SalonLifessa jokaiselle varaukselle voi merkitä neljä eri tilaa: Tulossa, Toteutunut, Peruutettu ja Ei saapunut. Tämä ohje auttaa sinua ymmärtämään, mitä nämä tilat tarkoittavat ja miten niitä muutetaan.

Lyhyt yleiskatsaus

1. Tulossa - varaus, joka on vielä tulevalla päivämäärällä tai kellonajalla.
2. Toteutunut - varaus, joka on jo tapahtunut menneisyydessä.
3. Peruutettu - varaus, jonka kohdalla asiakas on ilmoittanut, ettei hän tule paikalle.
4. Ei saapunut - varaus, jonka kohdalla asiakas jäi tulematta ilmoittamatta etukäteen.

Miten tiloja muutetaan?

Kun valitset Kalenterista varauksen ja klikkaat sitä, avautuvan ikkunan vasemmasta yläkulmasta löydät tilan muuttamismahdollisuuden nimellä Tulossa/Toteutunut/Ei saapunut.

1) Tulossa ja Toteutunut

• Järjestelmä muuttaa näitä tiloja automaattisesti, kun kellonaika tai päivämäärä on kulunut.
• Esimerkiksi jos varaus on vielä edessä, tilana näytetään Tulossa. Kun varauksen ajankohta on kulunut, SalonLife vaihtaa varauksen tilan automaattisesti Toteutunut-tilaksi.
• Sinun ei tarvitse itse muuttaa sitä käsin.

2) Peruutettu

Käytä Peruutettu-tilaa, kun asiakas ilmoittaa sinulle etukäteen, ettei hän tule (esim. soittamalla, kirjoittamalla tai käyttämällä varausvahvistuksen peruutuslinkkiä).

Tilan muuttamiseksi:

1. Valitse kalenterista varaus ja paina sitä, jolloin pääset varauksen tarkempaan näkymään.
2. Klikkaa yläreunassa olevaa Tulossa- tai Toteutunut-painiketta tms. ja valitse Peruutettu.
3. Vahvista muutos.

Mitä tämä tekee?

• Varausta ei enää näytetä kalenterissa, jotta kyseinen aika vapautuu uusille asiakkaille.
• Varausta itseään ei kuitenkaan poisteta, sen löydät edelleen Varaukset-listasta, jossa tilana on Peruutettu.

3) Ei saapunut

Sopii merkittäväksi silloin, kun asiakas yksinkertaisesti ei ilmesty paikalle ilmoittamatta etukäteen.

Tilan muuttamiseksi:

1. Avaa varaus.
2. Klikkaa yläreunassa  varauksen tilapainiketta.
3. Valitse Ei saapunut.

Mitä tämä tekee?

• Varaus jää kalenteriin, mutta muuttuu kalenterissa punaiseksi merkiksi siitä, että varaus ei todellisuudessa toteutunut.
• Varauksen kestoa voi myös ”supistaa” (raahaamalla sitä kalenterissa lyhyemmäksi), jotta tilaa vapautuu uusille varauksille.

VINKKI: 
Jos asiakas ei tule paikalle ja varauksen kesto oli pitkä, voit vapauttaa lisäaikaa, kun lyhennät varausta kalenterissasi. Näin uudet asiakkaat voivat varata saman vapautuneen aikavälin.

Vaihtoehtoinen tapa tilan muuttamiseen

Suoran tilan muuttamisen lisäksi varauksen tarkemmassa näkymässä voit tehdä sen myös varauslohkon oikeassa yläkulmassa olevan ”valkoisen asetuspainikkeen” avulla:

 
1. Klikkaa varauksen kohdalla olevaa valkoista asetuskuvaketta.
2. Valitse valikosta Muuta tila.
3. Määritä haluamasi (Peruutettu tai Ei saapunut) tila tai tarkista, onko järjestelmällä oikeat tilat (Tulossa/Toteutunut).

SalonLifen varauksilla on neljä eri tilaa, joista kaksi (Tulossa ja Toteutunut) sovellus määrittää itse varauksen ajankohdan mukaan. Peruutettu ja Ei saapunut voit valita tilaksi itse, kun asiakas ei tule paikalle tai luopuu ajastaan. Näin pidät kalenterisi aina järjestyksessä ja näet, mitkä varaukset ovat vielä edessä ja mitkä ovat jo toteutuneet.