Oletko koskaan miettinyt, miten tavallinen tiistai kauneussalongissa voi kääntyä täysin yllättävällä tavalla sekunnin murto-osassa? Sähkökatko. Pimeys. Asiakas tuolissa, puoliksi värjätty hiuspää, shampoo tipahtelee pesualtaaseen. Tai ehkä joku huutaa vieressä olevassa huoneessa: ”Vesi on päällä, kaikki tulvii!” Saatat yhtäkkiä huomata, että takaportti on murrettu auki tai – kenties pahin ajatus – salongissa syttyy savu ja sinun on kiireesti paettava.

En yritä pelotella sinua. Päinvastoin – haluan, että pärjäät elämässä ja liike-elämässä myös silloin, kun elämä näyttää omat suunnitelmansa. Hätätilannesuunnitelma on kuin näkymätön turvaverkko, joka lisää varmuuden tunnetta. Se ei tarkoita, että sinun pitäisi joka aamu astella ovesta sisään paniikissa. Pikemminkin se antaa mielenrauhaa, kun tiedät olevasi valmis, jos jotain sattuu.

Aloita alusta: mitä ylipäätään voi tapahtua?

Sinun ei tarvitse turhaan ylianalysoida – astu vain salongisi kynnykselle ja katso ympärille oikeasti. Mieti läpi:

  • Onko rakennus vanha, onko putkisto epäluotettavan oloinen?
  • Onko kadulla toisinaan sähkökatkoja?
  • Onko salongissasi arvokasta tekniikkaa, jota joku saattaisi havitella?
  • Onko hissi, portaat, vääntyneet ovipuitteet?
  • Voiko joku yrittää murtaa lukkoa ovesta?

Kirjoita muistiin kaikki, mitä mieleesi tulee. Näin iso osa riskeistä pienenee heti, koska tiedostat ne.
Voit lisäksi laajentaa riskiarviointia salongin päivittäiseen toimintaan: lue, miten johdat kauneussalonkiasi niin, että kaikki kriittiset työprosessit on huolellisesti suunniteltu.

Suunnitelma – paras aseesi kriisin hetkellä

Lähdetään periaatteesta: jos kriisi syntyy, haluat, että KAIKKI työntekijät tietävät, mitä tehdä. Ei tarvita monimutkaisia suunnitelmia. Salongissa pitää olla selkeä, mustavalkoinen hätätilannesuunnitelma. Esimerkiksi:

  • Mitkä tilat pitää EVAKUOITUA ja mitä ovea käyttää?
  • Minne KOKOIDUTAAN evakuoinnin jälkeen?
  • Keneen otetaan yhteyttä? (112 ja muut tärkeät numerot tulee olla tulostettuna näkyvälle paikalle niin tiskille kuin takahuoneen seinälle.)
  • Kuinka nopeasti tiedotetaan kaikille asiakkaille, jos tapahtuma häiritsee salongin toimintaa?

Olet varmaan nähnyt hotelleissa poistumisreittikarttoja? Tee samanlainen yksinkertainen kaavio myös omaan salongiisi! Luonnostele tarvittaessa mielessäsi tilanne: jos uusi harjoittelija, joka aloitti vasta eilen, kohtaa kriisitilanteen – onnistuisiko hän nopeaan ja turvalliseen toimintaan suunnitelmasi mukaan?

Hätätilannevarusteet (ja miksi niistä kannattaa puhua?)

Se ei ole ylellisyyttä, vaan perustason varautumista:

  • Sammutin/sammuttimet
  • Hyvin toimiva taskulamppu (tai pari)
  • Ensiapupakkaus
  • Pullollinen juomavettä tai patukka siltä varalta, että apua joutuu odottamaan pidempään
  • Joissain tapauksissa myös varageneraattori – erityisesti, jos alueella sähkökatkot eivät ole harvinaisia

Aivan kuten joskus tarkistat, ovatko shampoot ja värit hyllyssä vielä saatavilla, tee sama hätätilannevarusteiden kanssa. Tarkista neljännesvuosittain – onko sammutin edelleen voimassa? Toimivatko taskulamput? Hätätilanteet eivät anna ennakkovaroitusta tai lisäaikaa varusteiden tarkastukseen.

Älä unohda: tiedot ja asiakirjat kaipaavat suojaa!

Hätätilanteet vaarantavat muutakin kuin ihmisiä. Usein vahingoittuvat esimerkiksi varaukset, asiakastiedot, varastolistat, kirjanpidon paperit... Kuvittele, että sinun pitäisi palauttaa ne alusta alkaen käsin. Kenelle soitat, mistä etsit?

Tässä digitaalinen varmuuskopiointi (kuten SalonLifen kautta) auttaa. Kun tärkeät tiedot ovat pilvessä eivätkä pelkästään toimiston paperipinojen välissä, voit jatkaa töitä vaikka kahvilasta puhelimella – riittää, että kirjaudut järjestelmään. Lisäksi, jos pohdit, miten valita oikea ohjelmisto, tutustu myös best salon software -oppaaseemme.

Kuinka tiedotetaan nopeasti kaikille?

Uskomattoman tärkeää on varmistaa, miten ilmoitat nopeasti kaikille, kun jotain on tapahtunut. Asiakas, joka saa vaikkapa tuntia ennen varattua aikaa viestin, että salonkisi on väliaikaisesti suljettu, ymmärtää tilanteen paljon paremmin kuin se, joka saapuu paikalle ja löytää kiinni olevan oven sekä tyhjän vastaanottoalueen.

Vaihtoehdot? Nopea sähköposti tai tekstiviesti kaikille varatuille asiakkaille ja työntekijöille auttaa vähentämään sekasortoa. Jos käytössäsi on moderni salonginhallintaohjelmisto (esimerkiksi SalonLifen automaattiset ilmoitukset), sinun ei tarvitse soittaa erikseen tai tonkia monissa taulukoissa: riittää, että painat paria nappia, ja tieto liikkuu automaattisesti oikeille ihmisille.

Sinulla on kontrolli, vaikka ei siltä tuntuisikaan

Jos olet lukenut tähän asti, ota hetki ja mieti: osaisitko jo huomenna aikaisin aamulla nostaa rintamasi pystyyn ja reagoida rauhallisesti, jos ”se kaikkein odottamattomin” tapahtuisi? Hyvin suunniteltu suunnitelma nostaa salongisi turvallisuuden uudelle tasolle ja antaa varmuutta sekä työntekijöille että asiakkaille. Mahdollisuuksien mukaan harjoitelkaa tätä suunnitelmaa koko tiimin kanssa kerran vuodessa!

Jos haluat laajemmin ymmärtää, miten säilyttää kontrolli ja ammattimaisuus myös arjen yllättävissä tilanteissa, lue katsauksemme kauneussalongin asiakaspalvelun tärkeydestä ja asiakastyytyväisyydestä.

Seuraavaksi kerromme, miten selvitä tilanteesta, jossa yksi tiiminjäsenistäsi yllättäen jää pois – eli kuinka oikeasti pärjätä, kun salongissa on työvoimapula. Oletko valmis myös sellaisiin yllätyksiin? Pidä katseesi auki!