Har du noen gang tenkt på at en helt vanlig tirsdag i salongen plutselig kan snu seg på et brøkdels sekund? Strømmen er borte. Mørkt. Kunden sitter i stolen, halve hodet er farget, sjampoen drypper i vasken. Eller kanskje roper noen plutselig fra naborommet: «Vannet renner, alt flommer over!». Kanskje oppdager du brått at bakdøren er brutt opp, eller – kanskje den verste tanken – det begynner å ryke i salongen, og du må komme deg raskt ut.

Nei, jeg prøver ikke å skremme deg. Tvert imot – jeg vil at du skal klare deg både i livet og i business, selv når livet har sine egne planer. En beredskapsplan er som et usynlig sikkerhetsnett som gir trygghet. Det betyr ikke at du skal komme løpende inn døren i panikk hver morgen. Snarere sikrer det litt roligere søvn, fordi du vet at du er forberedt hvis noe skulle skje.

Start fra begynnelsen: hva kan egentlig skje?

Du trenger ikke overtenke dette – bare still deg i dørterskelen til salongen din og se deg virkelig rundt. Tenk gjennom:

  • Er bygningen gammel, med rør som virker litt utrygge?
  • Er det strømbrudd i gaten fra tid til annen?
  • Har salongen din dyrt utstyr som noen kan tenkes å begjære?
  • Er det heis, trapp, en løs dørterskel?
  • Er det mulig at noen prøver å dirke opp låsen på døren?

Skriv ned alt som dukker opp i hodet. På den måten blir halvparten av risikoene mindre med en gang, fordi du er bevisst på dem.
I tillegg kan du utvide risikoanalysen til salongens daglige drift: les hvordan du kan drive skjønnhetssalongen din slik at alle kritiske arbeidsprosesser er gjennomtenkt.

Planen – ditt beste våpen i en nødsituasjon

Prinsippet er enkelt: oppstår det en krise, vil du at ALLE ansatte skal vite hva de skal gjøre. Det trengs ingen kompliserte planer. Salongen bør ha en enkel, skriftlig beredskapsplan, svart på hvitt. For eksempel:

  • Hvordan komme seg UT av lokalene, og hvilken dør skal brukes?
  • Hvor skal dere SAMLES etter evakueringen?
  • Hvem skal ringes? (112 og andre nødvendige numre bør henge synlig både ved disken og på veggen på bakrommet.)
  • Hvordan gi raskt beskjed til alle kunder dersom hendelsen forstyrrer driften av salongen?

Du har vel sett rømningsplaner på hoteller før? Lag et like enkelt skjema for din egen salong! Se raskt for deg: hvis en ny praktikant, som begynte i går, havner i en krisesituasjon – ville hun kunne handle raskt og trygt etter planen din?

Beredskapsutstyr (og hvorfor snakke om det?)

Dette er ingen luksus, men grunnleggende forebygging:

  • Brannslukningsapparat(er)
  • En godt fungerende lommelykt (eller et par)
  • Førstehjelpsskrin
  • Noen flasker drikkevann eller en energibar i tilfelle du må vente lenge på hjelp
  • I noen tilfeller også en reservegenerator – spesielt hvis strømbrudd ikke er uvanlig i området

Akkurat som du av og til sjekker om sjampo og farge finnes på hyllen, bør du gjøre det samme med beredskapsutstyret. Sjekk det over en gang i kvartalet – er brannslukningsapparatet fortsatt godkjent? Fungerer lommelyktene? Nødsituasjoner varsler ikke på forhånd og gir ingen ekstra tid til å sjekke utstyret.

Ikke glem: data og dokumenter trenger beskyttelse!

Nødsituasjoner truer ikke bare mennesker. Ofte kan for eksempel bookinger, kundedata, varelister og regnskapspapirer bli skadet … Se for deg at du måtte gjenskape alt dette fra bunnen av, for hånd. Hvem ringer du, hvor leter du?

Nettopp her hjelper digital sikkerhetskopiering (for eksempel via SalonLife). Er de viktige dataene dine i skyen, og ikke bare i en papirblokk på kontoret, kan du fortsette å jobbe selv fra mobilen på en kafé etter en «skade» – du trenger bare å logge deg inn i systemet. Lurer du dessuten på hvordan du velger riktig programvare, kan du se guiden til de beste salongsystemene.

Hvordan når du raskt ut til alle med informasjon?

Det er utrolig viktig å fastsette hvordan du raskt kan gi alle beskjed hvis noe har skjedd. En kunde som får en melding om at salongen er midlertidig stengt, selv bare en time før sin bookede time, forstår situasjonen langt bedre enn den som møter en stengt dør og et tomt venterom.

Muligheter? En rask e-post eller SMS til alle bookede kunder og ansatte bidrar til å redusere kaoset. Bruker du et moderne bookingsystem (for eksempel SalonLifes automatiske påminnelser), slipper du å ringe manuelt eller rote i ulike tabeller: det holder å trykke på et par knapper, så går all informasjon automatisk til de riktige personene.

Du har kontroll, selv om det ikke føles slik

Har du lest helt hit, ta deg et øyeblikk og tenk: ville du kunnet rette ryggen og reagere rolig allerede tidlig i morgen, hvis «det mest uventede» skulle skje? En gjennomtenkt plan løfter sikkerheten i salongen din til neste nivå og gir trygghet både til ansatte og kunder. Om mulig, øv på denne planen med hele teamet en gang i året!

Vil du forstå bedre hvordan du beholder kontroll og profesjonalitet også i hverdagens overraskelser, kan du lese vår oversikt over viktigheten av kundeservice og kundetilfredshet i skjønnhetssalonger.

Neste gang snakker vi om hvordan du håndterer situasjonen der et av teammedlemmene dine plutselig blir borte – altså hvordan du i praksis takler mangel på arbeidskraft i salongen. Er du forberedt på slike overraskelser også? Følg med!