Har du nogensinde tænkt over, at en helt almindelig tirsdag i salonen fuldstændig uventet kan vende på en brøkdel af et sekund? Strømmen er væk. Mørkt. Kunden i stolen, halvdelen af håret farvet, shampoo drypper i vasken. Eller pludselig hører du nogen råbe i rummet ved siden af: “Der løber vand overalt!”. Måske opdager du pludselig, at bagdøren er brudt op, eller – nok den værste tanke – der bryder røg ud i salonen, og du skal skynde dig ud.

Nej, jeg forsøger ikke at skræmme dig. Tværtimod – jeg vil have dig til at klare dig i livet og forretningen, også når livet har sine egne planer. En beredskabsplan er som et usynligt sikkerhedsnet, der giver tryghed. Det betyder ikke, at du skal træde ind ad døren i panik hver morgen. Det giver snarere lidt mere ro i søvnen, fordi du ved, at du er forberedt, hvis noget skulle ske.

Start fra begyndelsen: hvad kan overhovedet ske?

Du behøver ikke overtænke det – træd blot ind i din salon og se dig omkring, for alvor. Tænk over:

  • Er bygningen gammel, og virker rørene lidt mistænkelige?
  • Sker der jævnligt strømafbrydelser i gaden?
  • Har din salon kostbart udstyr, som nogen kunne begære?
  • Er der elevator, trappe, en løs dørkarm?
  • Er det muligt, at nogen forsøger at bryde låsen op på døren?

Skriv alt ned, som falder dig ind. Sådan bliver halvdelen af risiciene straks mindre, fordi du er bevidst om dem.
Derudover kan du udvide risikoanalysen til også at omfatte salonens daglige drift: læs, hvordan du driver din skønhedssalon, så alle kritiske arbejdsprocesser er gennemtænkte.

Planen – dit bedste våben i en nødsituation

Vi tager udgangspunkt i princippet: når krisen opstår, vil du have, at ALLE medarbejdere ved, hvad de skal gøre. Der er ikke brug for komplicerede planer. Salonen skal have en enkel beredskabsplan, skrevet sort på hvidt. For eksempel:

  • Hvordan kommer man UD af lokalerne, og hvilken dør skal bruges?
  • Hvor SAMLES man efter evakueringen?
  • Hvem ringer man til? (112 og andre nødvendige numre bør være printet og synlige, både ved disken og på væggen i baglokalet.)
  • Hvordan giver du hurtigt alle kunder besked, hvis en hændelse forstyrrer salonens drift?

Du har vel før set flugtvejsplaner på hoteller? Lav en lignende, enkel skitse til din egen salon! Skab om nødvendigt hurtigt et billede i dit indre: hvis en ny praktikant, som først startede i går, havner i en krisesituation – ville hun kunne handle hurtigt og sikkert ud fra din plan?

Beredskabsudstyr (og hvorfor tale om det?)

Det er ikke luksus, men elementær forebyggelse:

  • Brandslukker(e)
  • En velfungerende lommelygte (eller flere)
  • Førstehjælpskasse
  • Nogle flasker drikkevand eller en energibar i tilfælde af, at du skal vente længe på hjælp
  • I nogle tilfælde også en nødgenerator – især hvis strømafbrydelser ikke er sjældne i området

Ligesom du af og til tjekker, om shampoo og farve er på hylden, så gør det samme med beredskabsudstyret. Tjek det efter en gang i kvartalet – er brandslukkerens holdbarhedsdato stadig gyldig? Virker lommelygterne? Nødsituationer giver ikke varsel eller ekstra tid til at gennemgå udstyret.

Glem ikke: data og dokumenter skal beskyttes!

Nødsituationer truer ikke kun mennesker. Ofte kan for eksempel bookinger, kundedata, lagerlister, regnskabspapirer blive beskadiget... Forestil dig, at du skulle genskabe dem fra bunden i hånden. Hvem ringer du til, hvor leder du?

Her hjælper digital backup (fx via SalonLife). Hvis dine vigtige data ligger i skyen og ikke kun mellem papirer på kontoret, kan du efter enhver “skade” fortsætte arbejdet, selv fra en telefon på en café – du skal bare logge ind i systemet. Hvis du desuden overvejer, hvordan du overhovedet vælger den rette software, så se også guiden til de bedste bookingsystemer til skønhedssaloner.

Hvordan når du hurtigt ud til alle med information?

Det er utroligt vigtigt at fastlægge, hvordan du hurtigt giver alle besked, hvis der er sket noget. En kunde, der får en besked blot en time før sin bookede tid om, at salonen midlertidigt er lukket, forstår situationen langt bedre end en, der ankommer og finder en lukket dør og et tomt venteværelse.

Muligheder? En hurtig e-mail eller sms til alle bookede kunder og medarbejdere hjælper med at mindske kaosset. Hvis du bruger et moderne bookingsystem (for eksempel SalonLifes automatiske påmindelser), behøver du ikke ringe rundt manuelt eller rode i forskellige regneark: det er nok at trykke på et par knapper, så flyder al information automatisk ud til de rette personer.

Du har styringen, selv når det føles, som om du ikke har

Hvis du læser med her, så tag et øjeblik og tænk: ville du kunne rette ryggen og reagere roligt allerede i morgen tidlig, hvis “det mest uventede” skete? En gennemtænkt plan løfter din salons sikkerhed til næste niveau og giver tryghed til både medarbejdere og kunder. Øv om muligt planen igennem med hele teamet en gang om året!

Hvis du bredere vil forstå, hvordan du bevarer kontrol og professionalisme også ved daglige overraskelser, så læs vores oversigt over vigtigheden af kundeservice og kundetilfredshed i skønhedssalonen.

Næste gang taler vi om, hvordan du håndterer en situation, hvor et af dine teammedlemmer uventet er væk – altså hvordan du reelt klarer det, når der opstår mangel på arbejdskraft i salonen. Er du klar til den slags overraskelser? Hold øje!