Har du någonsin tänkt på att en helt vanlig tisdag i salongen kan vända helt oväntat, på en bråkdel av en sekund? Strömmen är borta. Mörkt. Kunden sitter i stolen, halva huvudet färgat, schampo droppar i handfatet. Eller så hör du plötsligt någon ropa i rummet bredvid: “Vattnet forsar, allt svämmar över!” Kanske upptäcker du helt plötsligt att bakdörren är uppbruten eller – förmodligen den värsta tanken – att det ryker i salongen och du måste ta dig ut snabbt.

Nej, jag försöker inte skrämma dig. Tvärtom – jag vill att du ska klara dig bra i livet och i verksamheten även när livet har egna planer. En beredskapsplan är som ett osynligt skyddsnät som ger trygghet. Det betyder inte att du ska gå in genom dörren i panik varje morgon. Snarare ger det dig en lugnare sömn, eftersom du vet att du är förberedd om något skulle hända.

Börja från början: vad kan egentligen hända?

Du behöver inte övertänka det – gå bara till tröskeln i din salong och se dig omkring, på riktigt. Fundera igenom:

  • Är byggnaden gammal, är rören lite opålitliga?
  • Förekommer strömavbrott då och då på gatan?
  • Finns det dyr utrustning i din salong som någon skulle kunna vilja stjäla?
  • Finns det hiss, trappa, en dörr som kärvar?
  • Är det möjligt att någon försöker dyrka upp låset?

Skriv ner allt som kommer upp i huvudet. På så sätt blir hälften av riskerna genast mindre, eftersom du känner till dem.
Du kan också utöka riskanalysen till att omfatta salongens dagliga drift: läs om hur du leder din skönhetssalong så att alla kritiska arbetsprocesser är genomtänkta.

Planen – ditt bästa vapen i en nödsituation

Utgångspunkten är: när krisen uppstår vill du att ALLA medarbetare vet vad de ska göra. Det behövs inga komplicerade planer. Salongen behöver en enkel, tydlig beredskapsplan i skrift. Till exempel:

  • Vilka rum ska man GÅ UT från och vilken dörr ska användas?
  • Var ska man SAMLAS efter en utrymning?
  • Vem ska man ringa? (112 och andra viktiga nummer bör finnas utskrivna på en synlig plats, både vid disken och på väggen i personalrummet.)
  • Hur informerar du snabbt alla kunder om något stör salongens verksamhet?

Du har säkert sett utrymningsplaner på hotell tidigare? Gör en lika enkel skiss för din egen salong! Föreställ dig snabbt: om en ny praktikant som bara började igår hamnar i en krissituation – skulle hen kunna agera snabbt och tryggt utifrån din plan?

Beredskapsutrustning (och varför prata om det?)

Det här är ingen lyx, utan grundläggande förebyggande arbete:

  • Brandsläckare
  • En fungerande ficklampa (eller ett par)
  • Ett förbandskit
  • Några flaskor vatten eller en energibar ifall du måste vänta längre på hjälp
  • I vissa fall även ett reservaggregat – särskilt om strömavbrott inte är ovanliga i ditt område

Precis som du ibland kontrollerar att schampo och färg finns på hyllan, gör samma sak med beredskapsutrustningen. Kontrollera den varje kvartal – gäller brandsläckaren fortfarande? Fungerar ficklamporna? Nödsituationer varken meddelar sig i förväg eller ger dig extra tid att se över utrustningen.

Glöm inte: data och dokument behöver också skydd!

Nödsituationer hotar inte bara människor. Ofta skadas till exempel bokningar, kunddata, lagerlistor, bokföringspapper … Föreställ dig att du skulle behöva återskapa allt det för hand från noll. Vem ringer du, var letar du?

Här hjälper digital säkerhetskopiering (till exempel via SalonLife). Om dina viktiga data ligger i molnet, och inte bara i en pärm på kontoret, kan du fortsätta arbeta efter vilken “skada” som helst, till och med från mobilen på ett café – det räcker att logga in i systemet. Om du dessutom funderar på hur du väljer rätt system över huvud taget, kolla in guiden för de bästa systemen för skönhetssalonger.

Hur når du snabbt ut med information till alla?

Det är otroligt viktigt att veta hur du snabbt informerar alla när något har hänt. En kund som får ett meddelande bara en timme innan sin bokade tid om att salongen är tillfälligt stängd förstår situationen mycket bättre än den som kommer fram till en låst dörr och en tom väntsal.

Möjligheterna? Ett snabbt mejl eller sms till alla bokade kunder och medarbetare hjälper till att minska kaoset. Om du använder ett modernt bokningssystem (till exempel SalonLifes automatiska påminnelser) behöver du varken ringa manuellt eller leta i olika listor: det räcker med några klick, så når informationen automatiskt fram till rätt personer.

Du har kontrollen, även när det inte känns så

Om du har läst ända hit, ta ett ögonblick och fundera: skulle du redan i morgon bitti kunna räta på ryggen och reagera lugnt om “det mest oväntade” händer? En genomtänkt plan höjer säkerheten i din salong till nästa nivå och ger trygghet både till medarbetare och kunder. Öva gärna igenom planen en gång om året tillsammans med hela teamet, om det är möjligt!

Om du vill förstå bredare hur du behåller kontrollen och professionalismen även i vardagens oväntade situationer, läs vår översikt om vikten av kundservice och kundnöjdhet i en skönhetssalong.

Härnäst pratar vi om hur du hanterar situationen när en av dina medarbetare i stället plötsligt uteblir – det vill säga hur du på riktigt klarar av personalbrist i salongen. Är du redo även för sådana överraskningar? Håll utkik!