Έχεις σκεφτεί ποτέ ότι μια συνηθισμένη Τρίτη στο σαλόνι μπορεί να αλλάξει εντελώς απρόσμενα, μέσα σε κλάσματα του δευτερολέπτου; Δεν υπάρχει ρεύμα. Σκοτάδι. Μια πελάτισσα στην καρέκλα, με το μισό κεφάλι βαμμένο, το σαμπουάν να στάζει στον νεροχύτη. Ή ξαφνικά ακούγεται κάποιος από το διπλανό δωμάτιο να φωνάζει: «Έσπασε ένας σωλήνας, πλημμυρίσαμε!» Ίσως ανακαλύψεις ξαφνικά ότι η πίσω πόρτα έχει παραβιαστεί ή – μάλλον η χειρότερη σκέψη – ότι στο σαλόνι βγαίνει καπνός και πρέπει να φύγετε γρήγορα.

Όχι, δεν προσπαθώ να σε τρομάξω. Το αντίθετο – θέλω να μπορείς να τα βγάζεις πέρα στη ζωή και στη δουλειά ακόμη κι όταν η ζωή έχει τα δικά της σχέδια. Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι σαν ένα αόρατο δίχτυ ασφαλείας που σου δίνει σιγουριά. Δεν σημαίνει ότι πρέπει να μπαίνεις κάθε πρωί από την πόρτα με πανικό. Μάλλον σου εξασφαλίζει έναν λίγο πιο ήσυχο ύπνο, γιατί ξέρεις ότι έχεις προετοιμαστεί, αν συμβεί κάτι.

Ξεκίνα από την αρχή: τι μπορεί να συμβεί;

Δεν χρειάζεται να το παρασκεφτείς – απλώς στάσου στο κατώφλι του σαλονιού σου και κοίτα γύρω σου, στ’ αλήθεια. Σκέψου:

  • Είναι το κτίριο παλιό και οι σωληνώσεις λίγο ύποπτες;
  • Γίνονται κατά καιρούς διακοπές ρεύματος στον δρόμο;
  • Υπάρχει στο σαλόνι σου ακριβός εξοπλισμός που θα μπορούσε να ζηλέψει κάποιος;
  • Υπάρχει ανελκυστήρας, σκάλα, μια χαλαρή κάσα πόρτας;
  • Είναι πιθανό κάποιος να προσπαθήσει να παραβιάσει την κλειδαριά;

Γράψε ό,τι σου έρθει στο μυαλό. Έτσι οι μισοί κίνδυνοι μικραίνουν αμέσως, γιατί τους γνωρίζεις.
Επιπλέον, μπορείς να επεκτείνεις την ανάλυση κινδύνου και στην καθημερινή λειτουργία του σαλονιού: διάβασε πώς να διοικείς το σαλόνι ομορφιάς σου ώστε όλες οι κρίσιμες διαδικασίες να είναι καλά μελετημένες.

Το σχέδιο – το καλύτερο όπλο σου στη δύσκολη στιγμή

Ξεκινάμε από μια αρχή: όταν προκύψει κρίση, θέλεις ΟΛΟΙ οι εργαζόμενοι να ξέρουν τι να κάνουν. Δεν χρειάζονται περίπλοκα σχέδια. Στο σαλόνι πρέπει να υπάρχει ένα απλό σχέδιο έκτακτης ανάγκης, γραμμένο μαύρο σε άσπρο. Για παράδειγμα:

  • Από πού ΒΓΑΙΝΟΥΜΕ από τον χώρο και ποια πόρτα χρησιμοποιούμε;
  • Πού ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΟΜΑΣΤΕ μετά την εκκένωση;
  • Σε ποιον τηλεφωνούμε; (Το 112 και οι άλλοι απαραίτητοι αριθμοί πρέπει να είναι τυπωμένοι σε εμφανές σημείο, στον τοίχο της υποδοχής και του πίσω δωματίου.)
  • Πώς ενημερώνουμε γρήγορα όλους τους πελάτες, αν το συμβάν διακόπτει τη λειτουργία του σαλονιού;

Έχεις δει σίγουρα σχέδια διαφυγής σε ξενοδοχεία; Φτιάξε ένα αντίστοιχο απλό διάγραμμα και για το σαλόνι σου! Αν χρειάζεται, κάνε γρήγορα μια νοερή δοκιμή: αν μια νέα ασκούμενη, που ξεκίνησε μόλις χθες, βρεθεί σε κατάσταση κρίσης – θα μπορούσε να ενεργήσει γρήγορα και με ασφάλεια ακολουθώντας το σχέδιό σου;

Εξοπλισμός έκτακτης ανάγκης (και γιατί να το συζητάμε;)

Δεν είναι πολυτέλεια, αλλά στοιχειώδης πρόληψη:

  • Πυροσβεστήρας(-ες)
  • Ένας φακός που δουλεύει καλά (ή δύο)
  • Φαρμακείο πρώτων βοηθειών
  • Μερικά μπουκάλια νερό ή μια μπάρα δημητριακών, για την περίπτωση που η βοήθεια αργήσει
  • Σε κάποιες περιπτώσεις και εφεδρική γεννήτρια – ειδικά αν οι διακοπές ρεύματος στην περιοχή δεν είναι σπάνιες

Όπως ελέγχεις κάθε τόσο αν τα σαμπουάν και οι βαφές υπάρχουν στο ράφι, κάνε το ίδιο και με τον εξοπλισμό έκτακτης ανάγκης. Έλεγξέ τον μία φορά ανά τρίμηνο – ισχύει ακόμη η ημερομηνία λήξης του πυροσβεστήρα; Δουλεύουν οι φακοί; Οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης δεν προειδοποιούν ούτε δίνουν επιπλέον χρόνο για έλεγχο του εξοπλισμού.

Μην ξεχνάς: τα δεδομένα και τα έγγραφα χρειάζονται προστασία!

Οι καταστάσεις έκτακτης ανάγκης δεν απειλούν μόνο τους ανθρώπους. Συχνά ζημιά παθαίνουν, για παράδειγμα, οι κρατήσεις, τα στοιχεία των πελατών, οι λίστες αποθεμάτων, τα λογιστικά χαρτιά... Φαντάσου να έπρεπε να τα ξαναφτιάξεις από το μηδέν με το χέρι. Σε ποιον θα τηλεφωνούσες, πού θα έψαχνες;

Ακριβώς εδώ βοηθά το ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας (π.χ. μέσω του SalonLife). Αν τα σημαντικά σου δεδομένα είναι στο cloud και όχι μόνο ανάμεσα στα χαρτιά του γραφείου, μετά από οποιαδήποτε «ζημιά» μπορείς να συνεχίσεις τη δουλειά ακόμη και από το κινητό σε ένα καφέ – αρκεί να συνδεθείς στο σύστημα. Επιπλέον, αν σκέφτεσαι πώς να διαλέξεις το σωστό λογισμικό, δες και τον οδηγό για τα καλύτερα προγράμματα για σαλόνια ομορφιάς.

Πώς να ενημερώσεις γρήγορα όλους;

Είναι απίστευτα σημαντικό να ξέρεις από πριν πώς θα ενημερώσεις γρήγορα όλους, αν συμβεί κάτι. Ένας πελάτης που λαμβάνει μήνυμα έστω και μία ώρα πριν από το ραντεβού του ότι το σαλόνι είναι προσωρινά κλειστό καταλαβαίνει την κατάσταση πολύ καλύτερα από εκείνον που ανακαλύπτει, όταν φτάνει, κλειστή πόρτα και άδειο χώρο αναμονής.

Οι επιλογές; Ένα γρήγορο email ή SMS σε όλους τους πελάτες με κράτηση και στους εργαζομένους βοηθά να μειωθεί το χάος. Αν χρησιμοποιείς ένα σύγχρονο πρόγραμμα για σαλόνια (για παράδειγμα τις αυτόματες ειδοποιήσεις του SalonLife), δεν χρειάζεται να τηλεφωνείς έναν έναν ούτε να ψάχνεις σε διάφορους πίνακες: αρκεί να πατήσεις δυο κουμπιά και όλη η πληροφορία φτάνει αυτόματα στους σωστούς ανθρώπους.

Έχεις τον έλεγχο, ακόμη κι όταν νομίζεις πως όχι

Αν έφτασες ως εδώ, πάρε μια στιγμή και σκέψου: θα μπορούσες ήδη αύριο το πρωί να σταθείς με σιγουριά και να αντιδράσεις ήρεμα, αν συμβεί «το πιο απρόσμενο»; Ένα καλά μελετημένο σχέδιο ανεβάζει την ασφάλεια του σαλονιού σου στο επόμενο επίπεδο και δίνει σιγουριά τόσο στους εργαζομένους όσο και στους πελάτες. Αν είναι δυνατόν, κάνε μια άσκηση με το σχέδιο μία φορά τον χρόνο με όλη την ομάδα!

Αν θέλεις να καταλάβεις ευρύτερα πώς να διατηρείς τον έλεγχο και τον επαγγελματισμό και στα καθημερινά απρόοπτα, διάβασε την ανασκόπησή μας για τη σημασία της εξυπηρέτησης και της ικανοποίησης των πελατών στο σαλόνι ομορφιάς.

Στη συνέχεια θα μιλήσουμε για το πώς να τα βγάλεις πέρα όταν ένα μέλος της ομάδας σου λείπει απρόσμενα – δηλαδή πώς να ανταπεξέλθεις στην πράξη όταν το σαλόνι μένει με λιγότερο προσωπικό. Θέλεις να προετοιμαστείς και για τέτοια απρόοπτα; Μη χάσεις τη συνέχεια!