Si un client a versé un acompte pour confirmer sa réservation, puis décide ensuite d'annuler son rendez-vous, la suite dépend des conditions d'acompte et d'annulation que vous avez définies.

Si le client annule dans le délai autorisé

Si le client annule la réservation
• dans le délai fixé par vos conditions
• l'acompte doit alors être remboursé

vous pouvez alors rembourser vous-même l'acompte au client.

Il est important de savoir qu'il n'existe pas de bouton automatique de « remboursement » séparé dans SalonLife.

La raison est simple : tous les paiements du client sont transmis, après le paiement par carte, directement sur le compte bancaire de l'entreprise via le prestataire de paiement Stripe. Le remboursement de l'acompte au client se fait donc manuellement, en dehors du système.

Comment rembourser l'acompte au client ?

Les étapes du remboursement sont les suivantes :

• demandez au client son numéro de compte bancaire
• connectez-vous à la banque en ligne de votre entreprise
• effectuez un virement au client pour le montant de l'acompte
• cliquez ensuite sur la réservation du client dans SalonLife et indiquez-le via le bouton ''Remboursement'', pour signaler que vous avez remboursé manuellement le montant versé. Les montants affichés dans Reports seront alors également corrects.

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ASTUCE !
Nous vous recommandons, si possible, d'indiquer dans le motif de votre virement manuel la date de la réservation ou le nom du client, afin de pouvoir facilement vous y retrouver par la suite.

Si le client annule au tout dernier moment ou ne se présente pas

Si vos conditions d'acompte et d'annulation précisent que :

• en cas d'annulation trop tardive, l'acompte n'est pas remboursé
• ou que l'acompte constitue une indemnité pour le salon

vous avez alors le droit de conserver l'acompte.

Dans ce cas :
• aucun remboursement séparé n'est effectué
• il est essentiel que les conditions soient visibles et compréhensibles pour le client avant qu'il ne paie.

Assurez-vous que vos conditions d'acompte et d'annulation sont cohérentes entre elles, et gardez une formulation simple et sans ambiguïté. Effectuez les remboursements dans un délai raisonnable lorsque c'est possible : cela contribue à maintenir une bonne relation avec vos clients.