Oletko joskus miettinyt, miksi tietyssä kauneussalongissa asioidessasi tunnet aina olevasi todella tervetullut? Kukaan tuntuu muistavan, miten sinulle viimeksi sopi juuri SE punainen sävy tai että olet hieman allerginen laventelille. Todellisuudessa kyse ei usein ole yliluonnollisesta muistista – älykäs asiakasdatan hallinta antaa salongille mahdollisuuden olla askeleen edellä sinua ja täyttää odotuksesi jo ennen kuin ehdit niitä itse lausua.

Mutta mistä kaikki alkaa? Vastaus on yksinkertainen: perustiedoista, joita tarkastetaan ja päivitetään säännöllisesti.

Mitä tietoja kerätä asiakkaista – vähemmän on enemmän?

Kauneussalongin ei tarvitse laatia asiakkaille pitkiä lomakkeita tai yksityiskohtaisia elämäkertoja. Kun asiakas luottaa osan ajastaan ja kauneudestaan salonkiin, hän haluaa vain tulla huomioiduksi. Usein riittää:

  • Nimi (että sinua kutsutaan oikein)
  • Puhelinnumero tai sähköpostiosoite (yksi riittää, joskus molemmat käyvät)
  • Tarvittaessa osoite (erityisen tärkeä kotikäyntipalveluissa)
  • Toiveet, erityispiirteet ja allergiat (ne pienet asiat, jotka on hyvä ottaa huomioon)
  • Lempipalvelut, tuotteet tai suosikkityöntekijä (kuka sanoi, ettei mieltymyksiä saa huomioida?)
  • Miellyttävä aika varaukselle (oletko aamuihminen vai iltaihminen?)

Kuulostaa yksinkertaiselta – ja sitä se onkin! Kun nämä tiedot kirjataan huolellisesti ylös ja päivitetään ajoittain, jokainen seuraava käynti muuttuu henkilökohtaisemmaksi.

Haluatko tietää, miten hyödyntää näitä tietoja älykkäästi markkinoinnissa? Vihje: lue strategioista asiakaskannan kasvattamiseksi salongissa.

Miten kerätä ja käyttää tietoja?

Ensinnäkin: paperilomakkeet tai pienet asiakaskortit eivät ole vielä mihinkään kadonneet, mutta jos haluat “pitää pulssin jatkuvasti käsissä”, digitaaliset järjestelmät (kuten SalonLife) ovat erittäin hyödyllisiä. Jokainen asiakkaan digitaalinen kortti mahdollistaa reaaliaikaisen muistiinpanojen lisäämisen: mitä toimenpiteitä on kokeiltu, mitä palautetta asiakas antoi, osuiko jokin epäonnistumaan tai milloin hän viimeksi kävi salongissa.

Digitaalisissa järjestelmissä on vielä yksi suuri etu: voit luoda jokaiselle asiakkaalle elävän historian – yhteystietojen lisäksi voit tallentaa kaikki tärkeät pienet yksityiskohdat. Juuri nämä pienet asiat ovat syy siihen, miksi asiakas tuntee itsensä aidosti tervetulleeksi seuraavalla kerralla salonkissasi.

Miksi ylipäänsä kerätä asiakasdataa? Koska personointi on se avain, joka saa asiakkaan palaamaan. Kun asiakas kokee, että pystyt tarjoamaan hänelle merkityksellisiä asioita, syntyy luottamus ja halu palata uudelleen. Kuvittele itse, kuinka mukavaa on mennä sellaisen salongin asiakkuuteen!

Katso myös, miten parantaa asiakastyytyväisyyttä kauneussalongeissa.

Asiakastietojen säilyttäminen – miten välttää sekavuutta?

Jos asiakasdataa raapustellaan satunnaisiin muistikirjoihin, pinkkeihin lappuihin tai jätetään eri työntekijöiden puhelimiin, tilanne menee nopeasti sekavaksi – pahimmillaan jopa vaaralliseksi. Miten varmistaa, ettei tieto katoa tai joudu vieraiden käsiin? Miten taata, että kollega tietää seuraavalla kerralla, mitä asiakkaan kohdalla pitää ottaa huomioon?

Ratkaisu on yksinkertainen: luo asiakkaillesi keskitetty, hallittava ja turvallinen tietokanta. Digitaaliset ratkaisut (kuten SalonLife) varmistavat, että tiedot eivät katoa ja niihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka todella tarvitsevat.

Jos asiakas esimerkiksi pyytää jatkossa myöhäisempää aikaa, vaihtaa puhelinnumeroaan tai mainitsee jonkin tuotteen sopimattomuuden, lisää tieto heti muistiin! Se vie vain hetken, mutta varmistaa, että seuraava palvelu sujuu mutkattomasti. Lisäksi tällainen johdonmukainen prosessi jättää ammattimaisen vaikutelman.

Vähintään kerran vuodessa kannattaa käydä läpi ne asiakkaat, jotka eivät ole käyneet pitkään aikaan. Ehkä juuri heille voisi tarjota paluualennuksen tai kysyä lisätietoja muuttuneista mieltymyksistä.

Vaikuttaako tietosuoja myös pieneen salongiin? Kyllä, hyvin paljon!

Kyllä, GDPR voi tuntua isoille yrityksille suunnatulta, mutta säännökset koskevat myös pientä salonkia. Asiakkaan täytyy tietää, miksi häneltä kerätään tietoja, miten niitä käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Hyvä vinkki: tee tiedonkeruutilanteesta asiakkaalle mahdollisimman helppo ja selkeä. Esimerkiksi lomaketta täyttäessäsi voit mainita: ”Näitä tietoja käytämme vain palvelun tarjoamiseen. Säilytämme ne turvallisesti emmekä jaa kolmansille osapuolille.”

Digitaalisten tietojen kohdalla on huolehdittava vahvasta salasanasuojauksesta ja annettava pääsy vain niille, jotka sitä todella tarvitsevat. Ja kun vanhojen tietojen hävityksen aika koittaa – tee se! Tällainen käytäntö auttaa välttämään mahdollisia tulevia tietosuojaongelmia.

HUOM! Jos käytät järjestelmää kuten SalonLife, kaikki kirjautuu lokiin, jotta tiedot eivät ”lillu ympäriinsä”. Näin on myös helppo antaa asiakkaalle selkeä katsaus siitä, mitä tietoja hänestä säilytetään, ja tarvittaessa korjata tai poistaa niitä.

Asiakaskanta – liiketoimintasi salainen ase

Hyvin rakennettu ja hoidettu asiakaskanta on enemmän kuin pelkkä tiedosto tai taulukko – se on todellinen liiketoimintasi aarrearkku! Miksi?

  • Voit tarjota juuri niitä palveluita, joita asiakas odottaa.
  • Näet, milloin asiakkailla on tapana käydä salongissa, jotta voit tehdä heille sopivia tarjouksia.
  • Voi lähettää muistutuksia tai pieniä yllätyksiä (esim. syntymäpäivänä tai kanta-asiakkuuden johdosta).
  • Vältät tilanteen, jossa asiakkaan pitää esitellä itsensä joka kerta uudelleen; huippuluokan palvelu tekee yrityksestäsi uskottavamman.

Juuri nämä pienet yksityiskohdat luovat suuren eron – henkilökohtaisen ja hoidetun tunteen, joka saa asiakkaan palaamaan yhä uudelleen.

Haluatko käytännön vinkkejä lojaalisuusohjelman rakentamiseen? Tutustu täydelliseen opastukseen kauneussalongin kanta-asiakasohjelman onnistuneeseen toteutukseen.

Ja lopuksi: vältä tiedon ”keräilyä pölyä varten”. Päivitä, tarkenna äläkä kerää turhaa tietoa. Näin varmistat, että salonkisi pysyy ammattimaisena ja valmiina seuraavaan vaiheeseen.

Kiinnostaako, miten saada kaikki tämä asiakkuudenhallinta toimimaan käytännössä ja voiko asiakastieto todella tehdä kokemuksesta aidosti henkilökohtaisen? Siitä puhumme seuraavassa artikkelissa – kuinka hallita varauksia ja aikataulutusta niin, että se sujuu kuin kello niin asiakkaiden kuin salongin tiimin kannalta. Lue ehdottomasti lisää!