Já pensaste que uma terça-feira normal no salão pode virar-se do avesso, de forma completamente inesperada, numa fração de segundo? Falta a luz. Está escuro. A cliente na cadeira, meia cabeça pintada, o champô a pingar no lavatório. Ou, de repente, ouves alguém a gritar na sala ao lado: “A água está aberta, está tudo inundado!”. Ou talvez descubras de repente que a porta das traseiras foi arrombada ou — provavelmente o pior pensamento de todos — que surge fumo no salão e tens de sair a correr.

Não, não estou a tentar assustar-te. Pelo contrário — quero que consigas continuar a viver e a gerir o negócio mesmo quando a vida tem outros planos. Um plano de emergência é como uma rede de segurança invisível, que dá tranquilidade. Não significa que tenhas de entrar todas as manhãs em pânico. Pelo contrário, garante-te um sono um pouco mais tranquilo, porque sabes que estás preparada caso algo aconteça.

Começa pelo início: o que pode realmente acontecer?

Não precisas de complicar — basta ires até à porta do teu salão e olhares à volta, a sério. Pensa nisto:

  • O edifício é antigo, os canos são um pouco duvidosos?
  • Há, de vez em quando, cortes de eletricidade na rua?
  • Há no teu salão equipamento valioso que alguém possa cobiçar?
  • Há elevador, escadas, um degrau na porta menos firme?
  • É possível que alguém tente arrombar a fechadura da porta?

Anota tudo o que te vier à cabeça. Assim, metade dos riscos já fica mais pequena, só por teres consciência deles.
Além disso, podes alargar esta análise de risco também ao funcionamento diário do salão: lê como gerir o teu salão de beleza para que todos os processos críticos estejam bem pensados.

O plano — a tua melhor arma num momento de emergência

Partimos do princípio: quando surge uma crise, queres que TODAS as colaboradoras saibam o que fazer. Não é preciso planos complicados. O salão precisa de um plano de emergência simples, escrito a preto e branco. Por exemplo:

  • Por onde SAIR das salas e que porta usar?
  • Onde nos REUNIMOS depois da evacuação?
  • A quem ligar? (O 112 e outros números necessários devem estar impressos num local visível, tanto na receção como na parede da sala de apoio.)
  • Como avisar rapidamente todas as clientes se o incidente afetar o funcionamento do salão?

Já viste antes, nos hotéis, plantas com as saídas de emergência? Faz um esquema igualmente simples para o teu salão! Se for preciso, imagina rapidamente esta cena: se a nova estagiária, que começou ontem, se vir numa situação de crise — conseguiria agir depressa e em segurança seguindo o teu plano?

Equipamento de emergência (e porque falar disso?)

Não é um luxo, é prevenção básica:

  • Extintor(es) de incêndio
  • Uma lanterna (ou duas) a funcionar bem
  • Kit de primeiros socorros
  • Algumas garrafas de água ou uma barra de cereais, para o caso de teres de esperar mais tempo pela ajuda
  • Nalguns casos, também um gerador de reserva — especialmente se os cortes de eletricidade não forem raros na tua zona

Da mesma forma que às vezes verificas se há champôs e tintas na prateleira, faz o mesmo com o equipamento de emergência. Verifica uma vez por trimestre — o extintor ainda está dentro do prazo de validade? As lanternas funcionam? As emergências não avisam com antecedência nem dão tempo extra para reveres o equipamento.

Não esqueças: os dados e os documentos também precisam de proteção!

As emergências não ameaçam apenas pessoas. Muitas vezes ficam danificadas, por exemplo, as marcações, os dados das clientes, as listas de stock, os papéis de contabilidade... Imagina teres de reconstruir tudo isso manualmente, do zero. A quem ligas, onde procuras?

É aqui que ajuda o backup digital (por exemplo, através do SalonLife). Se os teus dados importantes estiverem na nuvem, e não apenas entre folhas de papel no escritório, podes continuar a trabalhar depois de qualquer “desastre” — mesmo com o telemóvel, num café — basta iniciar sessão no sistema. Além disso, se estiveres a pensar em como escolher o software certo, vê também o guia dos melhores softwares para salões de beleza.

Como fazer chegar a informação a todos, rapidamente?

É extremamente importante definires como vais avisar toda a gente, rapidamente, quando algo acontece. Uma cliente que recebe, mesmo que só uma hora antes da sua marcação, uma mensagem a dizer que o salão está temporariamente fechado, compreende a situação muito melhor do que aquela que, ao chegar, encontra a porta fechada e a sala de espera vazia.

Opções? Um email ou SMS rápido a todas as clientes com marcação e à equipa ajuda a reduzir o caos. Se usares um software de gestão de salão moderno (como as notificações automáticas do SalonLife), não precisas de telefonar manualmente nem de andar a mexer em várias tabelas: basta carregar em alguns botões e toda a informação chega automaticamente às pessoas certas.

Tens o controlo, mesmo quando parece que não tens

Se leste até aqui, para um momento e pensa: conseguirias, já amanhã de manhã cedo, manter a compostura e reagir com calma se “o mais inesperado” acontecesse? Um plano bem pensado eleva a segurança do teu salão a um novo patamar e dá confiança tanto à equipa como às clientes. Se possível, treina este plano uma vez por ano com toda a equipa!

Se quiseres perceber melhor como manter o controlo e o profissionalismo também nos imprevistos do dia a dia, lê o nosso artigo sobre a importância do atendimento ao cliente e a satisfação das clientes no salão de beleza.

A seguir, falamos sobre como lidar com a situação em que, de repente, uma colaboradora da tua equipa fica indisponível — ou seja, como enfrentar de verdade uma falta de pessoal no salão. Estás preparada também para este tipo de imprevistos? Fica atenta!