Door de inhoud en instellingen van e-mailmeldingen te wijzigen, maak je de communicatie met je klanten precies zoals het bij jouw salon past. In SalonLife bepaal je zelf welke informatie je met elke melding aan de klant doorgeeft, hoe de e-mail eruitziet en wanneer die wordt verstuurd.

De inhoud & instellingen van e-mail wijzigen

Stap 1: Open het beheer van e-mailmeldingen

1. Ga naar de pagina Apps.
2. Kies de knop Email notifications, die je naar het overzicht van e-mailmeldingen leidt.
3. Kies de gewenste melding (bijv. "Reminder Email") en klik erop.
   ‍

TIP:
De titel of beschrijving van de melding helpt je snel te begrijpen om welk type e-mail het gaat (bijvoorbeeld boekingsbevestiging, herinnering, annulering enz.).

Stap 2: Wijzig de inhoud van de e-mail

Heb je de instellingenweergave van de e-mail geopend, dan zie je meerdere tekstvelden:

• Onderwerp - de titel van de e-mail, die de klant als eerste in zijn mailbox ziet.
• Subtitel - een korte voorvertoningstekst, die direct na de titel wordt getoond.

In het hoofdgedeelte van de e-mail staat vooraf ingestelde zwarte tekst, en in blauw worden dynamische velden getoond (bijv. "[First Name]").

• De blauwe velden worden automatisch ingevuld op basis van de gegevens van de specifieke klant en boeking (bijv. "Hallo, Maria!" of "Hallo, Kaspar!").
• De zwarte tekst is wat alle klanten hetzelfde zien en die verandert niet bij het versturen.

De inhoud van e-mailmeldingen kun je vrij wijzigen:

• Voeg zinnen toe of verwijder ze.
• Gebruik vetgedrukte tekst, emoji's of aparte alinea's om belangrijke informatie te benadrukken (bijv. parkeerlocatie, betaalmogelijkheden enz.).
• Verwijder of wijzig indien nodig ook dynamische velden, maar zorg dat ze in de juiste vorm blijven staan als je ze wilt behouden.

TIP:
Voeg ook praktische informatie toe. Vind je het bijvoorbeeld belangrijk dat de klant op de hoogte is van betaalmethoden, parkeren of de locatie van de salon, dan is dit een uitstekende plek om die details door te geven.

Stap 3: Stel de e-mailinstellingen in

Onder de inhoud van de e-mail zie je opties waarmee je kunt aanpassen hoe de melding aan de klant wordt getoond:

1. Is de e-mail geactiveerd (Send confirmation Email to customers)?
   Kies "Ja" of "Nee". Bij een niet-geactiveerde e-mail wordt deze niet naar klanten verstuurd.
2. Afzender van de e-mail (Send as a company / Send as an employee)
   Wordt deze naar de klant verstuurd namens de beautyondernemer (met jouw profielfoto) of namens de salon (met het logo van de salon)?
3. Profielfoto en naam toevoegen (Add profile picture and name)
   Kies of deze onderaan de e-mail worden getoond of niet.
4. Link voor een nieuwe boeking (Add new booking link)
   Voeg desgewenst onderaan de e-mail een link toe, zodat de klant meteen een nieuwe afspraak kan boeken.
5. Boeking annuleren (Add cancel link)
   Wil je dat de klant zijn afspraak zelf online kan annuleren, kies dan "Ja". Bij annulering stuurt het systeem jou altijd een melding.
6. Verzendtiming (When should we send it)
   Bepaal hoe lang vóór de boeking de herinnering wordt verstuurd (bijv. een aantal dagen of uren van tevoren).
7. Wijzigingen opslaan
   Vergeet niet de wijzigingen op te slaan met de knop Save.

Stap 4: Bekijk de voorvertoning

Desgewenst kun je meteen controleren hoe de e-mail er in werkelijkheid uitziet.

1. Klik op de knop Preview.
2. Kies een geschikte testklant (op de afbeelding: Mia Rand) en zijn boeking, om te zien hoe de inhoud van de e-mail er voor die specifieke boeking uitziet.

Zo krijg je snel een overzicht of de hele inhoud van de e-mailmelding correct wordt getoond, en kun je indien nodig de tekst nog verfijnen.
‍

Stap 5: Controleer of de e-mail actief is

Heb je de wijzigingen doorgevoerd, klik dan op opslaan en controleer bij de e-mails of ze zijn ingeschakeld, als volgt:

• Een groen spraakbelletje-icoon naast de naam van de e-mail geeft aan dat de melding actief is.
• Een grijs spraakbelletje-icoon geeft aan dat de melding niet actief is.

Wil je dat e-mails bij klanten aankomen, zorg er dan zeker voor dat ze zijn geactiveerd.

Met de functie e-mailmeldingen kun je de correspondentie met klanten automatiseren op de manier die bij jou past. Gebruik de bestaande basisteksten of pas ze aan naar je eigen branding. Voeg zeker ook belangrijke informatie op een zichtbare plek toe, voeg een link toe om een nieuwe afspraak te boeken, of laat de klant zijn eigen afspraak annuleren. Het instellen gaat snel en gemakkelijk, en met de voorvertoningsfunctie weet je zeker dat alles er precies zo uitziet als jij wilt.