Heeft de klant bij het bevestigen van de boeking een aanbetaling gedaan en besluit hij de afspraak later te annuleren, dan hangt het vervolg af van de door jou ingestelde aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden.
Als de klant binnen de toegestane tijd annuleert
Annuleert de klant de boeking
• binnen de in jouw voorwaarden ingestelde termijn
• en moet de aanbetaling in dat geval worden terugbetaald
dan maak je de aanbetaling zelf terug over naar de klant.
Het is belangrijk om te weten dat er in SalonLife geen aparte automatische knop „geld terug“ is.
De reden is simpel: alle betalingen van klanten worden na de kaartbetaling via betaaldienstverlener Stripe direct doorgestort naar de bankrekening van het bedrijf van de salon. Daarom verloopt het terugbetalen van geld door de salon aan de klant handmatig, dus buiten het systeem om.
Hoe betaal je de aanbetaling terug aan de klant?
De stappen voor het terugbetalen van de aanbetaling zijn als volgt:
• vraag de klant om zijn rekeningnummer
• log in bij de internetbankieromgeving van je bedrijf
• maak het bedrag van de aanbetaling over naar de klant
• markeer dit vervolgens in SalonLife door bij de boeking van de klant op de knop „Terugbetaling“ te klikken, om aan te geven dat je het vooruitbetaalde bedrag handmatig hebt teruggestort. Zo kloppen ook alle bedragen op de pagina Reports.
.png)
TIP!
Vermeld indien mogelijk bij de omschrijving van de handmatige overboeking ook de datum van de boeking of de naam van de klant, zodat je later gemakkelijker kunt zien waar het om ging.
Als de klant te laat annuleert of niet komt opdagen
Heb je in je aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden vastgelegd dat:
• bij een te late annulering de aanbetaling niet wordt terugbetaald
• of de aanbetaling een vergoeding voor de salon is
dan heb je het recht om de aanbetaling te behouden.
In dat geval:
• wordt er geen aparte terugbetaling gedaan
• is het belangrijk dat de voorwaarden voor de klant zichtbaar en begrijpelijk zijn vóór het betalen.
Zorg dat je aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden met elkaar overeenkomen en houd de formulering eenvoudig en eenduidig. Doe terugbetalingen indien mogelijk binnen een redelijke termijn, dat helpt om een goede klantrelatie te behouden.