Soms kan het gebeuren dat er voor dezelfde klant meerdere afzonderlijke klantprofielen ontstaan in SalonLife. Bijvoorbeeld wanneer een klant haast heeft bij het maken van een online boeking en zijn of haar gegevens niet nauwkeurig invoert, of wanneer een medewerker bij het boeken van een dienst in de salon per ongeluk niet de juiste klant selecteert en in plaats daarvan een nieuwe aanmaakt. Gelukkig biedt SalonLife een eenvoudige manier om dubbele profielen samen te voegen.

Waarom kunnen dubbele profielen ontstaan?

• De klant maakt typefouten bij het invoeren van naam of contactgegevens.
• De medewerker van de salon heeft niet de juiste informatie over de klant (bijv. tijdens een telefonisch gemaakte boeking).
• De klant heeft eerder meerdere verschillende telefoonnummers of e-mailadressen ingevoerd.

Hierdoor kun je in je klantenlijst meerdere klantkaarten opmerken met een overeenkomende voor- en/of achternaam, die in werkelijkheid bij dezelfde persoon horen.

Hoe herkent SalonLife duplicaten?

SalonLife toont een melding over het samenvoegen van profielen wanneer de voor- en achternaam van een klant in meerdere profielen overeenkomen. Het systeem biedt vervolgens de mogelijkheid om deze profielen met één klik samen te voegen.

TIP:
Zorg er vóór het samenvoegen van klantprofielen voor dat de profielen echt dezelfde klant betreffen die je wilt samenvoegen tot één profiel.

Dubbele klanten samenvoegen

1. Ga naar de pagina Klanten.
2. Zoek het klantprofiel waarbij je ziet dat de app de mogelijkheid biedt om profielen samen te voegen. Gebruik indien nodig de zoekfunctie.
3. Klik op de knop Merge profiles?.
4. Het systeem controleert of de profielen daadwerkelijk kunnen worden samengevoegd. Vervolgens vraagt het systeem om bevestiging of je deze contacten echt tot één profiel wilt samenvoegen.
5. Bevestig het samenvoegen van de klantprofielen.

Welke klantgegevens blijven na het samenvoegen bewaard?

• Naam van de klant: hebben beide profielen dezelfde voor- en achternaam, dan blijft deze hetzelfde.
• Adres, telefoon, e-mail en andere contactgegevens: bij het samenvoegen baseert SalonLife zich op de gegevens die zijn ingevoerd tijdens de meest recente boeking.
• Was in het ene profiel slechts gedeeltelijke informatie ingevuld (bijvoorbeeld alleen telefoon), maar bevat het andere profiel telefoon en e-mail, dan worden na het samenvoegen alle gegevens overgenomen die samen in één profielkaart staan.

Goed om te weten!
Heeft de klant vandaag voor het laatst een boeking gemaakt en waren zijn of haar contactgegevens toen correct ingevuld, dan gebruikt het systeem na het samenvoegen automatisch precies die gegevens.

Wat te doen als de mogelijkheid om samen te voegen niet wordt getoond?

• Controleer of de dubbele profielen dezelfde voor- en achternaam hebben.
• Zorg ervoor dat je de klantkaarten niet al eerder hebt samengevoegd.
• Zie je de knop om samen te voegen nog steeds niet, dan kun je de gegevens handmatig wijzigen, maar je kunt de wijzigingen altijd opslaan en later opnieuw controleren.

Het samenvoegen van gegevens van dubbele klanten helpt je klantendatabase correct te houden en maakt het dagelijkse werk eenvoudiger, zodat je je kunt richten op wat echt belangrijk is: het bedienen van je klanten.

Zorg er vóór het samenvoegen van profielen voor dat het zeker om dezelfde klant gaat. Zo blijft alle belangrijke informatie in je klantendatabase altijd correct in het systeem bewaard, wat je helpt om klanten altijd de beste service te bieden.