Avez-vous déjà imaginé qu'un mardi tout à fait ordinaire au salon pourrait basculer, en une fraction de seconde, dans quelque chose de totalement inattendu ? Plus d'électricité. Noir complet. Une cliente sur le fauteuil, la moitié de la tête colorée, le shampoing qui goutte dans le lavabo. Ou soudain, un cri dans la pièce d'à côté : « L'eau coule partout, tout est inondé ! » Peut-être découvrez-vous d'un coup que la porte de service a été forcée, ou pire encore, qu'une odeur de fumée envahit le salon et qu'il faut évacuer rapidement.
Non, je ne cherche pas à vous faire peur. Bien au contraire : je veux que vous puissiez garder le cap, dans la vie comme dans votre activité, même quand les événements en décident autrement. Un plan d'urgence, c'est comme un filet de sécurité invisible qui vous donne de l'assurance. Cela ne signifie pas qu'il faut arriver chaque matin en salon la boule au ventre. Cela vous garantit plutôt un sommeil un peu plus tranquille, parce que vous savez que vous êtes prête si quelque chose devait arriver.
Commencez par le commencement : que peut-il vraiment se passer ?
Pas besoin de vous compliquer la tâche : postez-vous simplement sur le pas de la porte de votre salon et regardez autour de vous, vraiment. Posez-vous ces questions :
- Le bâtiment est-il ancien, la tuyauterie un peu suspecte ?
- Y a-t-il, dans la rue, des coupures de courant de temps en temps ?
- Votre salon abrite-t-il du matériel coûteux qui pourrait donner des idées à quelqu'un ?
- Y a-t-il un ascenseur, un escalier, une porte qui ferme mal ?
- Est-il possible que quelqu'un tente de crocheter la serrure ?
Notez tout ce qui vous vient à l'esprit. Rien qu'en en prenant conscience, vous réduisez déjà une bonne partie des risques.
Vous pouvez aussi étendre cette analyse des risques au fonctionnement quotidien de votre salon : découvrez comment diriger votre institut de beauté pour que chaque processus critique soit bien pensé.
Le plan : votre meilleure arme face à l'imprévu
Partez du principe suivant : en cas de crise, vous voulez que TOUTES vos employées sachent quoi faire. Pas besoin de plans compliqués. Votre salon doit avoir un plan d'urgence simple, écrit noir sur blanc. Par exemple :
- Par où SORTIR des locaux, et quelle porte utiliser ?
- Où se RASSEMBLER après l'évacuation ?
- Qui appeler ? (Le 112 et les autres numéros utiles doivent être affichés bien en vue, à la fois près du comptoir et dans l'arrière-boutique.)
- Comment prévenir rapidement tous les clients si un incident perturbe le fonctionnement du salon ?
Vous avez sûrement déjà vu des plans d'évacuation dans des hôtels ? Créez un schéma tout aussi simple pour votre salon ! Si besoin, imaginez la scène : si une nouvelle stagiaire, arrivée hier seulement, se retrouve en pleine situation de crise, pourrait-elle, grâce à votre plan, agir vite et en toute sécurité ?
Le matériel d'urgence (et pourquoi en parler) ?
Ce n'est pas un luxe, c'est une prévention élémentaire :
- Un ou plusieurs extincteurs
- Une lampe de poche qui fonctionne bien (ou plusieurs)
- Une trousse de premiers secours
- Quelques bouteilles d'eau ou une barre énergétique, au cas où les secours mettraient du temps à arriver
- Dans certains cas, un groupe électrogène de secours, surtout si les coupures de courant ne sont pas rares dans votre quartier
Tout comme vous vérifiez de temps en temps que vos shampoings et colorations sont bien en stock, faites de même avec votre matériel d'urgence. Contrôlez-le une fois par trimestre : la date de l'extincteur est-elle toujours valide ? Les lampes de poche fonctionnent-elles ? Les urgences ne préviennent jamais à l'avance, et ne laissent aucun délai supplémentaire pour vérifier votre matériel.
N'oubliez pas : vos données et vos documents ont aussi besoin d'être protégés !
Les situations d'urgence ne menacent pas seulement les personnes. Vos rendez-vous, vos fiches clients, vos listes de stock, vos documents comptables... peuvent eux aussi en pâtir. Imaginez devoir tout reconstituer à la main, à partir de zéro. Qui appelez-vous, où cherchez-vous ?
C'est là qu'intervient la sauvegarde numérique (par exemple via SalonLife). Si vos données importantes sont dans le cloud, et pas seulement dans un classeur au bureau, vous pouvez reprendre le travail après n'importe quel « sinistre », même depuis un téléphone dans un café : il suffit de vous reconnecter au système. Et si vous vous demandez comment choisir le bon logiciel, consultez aussi notre guide des meilleurs logiciels pour institut de beauté.
Comment informer tout le monde rapidement ?
Il est absolument essentiel de savoir comment prévenir rapidement tout le monde en cas d'incident. Une cliente qui reçoit, même une heure avant son rendez-vous, un message l'informant que le salon est temporairement fermé, comprend beaucoup mieux la situation que celle qui découvre, en arrivant, une porte close et une salle d'attente vide.
Les options ? Un e-mail ou un SMS rapide à tous les clients ayant un rendez-vous et à toutes les employées permet de limiter le chaos. Avec un logiciel de gestion de salon moderne (par exemple les notifications automatiques de SalonLife), pas besoin d'appeler un par un ni de fouiller dans différents tableaux : quelques clics suffisent, et toute l'information circule automatiquement vers les bonnes personnes.
Vous gardez le contrôle, même quand ça n'en a pas l'air
Si vous lisez ces lignes, prenez un instant pour vous demander : sauriez-vous, dès demain matin, garder votre calme et réagir sereinement si « l'imprévu le plus total » survenait ? Un plan bien pensé fait passer la sécurité de votre salon à un niveau supérieur, et rassure aussi bien vos employées que vos clients. Si possible, entraînez-vous à ce plan une fois par an, avec toute l'équipe !
La prochaine fois, nous verrons comment réagir quand c'est un membre de votre équipe qui s'absente de façon imprévue, autrement dit, comment gérer une véritable pénurie de personnel dans votre salon. Cet imprévu-là aussi, ça se prépare : restez à l'affût !