In deze handleiding bekijken we hoe je notities opslaat en beheert, zowel op klant- als op boekingsniveau. De notitiefunctie is een uitstekend hulpmiddel om belangrijke details op één plek te bewaren en zorgt voor soepele communicatie binnen het hele team.

Waarvoor zijn notities nuttig?

• Jij en je collega's kunnen eenvoudig belangrijke informatie toevoegen bij een specifieke klant of boeking, zodat alle benodigde info altijd binnen handbereik is.
• De klant zelf ziet de notities niet, deze informatie is volledig voor intern gebruik.
• Notities helpen je vóór een boeking te herinneren aan bijvoorbeeld allergieën of bijzondere wensen.
• Zo kun je bijvoorbeeld informatie over een nieuw product of een bijzondere nageldecoratie opslaan bij de betreffende boeking.

Klantnotities versus boekingsnotities

In SalonLife zijn er twee soorten notities:

1. Klantnotities, deze zijn altijd gekoppeld aan een specifieke klant, ongeacht hoe vaak hij of zij de salon bezoekt. Uitermate geschikt voor informatie die je bij elk bezoek wilt onthouden (bijv. allergieën, bijzondere wensen).
 
2. Boekingsnotities, deze worden alleen bij de betreffende boeking opgeslagen. Komt de klant de volgende keer terug, dan is het notitiegedeelte van de nieuwe boeking leeg. Dit is geschikt voor eenmalige opmerkingen of behoeften (bijv. extra details tijdens de behandeling, een bijzondere behandeling).
   ‍

 TIP:
 Werk je in een team, voeg dan alle belangrijke details toe aan de boekingsnotities die collega's moeten weten voordat ze met de behandeling beginnen. En waarom geen foto's van het uitgevoerde werk?!

Hoe voeg je notities toe?

 
1.    Klikken op een boeking in de agenda    
   • Open de agendaweergave van SalonLife en kies de gewenste boeking.
   • Zoek na het openen van de boeking rechtsboven de knop met het envelopicoontje voor notities.
   • Vervolgens zie je twee tabbladen: Booking notes en Client notes. Voer de benodigde informatie in het juiste veld in.
 
2.    Notities toevoegen zonder boeking, via het klantprofiel 

• Kies in het bovenste menu Klanten of ga naar de pagina Apps en kies daar het tabblad Klanten.
• Zoek de gewenste klant en klik op zijn of haar naam om de klantdetailweergave te openen.
• Zoek de knop Show more info en klik erop. Daar vind je onder Extra info het notitiegedeelte van de klant.

Hoe zie je in de agendaweergave dat er notities zijn toegevoegd aan een boeking?

Heb je een notitie aan een boeking toegevoegd, dan verschijnt in de agenda naast de boeking een blauw berichticoontje. Dit betekent dat er extra informatie is toegevoegd aan deze boeking, die de moeite waard is om te bekijken voordat je met de dienst begint.

Extra gegevens ingevoerd bij online boeken

Is het veld Extra info geactiveerd in je online boeken, dan kan de klant hiermee bij het boeken iets toelichten of een opmerking plaatsen. Deze informatie wordt automatisch opgeslagen onder de notities van deze boeking, zodat je die gemakkelijk kunt bekijken voordat je met de dienst begint.

1. Het veld Extra info toevoegen aan online boeken  
   • Open in SalonLife de pagina Apps en ga naar het tabblad Onlineboeking.
   • Kies vervolgens Instellingen en daarna Client info.
   • Scrol in de geopende keuzes naar beneden tot je het veld Extra info vindt en schakel dit in.

Zo kunnen klanten al bij het boeken van een afspraak een notitie voor je achterlaten.
‍

De notitiefunctionaliteit van SalonLife helpt het hele team op dezelfde manier belangrijke informatie vast te leggen en indien nodig te bekijken. Klantnotities zijn altijd aanwezig bij elke boeking, terwijl boekingsnotities alleen bij de specifieke boeking blijven. Je kunt ze gemakkelijk bekijken, zowel via elke boeking in de agenda als in de weergave Klanten, bij de gedetailleerde gegevens van de klant.

Zo houd je belangrijke details altijd binnen handbereik en kun je je klanten een persoonlijke en doordachte behandeling bieden!