre de l’équipe :

• Une fois le profil du membre de l’équipe ouvert, sélectionnez Settings dans la barre blanche.
• Un large éventail de réglages différents s’ouvre alors.

Default schedule

•  Début et fin de journée - définit la plage horaire pendant laquelle le membre de l’équipe accepte des réservations en ligne (par ex. 09:00-18:00).
  NB : cela ne crée pas de planning, mais définit uniquement les limites dans lesquelles les créneaux sont affichés.
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  Vous trouverez plus d’informations sur ce réglage dans un autre article.

Notifications

•  Notification to employee about a new booking - SalonLife envoie au membre de l’équipe un e-mail ou un SMS pour chaque nouvelle réservation en ligne ou chaque créneau ajouté par un collègue.
  NB : pour les SMS, notez que cela consomme également du crédit SMS.
• Adresse e-mail « From » - l’adresse e-mail à laquelle arrivent les réponses des clients aux e-mails automatiques.
• Nom « From » - le nom que les clients voient comme expéditeur dans les notifications.
• The employee is allowed to send SMS notifications - active ou désactive les notifications SMS envoyées par le membre de l’équipe (confirmations, rappels).
• Demande automatique de retour d’expérience - envoie au client, après sa visite, une question automatique pour recueillir son avis sur une échelle de 5 points. C’est vivement recommandé, car l’avis est visible non seulement sur la page Bookings, mais aussi sur la page de profil SalonLife.com, ce qui crée de la confiance chez les clients et les encourage à réserver plus facilement pour la première fois.
  
  Découvrez-en davantage dans cet article sur les avis.

Online booking

• Online booking is allowed - définit si ce membre de l’équipe propose la réservation en ligne, ou s’il préfère que les clients ne puissent pas réserver de créneau avec lui via le lien de réservation en ligne.
• Appointment lead time - le délai de préavis minimal, c’est-à-dire à quelle proximité de l’heure actuelle vous autorisez le client à réserver un créneau en ligne.
  
  Exemple : si le délai de préavis est réglé sur 2h, le système de réservation en ligne affiche toujours au client le premier créneau disponible dans 2h, afin d’éviter une situation où le client réserve alors que vous n’avez pas encore le temps de préparer le salon pour l’accueillir.
• Jusqu’à quand est-il possible de réserver ? - La réservation en ligne n’affiche les créneaux libres que dans la limite de cette période réservable.
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  Si la fenêtre de réservation est par exemple de 1 mois, les clients ne peuvent réserver un créneau que dans les 31 prochains jours. Même si votre planning est ouvert plus longtemps à l’avance, les créneaux au-delà ne sont pas affichés dans la réservation en ligne.
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  Si vous voulez que les clients puissent réserver plus longtemps à l’avance, il faut allonger la fenêtre de réservation dans les réglages.
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  Exemple : Si votre calendrier a des journées de travail ouvertes par exemple sur 5 mois, et que ce réglage est configuré sur 3 mois, les clients verront les créneaux libres dans la limite de 3 mois.

Time display

• Time gap - le rythme selon lequel les créneaux libres sont affichés aux clients (par exemple toutes les 15 minutes, 8h00, 8h15, 8h30, 8h45, etc.).
• Show available times just before and after the event - Ce réglage permet de proposer, dans la réservation en ligne, des créneaux libres également juste avant et juste après les réservations existantes, indépendamment de la durée du cycle horaire.
  
  Exemple : si le cycle horaire est de 60 minutes et qu’une réservation dure de 10h00 à 10h40, le prochain créneau libre affiché est normalement 11h00. Si ce réglage est activé, le système propose également 10h40 pour la réservation (ainsi que, si besoin, juste avant une réservation existante).

• Time gap starts from... - ce réglage détermine à partir de quel moment les créneaux sont proposés aux clients dans la réservation en ligne. Le cycle horaire démarre-t-il toujours à l’heure pile (Midnight) ou au début de la journée de travail (Beginning of the workday) (cela influe sur l’affichage des horaires comme 08h00, 08h15, etc.).

Additional options

• Online booking secret code - ajoute un champ de saisie de code au début de la réservation en ligne. Seules les personnes possédant le code secret (VIP, clients réguliers) peuvent réserver.
• Avoid gaps - seuls les créneaux situés juste avant ou après des réservations existantes sont proposés au client (évite les trous vides en milieu de journée).
• Activer le réglage Avoid gaps fait également apparaître les réglages suivants :
  - Suggest first available times - affiche aussi le tout premier créneau libre, même s’il ne s’aligne pas sur le cycle horaire.
  - Show last available time of the day - affiche le dernier créneau possible de la journée.
  - Show available times also before and after the break - affiche au client les créneaux situés avant et après une pause du calendrier.
  - Recommandé : Always show first time of the day - si aucune réservation n’a encore été prise pour la journée dans la réservation en ligne, le premier client peut choisir parmi tous les créneaux libres selon le cycle horaire (évite qu’une journée vide ne puisse recevoir aucune réservation).

Depuis les réglages Staff, vous pouvez gérer facilement toutes les informations relatives à votre équipe, du profil, de la photo et de la description du membre de l’équipe jusqu’à ses prestations, ses prix et ses horaires de travail.

Un profil de membre de l’équipe bien rempli aide les clients à faire un choix plus éclairé lors de la réservation en ligne, crée de la confiance, et permet de définir de façon flexible, pour chaque membre de l’équipe, les réglages de réservation, de notifications et de planification selon son organisation de travail.

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