Zastanawiałaś się kiedyś, że zwykły wtorek w salonie może w ułamku sekundy zamienić się w coś zupełnie innego? Nie ma prądu. Ciemno. Klientka na fotelu, pół głowy ufarbowane, szampon spływa do zlewu. Albo nagle ktoś w sąsiednim pomieszczeniu krzyczy: „Woda się wylała, wszystko pływa!”. Może odkrywasz, że tylne drzwi zostały wyłamane, albo – prawdopodobnie najgorsza z myśli – w salonie wybucha pożar i musisz szybko uciekać.

Nie, nie próbuję cię straszyć. Wręcz przeciwnie – chcę, żebyś umiała sobie radzić w życiu i biznesie, nawet gdy życie ma własne plany. Plan awaryjny jest jak niewidzialna siatka bezpieczeństwa, która daje poczucie pewności. To nie znaczy, że każdego ranka musisz wchodzić do salonu w panice. Raczej zapewnia trochę spokojniejszy sen, bo wiesz, że jesteś przygotowana, gdyby coś się wydarzyło.

Zacznij od podstaw: co w ogóle może się zdarzyć?

Nie musisz sobie niczego wyobrażać na siłę – stań po prostu w drzwiach swojego salonu i spójrz wokół, naprawdę. Zastanów się:

  • Czy budynek jest stary, a instalacja wodna trochę podejrzana?
  • Czy na twojej ulicy zdarzają się od czasu do czasu przerwy w dostawie prądu?
  • Czy w twoim salonie jest kosztowny sprzęt, na który ktoś mógłby mieć chętkę?
  • Czy jest winda, schody, obluzowany próg?
  • Czy istnieje ryzyko, że ktoś spróbuje wyłamać zamek w drzwiach?

Zapisz wszystko, co przyjdzie ci do głowy. Dzięki temu połowa ryzyk od razu staje się mniejsza, bo jesteś ich świadoma.
Analizę ryzyka możesz też rozszerzyć na codzienne funkcjonowanie salonu: przeczytaj, jak prowadzić swój salon kosmetyczny tak, żeby wszystkie kluczowe procesy były dobrze przemyślane.

Plan – twoja najlepsza broń w chwili kryzysu

Wychodzimy z założenia: gdy wybucha kryzys, chcesz, żeby WSZYSCY pracownicy wiedzieli, co robić. Nie potrzeba skomplikowanych planów. W salonie musi być prosty, spisany czarno na białym plan awaryjny. Na przykład:

  • Którymi pomieszczeniami WYJŚĆ i z których drzwi skorzystać?
  • Gdzie się ZBIERAĆ po ewakuacji?
  • Do kogo zadzwonić? (112 oraz inne potrzebne numery powinny być wydrukowane w widocznym miejscu – przy recepcji i na ścianie w zapleczu.)
  • Jak szybko poinformować wszystkich klientów, gdy zdarzenie zakłóca pracę salonu?

Widziałaś już wcześniej w hotelach plany dróg ewakuacyjnych, prawda? Zrób podobny, prosty schemat także dla swojego salonu! W razie potrzeby szybko wyobraź sobie: jeśli nowa praktykantka, która zaczęła dopiero wczoraj, znajdzie się w sytuacji kryzysowej – czy według twojego planu poradziłaby sobie szybko i bezpiecznie?

Wyposażenie awaryjne (i czemu o nim mówić?)

To nie luksus, a podstawowa prewencja:

  • Gaśnica (gaśnice)
  • Dobrze działająca latarka (lub kilka)
  • Apteczka pierwszej pomocy
  • Kilka butelek wody pitnej albo batonik na wypadek, gdy pomoc będzie musiała dłużej czekać
  • W niektórych przypadkach także agregat zapasowy – zwłaszcza jeśli w twojej okolicy przerwy w dostawie prądu nie są rzadkością

Tak jak od czasu do czasu sprawdzasz, czy na półce są szampony i farby, zrób to samo z wyposażeniem awaryjnym. Sprawdzaj je raz na kwartał – czy termin przydatności gaśnicy jest wciąż aktualny? Czy latarki działają? Sytuacje kryzysowe nie uprzedzają wcześniej i nie dają dodatkowego czasu na sprawdzenie wyposażenia.

Nie zapominaj: dane i dokumenty też wymagają ochrony!

Sytuacje kryzysowe nie zagrażają tylko ludziom. Często ucierpieć mogą na przykład rezerwacje, dane klientów, listy zapasów, papiery księgowe... Wyobraź sobie, że musiałabyś to wszystko odtworzyć od zera, ręcznie. Do kogo zadzwonisz, gdzie zaczniesz szukać?

Właśnie tu pomaga cyfrowy backup (np. przez system SalonLife). Jeśli twoje ważne dane są w chmurze, a nie tylko w papierowym notatniku w biurze, po każdej „szkodzie” możesz kontynuować pracę nawet z telefonu w kawiarni – wystarczy zalogować się do systemu. A jeśli zastanawiasz się, jak w ogóle wybrać właściwe oprogramowanie, zajrzyj też do przewodnika po najlepszych programach dla salonów kosmetycznych.

Jak szybko dotrzeć z informacją do wszystkich?

Niezwykle ważne jest ustalenie z góry, jak szybko poinformujesz wszystkich, gdy coś się wydarzy. Klientka, która choćby godzinę przed swoją wizytą dostanie wiadomość, że salon jest tymczasowo zamknięty, dużo lepiej zrozumie sytuację niż ta, która na miejscu zastaje zamknięte drzwi i pustą poczekalnię.

Możliwości? Szybki e-mail lub SMS do wszystkich zapisanych klientów i pracowników pomaga zmniejszyć chaos. Jeśli korzystasz z nowoczesnego oprogramowania dla salonu (na przykład automatycznych powiadomień systemu SalonLife), nie musisz dzwonić ręcznie ani szukać w różnych tabelkach: wystarczy kliknąć kilka przycisków, a cała informacja automatycznie trafia do właściwych osób.

Masz kontrolę, nawet gdy wydaje się, że jej nie masz

Jeśli dotrwałaś do tego miejsca, poświęć chwilę i zastanów się: czy już od jutra wcześnie rano umiałabyś wyprostować ramiona i spokojnie zareagować, gdyby wydarzyło się „to najbardziej nieoczekiwane”? Przemyślany plan podnosi bezpieczeństwo twojego salonu na kolejny poziom i daje pewność zarówno pracownikom, jak i klientom. Jeśli tylko to możliwe, przećwicz ten plan raz w roku z całym zespołem!

Jeśli chcesz szerzej zrozumieć, jak zachować kontrolę i profesjonalizm także w codziennych niespodziankach, przeczytaj nasz przegląd znaczenia obsługi klienta i satysfakcji klientów w salonie kosmetycznym.

Następnie porozmawiamy o tym, jak radzić sobie z sytuacją, w której nieoczekiwanie znika jeden z członków twojego zespołu – czyli jak naprawdę poradzić sobie, gdy w salonie brakuje rąk do pracy. Jesteś gotowa też na takie niespodzianki? Bądź czujna!