Ti sei mai chiesto se un normale martedì in salone possa cambiare completamente, all’improvviso, in una frazione di secondo? Manca la corrente. Buio. Un cliente sulla poltrona, metà testa tinta, lo shampoo che gocciola nel lavabo. Oppure all’improvviso senti qualcuno gridare nella stanza accanto: “L’acqua è aperta, è tutto allagato!”. O magari scopri che la porta sul retro è stata forzata – o, forse il pensiero peggiore di tutti, nel salone si sviluppa del fumo e devi far uscire tutti in fretta.

No, non sto cercando di spaventarti. Al contrario – voglio che tu riesca a cavartela nella vita e negli affari anche quando la vita ha i suoi piani. Un piano di emergenza è come una rete di sicurezza invisibile, che dà tranquillità. Non significa che ogni mattina tu debba entrare in salone nel panico. Significa piuttosto dormire un po’ più sereno, sapendo di essere pronto, se dovesse succedere qualcosa.

Comincia dall’inizio: cosa può succedere davvero?

Non serve pensare troppo – basta fermarti sulla soglia del tuo salone e guardarti davvero intorno. Rifletti su questo:

  • L’edificio è vecchio, le tubature un po’ sospette?
  • Ci sono ogni tanto blackout nella tua via?
  • Nel tuo salone ci sono attrezzature costose che qualcuno potrebbe desiderare?
  • C’è un ascensore, delle scale, una soglia malridotta?
  • È possibile che qualcuno provi a forzare la serratura della porta?

Scrivi tutto quello che ti viene in mente. Solo così, metà dei rischi diventa subito più piccola, perché ne sei consapevole.
Puoi anche estendere l’analisi del rischio al funzionamento quotidiano del salone: scopri come gestire il tuo salone di bellezza in modo che ogni processo critico sia ben ponderato.

Il piano – la tua migliore arma nel momento del bisogno

Partiamo da un principio: se scoppia una crisi, vuoi che TUTTI i collaboratori sappiano cosa fare. Non servono piani complicati. Nel salone deve esserci un piano di emergenza semplice, scritto nero su bianco. Ad esempio:

  • Da dove USCIRE dai locali e quale porta usare?
  • Dove RIUNIRSI dopo l’evacuazione?
  • Chi chiamare? (Il 112 e gli altri numeri necessari dovrebbero essere stampati in un punto visibile, sia sulla parete del bancone sia in retrobottega.)
  • Come informare rapidamente tutti i clienti se un evento interrompe il lavoro del salone?

Hai già visto le piantine delle uscite di sicurezza negli hotel, no? Realizza uno schema altrettanto semplice anche per il tuo salone! Se serve, immagina rapidamente questa scena: se un nuovo tirocinante, arrivato appena ieri, si trova in una situazione di crisi – riuscirebbe, seguendo il tuo piano, ad agire in modo rapido e sicuro?

L’attrezzatura di emergenza (e perché parlarne?)

Non è un lusso, ma una prevenzione elementare:

  • Estintore/i
  • Una torcia ben funzionante (o un paio)
  • Kit di primo soccorso
  • Qualche bottiglia d’acqua o una barretta, nel caso in cui i soccorsi tardino ad arrivare
  • In alcuni casi anche un generatore di riserva – soprattutto se nella zona i blackout non sono rari

Così come controlli ogni tanto se shampoo e tinture sono presenti sullo scaffale, fai lo stesso con l’attrezzatura di emergenza. Controllala una volta a trimestre – la scadenza dell’estintore è ancora valida? Le torce funzionano? Le emergenze non avvisano in anticipo né lasciano tempo extra per controllare l’attrezzatura.

Non dimenticare: dati e documenti hanno bisogno di protezione!

Le emergenze non minacciano solo le persone. Spesso possono danneggiarsi anche gli appuntamenti, i dati dei clienti, gli elenchi delle scorte, i documenti contabili... Immagina di doverli ricostruire da zero, a mano. Chi chiami, dove cerchi?

È proprio qui che aiuta il backup digitale (ad es. tramite SalonLife). Se i tuoi dati importanti sono nel cloud e non solo tra i fogli di carta dell’ufficio, dopo un qualsiasi “incidente” puoi continuare a lavorare anche solo con il telefono al bar – basta accedere al sistema. Inoltre, se ti stai chiedendo come scegliere il software giusto, dai un’occhiata anche alla guida ai migliori gestionali per saloni di bellezza.

Come far arrivare rapidamente le informazioni a tutti?

È incredibilmente importante stabilire come informare rapidamente tutti quando succede qualcosa. Un cliente che riceve, anche solo un’ora prima del suo appuntamento, un messaggio che il salone è temporaneamente chiuso capisce la situazione molto meglio di chi arriva e trova la porta chiusa e la sala d’attesa vuota.

Le opzioni? Un’email o un SMS rapido a tutti i clienti prenotati e ai collaboratori aiuta a ridurre il caos. Se usi un gestionale moderno (ad esempio le notifiche automatiche di SalonLife), non devi telefonare a mano né rovistare in vari fogli di calcolo: basta premere un paio di pulsanti e tutte le informazioni arrivano automaticamente alle persone giuste.

Hai il controllo, anche quando sembra di no

Se sei arrivato a leggere fin qui, prenditi un momento e pensa: sapresti già domani mattina presto rimanere lucido e reagire con calma se accadesse “l’imprevisto più imprevisto”? Un piano ben ponderato porta la sicurezza del tuo salone al livello successivo e dà tranquillità sia ai collaboratori sia ai clienti. Se possibile, esercita questo piano una volta l’anno con tutto il team!

Se vuoi capire più in generale come mantenere il controllo e la professionalità anche negli imprevisti quotidiani, leggi la nostra panoramica sull’importanza del servizio clienti e della soddisfazione dei clienti nel salone di bellezza.

La prossima volta parliamo di come affrontare la situazione in cui un membro del tuo team resta improvvisamente assente – ovvero come cavarsela davvero quando nel salone c’è carenza di personale. Sei pronto anche per questo tipo di imprevisti? Resta all’erta!