Har du någonsin funderat på varför du alltid känner dig så genuint välkommen när du besöker en viss salong? Det känns som att någon minns exakt vilken röd nyans som passade dig senast, eller att du är lite allergisk mot lavendel. I själva verket handlar det sällan om ett övernaturligt minne – utan om smart hantering av kunddata, som gör att salongen kan ligga steget före dig och möta dina förväntningar redan innan du själv uttalar dem.

Men var börjar allt det här? Svaret är enkelt: med grunduppgifter som ses över och uppdateras då och då.

Vilken information ska du samla om kunderna – är mindre bättre?

En skönhetssalong behöver inte skapa långa formulär eller detaljerade levnadsberättelser om sina kunder. När en person anförtror en del av sin tid och sitt utseende till salongen vill hen bara att man ska kunna räkna med hen. Oftast räcker det med:

  • Namn (för att verkligen kunna tilltala dig)
  • Telefon eller e-postadress (en räcker, ibland passar båda)
  • Adress vid behov (särskilt viktigt om hembesök erbjuds)
  • Önskemål, särdrag och allergier (de små saker man behöver ta hänsyn till)
  • Favorittjänster, favoritprodukter eller föredragen medarbetare (vem sa att man inte får lägga märke till preferenser?)
  • Bekväm tid för bokning (är du en morgon- eller kvällsmänniska?)

Låter enkelt – och är det! Om du antecknar de här uppgifterna ordentligt och kompletterar dem då och då, blir varje besök alltmer personligt.

Vill du veta hur du smart använder den här informationen i marknadsföringen? Tips: läs om strategier för att växa din salongs kundkrets.

Hur samlar och använder du data?

Först och främst: pappersformulär eller ett litet kundkort har inte försvunnit någonstans, men om du vill "hålla pulsen ständigt uppe" är digitala system (t.ex. SalonLife) till stor hjälp. Varje kunds digitala kort gör det möjligt att i realtid lägga till nya anteckningar: vilka behandlingar som testats, vilken feedback kunden gett, om något inte passade eller när hen senast besökte salongen.

Det digitala systemet har ytterligare en stor fördel: du kan skapa en levande historik för varje besökare – utöver kontaktuppgifter kan du spara alla viktiga små detaljer. Just de här småsakerna är anledningen till att kunden nästa gång känner sig verkligt välkommen i din salong.

Varför överhuvudtaget samla in kunddata? För personalisering är nyckeln som får kunden att komma tillbaka. När hen märker att du kan erbjuda sådant som betyder något för hen, uppstår förtroende och en önskan att komma tillbaka. Föreställ dig själv hur skönt det är att gå till en sådan salong!

Se även hur du höjer kundnöjdheten i skönhetssalonger.

Att förvara kunddata – hur undviker du oreda?

Om du klottrar ner kunduppgifter i slumpmässiga anteckningsböcker, på post-it-lappar eller lämnar dem i olika medarbetares telefoner, blir det snabbt rörigt – och i värsta fall till och med riskabelt. Hur säkerställer du att informationen inte försvinner eller hamnar i fel händer? Hur ser du till att en kollega nästa gång vet vad som gäller för vem?

Lösningen är enkel: skapa en enhetligt hanterad och säker databas för dina kunder. Digitala lösningar (till exempel SalonLife) säkerställer att data inte går förlorad och att den bara är synlig för dem som verkligen behöver den.

Om en kund nämner att hen framöver vill ha en senare tid, byter telefonnummer eller nämner en känslighet mot en produkt – lägg till den informationen direkt! Det tar bara ett ögonblick, men säkerställer att nästa tjänst flyter smidigt. En sådan konsekvent process ger dessutom ett professionellt intryck.

Minst en gång om året är det värt att gå igenom de kunder som inte varit där på länge. Kanske är det just en möjlighet att erbjuda dem en återkomstrabatt eller fråga om deras ändrade preferenser.

Berör dataskydd även en liten salong? Ja, definitivt!

Ja, GDPR kan kännas som ett ämne för storföretag, men de här kraven gäller även den lilla salongen. Kunden måste veta varför du frågar efter information, hur du använder den och hur länge du planerar att spara den. Bra tips: gör själva insamlingsögonblicket så bekvämt och tydligt som möjligt för kunden. Till exempel när du fyller i ett formulär, nämn: "De här uppgifterna använder vi bara för att ge dig service. Vi förvarar dem säkert och delar dem inte med tredje part."

Vid digital data behöver du se till att ha ett starkt lösenordssystem och bara ge åtkomst till dem som verkligen behöver den. Och när det är dags att radera gamla uppgifter – gör det! En sådan vana hjälper till att undvika eventuella framtida dataproblem.

OBS! Om du använder ett system som SalonLife kan allt loggas så att data inte "vandrar iväg". Så är det också lätt att ge kunden en översikt över vilken information ni sparar om hen, samt att rätta eller radera uppgifter vid behov.

Kundregistret – ditt företags hemliga vapen

Ett väl uppbyggt och underhållet kundregister är mer än bara en fil eller tabell – det är din verksamhets riktiga skattkammare! Varför?

  • Du kan erbjuda exakt de tjänster kunden förväntar sig.
  • Du ser när kunderna brukar besöka salongen, för att göra erbjudanden som passar just dem.
  • Du kan skicka påminnelser eller små överraskningar (t.ex. till födelsedagen eller för stamkundsstatus).
  • Du undviker situationer där kunden måste "presentera sig" på nytt varje gång; förstklassig service gör verksamheten mer professionell.

Just de här små detaljerna gör den stora skillnaden – en personlig känsla av att bli omhändertagen, som får kunden att komma tillbaka gång på gång.

Vill du ha praktiska råd om hur du bygger upp ett lojalitetsprogram? Ta del av den grundliga guiden här för att framgångsrikt genomföra ett lojalitetsprogram för din skönhetssalong.

Och till sist: undvik att data "samlar damm". Uppdatera, förtydliga och samla inte in onödig information. Så säkerställer du att din salong förblir professionell och redo för nästa steg.

Är du nyfiken på hur du får all den här relationsbyggnaden att fungera på riktigt, och om kunddata verkligen kan göra upplevelsen personlig? Just det pratar vi om i nästa artikel – hur du hanterar bokningar och tidsplanering så att det flyter som ett urverk för både kunder och salongsteamet. Läs definitivt vidare!