Met deze praktische handleiding zet je je SalonLife-account in maar liefst 10 minuten volledig gebruiksklaar. De meeste instellingen staan al voor je klaar, maar voordat je de online boekingslink met klanten deelt, raden we aan om zeker drie belangrijke stappen te doorlopen: diensten toevoegen, een werkrooster opstellen en de voorkeuren van medewerkers instellen. Hieronder vind je stap voor stap uitleg om dit snel en eenvoudig te regelen.

1) Voeg je diensten toe

Open eerst het menu Apps en ga naar de pagina Services. Daar staan al een paar voorbeelddiensten en -categorieën die je zelf kunt aanpassen of verwijderen.

1.    Verwijder de voorbeelddiensten:
      - Kies bij de dienst de knop met de drie puntjes rechts.
      - Klik op Delete service.  
 
2.    Maak je eigen categorieën:
      - Ga naar de pagina Categories en verwijder desgewenst de voorbeeldcategorieën.
      - Klik op de groene (+)-knop, voer de categorienaam in en sla op.
 
3.    Voeg je diensten toe:
      - Klik terug in de weergave Services op de groene (+)-knop.
      - Geef de dienst een naam, prijs, duur en kies een categorie.
      - Voeg indien nodig een gedetailleerde omschrijving, buffertijden (voorbereidings- en afrondingstijd) of andere nodige informatie toe.  
   ‍

TIP:
Heb je een grote lijst met diensten in een Excel-bestand, dan kun je deze importeren via de pagina Import.

2) Maak een werkrooster en voeg boekingen toe

Zijn de diensten aangemaakt, dan gaan we naar de Calendar. Zo voorkom je dubbele planning en maak je het gemakkelijker om nieuwe online boekingen te ontvangen.

2.1 Verwijder de voorbeeldboekingen en -pauzes

In de Calendar staan mogelijk enkele voorbeeldboekingen en -pauzes, toegevoegd zodat je kunt kennismaken met het systeem. Heb je deze niet nodig:

• Klik op de voorbeeldboeking, kies Change status en kies Canceled.
• Klik op de pauze en klik in de rechterbovenhoek op Delete.

2.2 Maak een werkrooster

Een werkrooster openen is eenvoudig:

1. Kies een geschikte dag in de Calendar.
2. Klik op de datum en kies Mark as working day.
3. Stel de begin- en eindtijd van de dag in naar wens.
   ‍

Wil je dezelfde werkdag kopiëren naar andere data:

• Klik opnieuw op de datum, kies Kopiëren schedule en klik op Select days om alle gewenste data te markeren.

2.3 Voeg bestaande boekingen toe

Heb je al eerdere boekingen, dan kun je die in de Calendar noteren:

1. Ga naar de juiste datum en tijd.
2. Klik op de tijd en kies New booking.
3. Kies de dienst(en), selecteer de klant via Add new client en klik op Save.
4. Verplaats en pas de boeking desgewenst aan (sleep hem in de Calendar of wijzig de duur).

2.4 Voeg pauzes toe

Wil je bijvoorbeeld een lunchpauze of een persoonlijke afspraak aan de Calendar toevoegen:

1. Klik op de gewenste tijd en kies New pause.
2. Stel de duur en naam van de pauze in.
3. Sla op; klanten zien deze pauzes niet online.

3) Medewerkersinstellingen en -profielen

De laatste belangrijke instelling betreft de medewerkersprofielen en hun voorkeuren voor online boeken.

1.    Open op de pagina Apps het tabblad Staff en kies een profiel:
      - Voeg je profielfoto toe (klik op het grijze icoon, upload een foto en sla op).
      - Pas de instellingen voor online boeken aan naar wens (klik bij de naam van de medewerker op de knop Settings).
      - Stel in hoeveel dagen of uren van tevoren klanten kunnen boeken (boekingsvenster, opzegtermijn e.d.).
      - Voeg indien nodig meer medewerkers toe (klik op Add new employee, vul de nodige gegevens in en stuur een uitnodiging naar je collega).  

De online boekingslink

Staan diensten, rooster en medewerkersvoorkeuren klaar, dan ben je met de instellingen al zo ver dat je de online boekingslink met klanten kunt delen.

- Je vindt de online boekingslink van je salon via de pagina Apps, tabblad Online booking.
- Kopieer deze en voeg hem toe aan je Facebook, Instagram, website, of deel hem rechtstreeks met klanten.

Een voorbeeld van je online boeking kun je op dezelfde pagina bekijken; daar kun je ook het design, achtergrondafbeeldingen, kleuren en de gevraagde velden aanpassen.

Handige extra instellingen

• Notifications: Gebruik sms- en e-mailmeldingen om klanten boekingsbevestigingen, herinneringen, bedankberichten en andere belangrijke informatie te sturen.‍
• Products: Voeg je producten toe aan het systeem en beheer de voorraad, zodat je de verkoop gemakkelijk op één plek kunt volgen.‍
• Import: Importeer grotere klantenbestanden en lijsten met diensten of producten eenvoudig vanuit een bestand; dat bespaart tijd en voorkomt handmatig invoeren.

Als de proefperiode bijna afloopt

Tijdens de proefperiode kun je rustig alle functies uitproberen. Ga vóór het einde van de proefperiode naar de pagina Billing en kies bij de betaalperiode het gewenste pakket, zodat online boeken en de andere functies ook daarna zonder onderbreking blijven werken.

Heb je de volgende wijzigingen doorgevoerd:

• diensten en categorieën toegevoegd,
• het werkrooster, boekingen en pauzes in de Calendar ingesteld,
• de medewerkersprofielen en instellingen voor online boeken aangepast,

...dan heb je de hele basisinstelling in 10 minuten gedaan en is het systeem klaar voor gebruik.

Nu kun je je online boekingslink met klanten delen, boekingen ontvangen en beginnen met soepel en professioneel salonwerk. Alles op één plek, eenvoudig, snel en onder controle.

‍