Varauksiin liittyen voi joskus tulla tarve tai halu nähdä tarkempaa tietoa tietystä varauksesta. Tässä ohjeessa käymme lähemmin läpi, miten ja millaista tietoa varauksesta SalonLifessa tarkalleen näet.

Kun avaat varauksen, tavallisen varaus- ja asiakastietonäkymän lisäksi työtäsi helpottaa kolme erikoistoimintoa:

• Muistiinpanot
• Varauksen historia
• Info ja loki

Nämä sivut näkyvät vain salonkisi työntekijöille (eli kirjautuneille käyttäjille), ei asiakkaille.

Muistiinpanot

Varaukseen liittyvät muistiinpanot löydät, kun avaat varauksen ja klikkaat oikeassa yläkulmassa olevaa kirjekuoren kuvaketta. Silloin avautuu muistiinpanonäkymä, jossa on esitelty kaksi erillistä muistiinpanotyyppiä:

1. Asiakkaan muistiinpanot
   • Nämä muistiinpanot liittyvät aina tiettyyn asiakkaaseen.
   • Tähän voi esimerkiksi lisätä asiakkaan allergioita, erityistoiveita tai muuta tietoa, jonka haluat muistaa joka käynnillä.
   • Sama tieto näkyy myös asiakkaan profiilissa (Asiakkaat → valitse asiakas → asiakkaan tiedot).
2. Varauksen muistiinpanot
   • Nämä koskevat vain tätä yhtä varausta.
   • Lisää tähän esimerkiksi lyhyt yhteenveto palvelusta tai tuotteista, joita juuri tällä käynnillä käytettiin, tai kirjaa, haluaako asiakas seuraavalla kerralla jotain toisin.
   • Jos asiakas on tehnyt verkkoajanvarauksessa merkinnän lisätiedot-kenttään, se ilmestyy myös varauksen muistiinpanojen alle.
   ‍

VINKKI:
Jos varaukseen liittyy lisämerkintöjä, kalenterissa näkyy varauksen vieressä sininen viestikuvake. Tämä auttaa huomaamaan nopeasti, että ennen palvelun aloittamista lisätiedot kannattaa käydä läpi.

Varauksen historia

”Varauksen historia” -asetuksen löydät, kun klikkaat varausta ja valitset oikeasta yläkulmasta kolmen viivan III-kuvakkeen. Klikkaa sitten Historia-painiketta, ja avautuvalta sivulta näet koosteyleiskatsauksen asiakkaan kaikista varauksista:

• Yläosassa näytetään varausten määrä, joka kertoo, kuinka monta varausta tälle asiakkaalle on yhteensä rekisteröity (sekä menneisyydessä että tulevaisuudessa).
• Alapuolella on lueteltu aiemmat ja tulevat varaukset:
   • Varauksen päivämäärä ja kellonaika
   • Kuka palveli tai palvelee (työntekijän nimi)
   • Varauksen tila (esim. varattu, toteutunut jne.)

Klikkaamalla mitä tahansa aiempaa varausta voit avata saman varauksen tiedot (myös muistiinpanot tai info ja loki). Näin on helppo verrata nopeasti asiakkaan aiempia palveluja ja varaustietoja.

Info ja loki

Info & loki -asetuksen löydät, kun klikkaat varausta ja valitset oikeasta yläkulmasta kolmen viivan III-kuvakkeen. Klikkaa sitten Info & loki -painiketta, ja avautuvalta sivulta löydät hyvin yksityiskohtaista tietoa toimenpiteistä, jotka tämän varauksen aikana on tehty:

• Kuka loi varauksen ja milloin se tehtiin
• Mitä automaattisia ilmoituksia on lähetetty (vahvistuskirje, muistutus jne.)
• Kuka ja milloin on muuttanut varausta (esimerkiksi kellonajan tai palvelun muutos)
• Mitä tiloja varauksella on ollut
• Onko ja milloin järjestelmä on päivittänyt varauksen (esimerkiksi kun varaus muuttui automaattisesti ”toteutunut”-tilaan)

Kaikki tämä on hyödyllistä, jos herää kysymyksiä, kuten ”Lähtikö asiakkaalle vahvistuskirje?” tai ”Kuka raahasi varauksen uuteen kellonaikaan?”. ”Info ja loki” antaa selkeän yleiskuvan jokaisesta vaiheesta.
‍
Varauksen perusteellinen yleiskatsaus auttaa salonkia tarjoamaan asiakkaille johdonmukaista ja henkilökohtaista palvelua. ”Muistiinpanot” antavat nopean tiedon tietystä käynnistä tai pysyvästä asiakastiedosta, ”Varauksen historia” mahdollistaa kaikkien käyntien seuraamisen, ja ”Info ja loki” vahvistaa, mitä muutoksia ja milloin on tehty.