Bei der Online-Terminbuchung ist es wichtig, dass du selbst kontrollierst, wie weit in die Zukunft Kunden deine freien Termine sehen. Manche Mitarbeiter möchten, dass Termine nur ein paar Wochen im Voraus gebucht werden können, andere bieten lieber die Möglichkeit, schon mehrere Monate vorab zu planen. In SalonLife kannst du diese Einstellung für jeden Mitarbeiter selbst festlegen.
Mit der Vorlaufzeit-Einstellung kannst du deine Arbeit planen, ohne dem Kunden zu weit entfernte und unsichere Termine anbieten zu müssen. So vermeidest du spätere Änderungen und Stornierungen, hältst die Buchung für den Kunden einfach und sorgst für einen reibungsloseren, stressfreieren Arbeitsablauf.
Vorlaufzeit einstellen
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- Öffne die Seite Apps
- Wähle die Unterseite Mitarbeiter
- Klicke auf das Profil des Mitarbeiters, dessen Einstellung du ändern möchtest
- Klicke auf Einstellungen
- Scrolle etwas nach unten, bis du die Einstellung How far in advance can your customers book appointments with you?
- Lege den passenden Zeitraum fest, zum Beispiel 2 Wochen, 1 Monat oder 3 Monate
- Klicke auf Save, um die Änderungen zu speichern
Beispiel aus der Praxis, nehmen wir an:
• die Vorlaufzeit ist auf 3 Monate festgelegt
• das heutige Datum ist der 15. Mai
In diesem Fall sieht der Kunde bei der Online-Terminbuchung freie Termine bis zum 15. August, vorausgesetzt dein Arbeitsplan ist bis dahin geöffnet.
Du selbst kannst deinen Kalender aber zum Beispiel 5 Monate im Voraus öffnen, um Arbeitstage, Urlaub oder Dienstpläne langfristiger zu planen. Kunden werden trotzdem nur die Termine angezeigt, die innerhalb der festgelegten 3 Monate liegen.
Wenn ein Kunde bei der Online-Buchung keine freien Termine findet, obwohl sie in deinem Kalender vorhanden sind
Es kann vorkommen, dass ein Kunde sich bei dir meldet und sagt, dass es bei der Online-Buchung keine freien Termine gibt, obwohl du in deinem Kalender siehst, dass die Termine eigentlich vorhanden sind. Meist liegt das nicht an einem Systemfehler oder einem vollen Terminplan, sondern an der Vorlaufzeit-Einstellung.
Sieht ein Kunde keine freien Termine, prüfe zuerst Folgendes:
• liegt der gewünschte Termin des Kunden weiter in der Zukunft
• begrenzt die Vorlaufzeit-Einstellung, wie weit im Voraus Kunden Termine sehen
Ist die Vorlaufzeit zum Beispiel auf 1 oder 3 Monate eingestellt, werden weiter entfernte Termine dem Kunden schlicht nicht angezeigt, selbst wenn sie in deinem Kalender vorhanden und im Arbeitsplan geöffnet sind.
Die Vorlaufzeit-Einstellung gibt dir die Kontrolle darüber, wie weit in die Zukunft Kunden Termine sehen. Du kannst sie für jedes Mitarbeiterprofil einzeln festlegen. Du selbst kannst deinen Kalender weiter im Voraus öffnen, als Kunden ihn sehen, und so bequem deine Arbeit planen. Bei Fragen oder Unklarheiten wende dich gerne an den SalonLife-Support (info@salon.life).