Tässä ohjeessa käymme läpi, miten muistiinpanoja tallennetaan ja hallitaan sekä asiakkaan että varauksen tasolla. Muistiinpanotoiminto on erinomainen apuväline tärkeiden yksityiskohtien pitämiseen yhdessä paikassa ja sujuvan viestinnän varmistamiseen koko tiimin kesken.

Mihin muistiinpanot ovat hyödyllisiä?

• Sinä ja kollegasi voitte lisätä helposti tärkeää tietoa tietyn asiakkaan tai varauksen yhteyteen, jotta kaikki tarvittava tieto on aina käden ulottuvilla.
• Asiakkaalle itselleen muistiinpanot eivät näy, tämä tieto on täysin sisäistä.
• Muistiinpanot auttavat muistamaan ennen varausta esimerkiksi allergioihin tai erityistoiveisiin liittyviä yksityiskohtia.
• Voit esimerkiksi tallentaa tiedon uudesta tuotteesta tai erikoisesta kynsikoristelusta juuri kyseisen varauksen yhteyteen.

Asiakkaan muistiinpanot vs. varauksen muistiinpanot

SalonLifessa on kahdenlaisia muistiinpanoja:

1. Asiakkaan muistiinpanot, nämä liittyvät aina tiettyyn asiakkaaseen riippumatta siitä, kuinka monetta kertaa hän vierailee salongissa. Sopivat erinomaisesti tiedolle, jonka haluat muistaa joka käyntikerralla (esim. allergiat, erityistoiveet).
 
2. Varauksen muistiinpanot, nämä tallentuvat vain tiettyyn varaukseen. Kun asiakas tulee seuraavan kerran, uuden varauksen muistiinpano-osa on tyhjä. Tämä sopii hyvin kertaluonteisille huomioille tai tarpeille (esim. käsittelyn aikana tehdyt lisäyksityiskohdat, erikoiskäsittely).
   ‍

 VINKKI:
 Jos työskentelet tiimissä, kannattaa lisätä varauksen muistiinpanoihin kaikki tärkeät yksityiskohdat, jotka kollegat tarvitsisivat tietää ennen käsittelyn aloittamista. Ja miksei myös kuvia tehdystä työstä?!

Miten muistiinpanoja lisätään?

 
1.    Varauksen klikkaaminen kalenterissa    
   • Avaa SalonLifen kalenterinäkymä ja valitse sopiva varaus.
   • Kun olet avannut varauksen, etsi oikeasta yläkulmasta kirjekuoren muotoinen muistiinpano-painike.
   • Sen jälkeen näet kaksi välilehteä: Varauksen muistiinpanot ja Asiakkaan muistiinpanot. Syötä tarvittava tieto oikeaan kenttään.
 
2.    Muistiinpanojen lisääminen ilman varausta asiakkaan profiilin kautta 

• Valitse ylävalikosta Asiakkaat tai siirry Sovellukset-sivulle ja valitse sieltä Asiakkaat-alasivu.
• Etsi sopiva asiakas ja klikkaa hänen nimeään avataksesi asiakkaan tarkemman näkymän.
• Etsi Näytä lisätiedot -painike ja paina sitä. Sieltä Lisätiedot-kohdasta löydät asiakkaan muistiinpanojen alueen.

Miten kalenterinäkymässä näkee, että varaukseen on lisätty muistiinpanoja?

Kun olet lisännyt varaukseen muistiinpanon, kalenterissa varauksen viereen ilmestyy sininen viestikuvake. Tämä tarkoittaa, että kyseiseen varaukseen on lisätty lisätietoa, joka kannattaa käydä läpi ennen palvelun aloittamista.

Verkkoajanvarauksessa syötetyt lisätiedot

Jos verkkoajanvarauksessasi on aktivoitu lisätiedot-kenttä, asiakas voi sen kautta täsmentää tai kommentoida jotain varausta tehdessään. Tämä tieto tallentuu automaattisesti kyseisen varauksen muistiinpanoihin, jotta voit tarvittaessa kätevästi tarkistaa sen ennen palvelun aloittamista.

1. Lisätiedot-kentän lisääminen verkkoajanvaraukseen  
   • Avaa SalonLifesta Sovellukset-sivu ja siirry Verkkoajanvaraus-alasivulle.
   • Valitse sitten Asetukset ja sen jälkeen Asiakastiedot.
   • Vieritä avautuneista valinnoista alaspäin, kunnes löydät Lisätiedot-kentän, kytke se päälle.

Näin asiakkaat voivat jättää sinulle muistiinpanoja jo ajanvarauksen yhteydessä.
‍

SalonLifen muistiinpanotoiminto auttaa koko tiimiä merkitsemään tärkeän tiedon yhtenäisesti ylös ja tarkistamaan sen tarvittaessa. Asiakkaan muistiinpanot ovat aina mukana jokaisessa varauksessa, kun taas varauksen muistiinpanot jäävät vain kyseiseen varaukseen. Voit tarkastella niitä kätevästi sekä kalenterista jokaisen varauksen kautta että Asiakkaat-näkymässä, asiakkaan tarkempia tietoja katsoessasi.

Näin pidät tärkeät yksityiskohdat aina käden ulottuvilla ja voit tarjota asiakkaillesi henkilökohtaista ja harkittua hoivaa!