Hieronder geven we je een overzicht van welke automatische e-mailmeldingen er in SalonLife zijn en hoe je ze gebruikt om de communicatie met je klanten zo soepel en persoonlijk mogelijk te houden. Ook bespreken we kort hoe salonmedewerkers hun eigen medewerkersmeldingen kunnen instellen.
Algemene informatie over e-mailmeldingen
SalonLife geeft je volledige controle over automatische e-mailmeldingen. Je bepaalt precies zelf welke meldingen actief zijn, wanneer ze naar de klant worden gestuurd (vóór of na de boeking) en wat de inhoud van elke melding is.
Dit is een geweldige manier om:
- Klanten aan hun boeking te herinneren.
- Klanten te bedanken voor hun bezoek.
- Hen door te verwijzen naar een nieuwe boeking of om feedback te geven.
- Verjaardagsfelicitaties te sturen of speciale aanbiedingen te doen.
De inhoud van alle e-mails kun je wijzigen. Daarnaast bevatten de meldingen speciale blauwe, automatisch veranderende "slimme velden", die worden vervangen door de gegevens van de klant of boeking (zoals voornaam, naam van de dienst, boekingstijdstip enz.). Zo bespaar je tijd en hoef je niet elke e-mail zelf te herschrijven.
TIP:
Voeg aan het begin van de e-mail de naam van de klant toe - bijvoorbeeld "Hoi, [VoornaamKlant]!" - zodat elke verstuurde e-mail persoonlijk aanvoelt.
Zeven automatische e-mailmeldingen
In SalonLife zijn er in totaal zeven meldingen die klanten betreffen. Hieronder volgt een korte beschrijving van elk:
Bevestigingsmail
• Wordt naar de klant gestuurd meteen na het maken van een boeking
• Wordt de boeking gemaakt via de online-boekingslink, dan wordt de e-mail altijd automatisch verstuurd
• Bij een handmatig toegevoegde boeking wordt gevraagd of je een bevestigingsmail naar de klant wilt sturen
Herinneringsmail
• Herinnert de klant aan een naderende boeking
• Je kunt instellen hoeveel uur of dagen vóór de dienst de e-mail wordt verstuurd
Bedankmail
• Wordt verstuurd na het bezoek van de klant
• Mogelijkheid om de klant te bedanken en hem door te verwijzen naar het geven van feedback of het maken van een nieuwe boeking
Terugroepmail
• Wordt naar de klant gestuurd als hij binnen een bepaalde periode geen nieuwe boeking heeft gemaakt
• Goede manier om de klant terug te laten komen, bijvoorbeeld met een aanbieding
Verjaardagsmail vóór de verjaardag
• Wordt een dag of meerdere dagen vóór de verjaardag van de klant verstuurd
• Mogelijkheid om te informeren over verjaardagskortingen of speciale aanbiedingen
Verjaardagsmail op de verjaardag
• Wordt naar de klant gestuurd op zijn verjaardag
• Persoonlijke felicitatie die een positief gevoel creëert en de klantrelatie versterkt
Cadeaubon-mail
• Wordt naar de klant gestuurd wanneer hem via SalonLife een cadeaubon wordt gestuurd
• Geschikte plek om een persoonlijk bericht of instructies voor het gebruik van de cadeaubon toe te voegen
Aanbetaling vereist
• Informeert de klant dat de geboekte tijd is opgeslagen, maar voor bevestiging een aanbetaling nodig is
• Helpt misverstanden te verminderen en bevestigt de betalingsverplichting
Herinnering aanbetaling
• Herinnert de klant eraan dat de aanbetaling die nodig is om de boeking te bevestigen, nog niet is betaald
• Verwijst de klant door om de betaling af te ronden
Boeking geannuleerd
• Wordt verstuurd wanneer de boeking is geannuleerd omdat de aanbetaling uitbleef
• Geeft de klant duidelijke informatie over de statuswijziging van de boeking
Betaling geslaagd
• Bevestigingsmail die meldt dat de aanbetaling is ontvangen
• De boeking is nu volledig bevestigd
Betaallink versturen
• Mail waarmee de klant een persoonlijke betaallink krijgt
• De klant kan gemakkelijk betalen met een kaart, Apple Pay of Google Pay
TIP:
Om alle e-mailmeldingen te activeren of te wijzigen, ga je naar Apps → kies "Email notifications" → Kies vervolgens de e-mail die je wilt wijzigen → Send confirmation Email to customers (bevestigingsmail/herinneringsmail)? → Kies ''Ja'' → Save.
E-mailmeldingen voor medewerkers
Naast de instellingen voor mails aan klanten kun je ook de voorkeuren van de medewerkers zelf aanpassen. Bijvoorbeeld of je zelf ook een melding wilt ontvangen wanneer een klant online een boeking maakt. Ga hiervoor als volgt te werk:
- Open Apps, kies Staff.
- Klik op het profiel van de gewenste medewerker, ga daar naar Settings en vervolgens Notifications.
- Vervolgens kun je instellen:
- Wil je een e-mailmelding ontvangen als een klant een nieuwe boeking toevoegt?
- Wil je meldingen ook als sms ontvangen?
- Vanaf welk e-mailadres de mail naar de klant wordt verstuurd?
- Hoe de naam van de medewerker onder de mail aan de klant wordt getoond.
TIP:
Heb je meerdere medewerkers, controleer dan bij elke medewerker of zijn e-mailadres en meldingsvoorkeuren correct zijn. Zo blijven alle medewerkers op de hoogte van het nieuws in de salon.
De e-mailmeldingen van SalonLife helpen je de correspondentie met klanten te automatiseren en nog persoonlijker te maken. Alle zeven automatische e-mails kun je naar eigen behoefte instellen, zowel de inhoud als de overige instellingen. Ook kun je zowel je eigen meldingen als die van je medewerkers instellen.
Heb je vragen over e-mailmeldingen, neem dan gerust contact op met de klantenservice van SalonLife.