Har du noen ganger tenkt på hvorfor du alltid føler deg virkelig ventet når du besøker enkelte salonger? Det er nesten som om noen husker akkurat hvilken røde nyanse som passet deg sist, eller at du er litt allergisk mot lavendel. I virkeligheten handler dette sjelden om en overnaturlig hukommelse – det er smart håndtering av kundedata som lar salongen ligge et lite steg foran deg og innfri forventningene dine allerede før du selv har uttalt dem.

Men hvor begynner alt dette? Svaret er enkelt: med grunnleggende informasjon som gjennomgås og oppdateres innimellom.

Hvilken informasjon bør du samle om kundene – er mindre bedre?

En skjønnhetssalong trenger ikke å utarbeide lange spørreskjemaer eller omfattende livshistorier for kundene. Når noen betror en del av tiden og skjønnheten sin til salongen, ønsker hun rett og slett at man vet å ta hensyn til henne. Til det holder det som regel med:

  • Navn (for å kunne henvende seg til henne på ordentlig)
  • Telefon eller e-postadresse (det holder med én, noen ganger passer begge)
  • Adresse ved behov (spesielt viktig hvis man tilbyr hjemmebesøk)
  • Ønsker, særtrekk og allergier (de små tingene man må ta hensyn til)
  • Favorittjenester, -produkter eller foretrukket ansatt (hvem sa at man ikke skal legge merke til preferanser?)
  • Praktisk klokkeslett for booking (er du et morgen- eller kveldsmenneske?)

Høres enkelt ut – og det er det! Noterer du disse opplysningene ordentlig og fyller på innimellom, blir hvert påfølgende besøk stadig mer personlig.

Vil du vite hvordan du kan bruke denne informasjonen smart i markedsføringen? Tips: les om strategier for å bygge opp salongens kundebase.

Hvordan samler og bruker du dataene?

For det første: skjemaet på papir eller det lille kundekortet har ikke forsvunet noe sted, men ønsker du å «holde fingeren på pulsen» hele tiden, er digitale systemer (som SalonLife) til god hjelp. Hvert kundekort digitalt gjør at du i sanntid kan legge til nye notater: hvilke behandlinger som er prøvd, hvilken tilbakemelding kunden har gitt, om noe ikke passet, eller når hun sist besøkte salongen.

Det digitale systemet har enda en stor fordel: du kan skape en levende historikk for hver gjest – i tillegg til kontaktinformasjon kan du lagre alle viktige smådetaljer. Det er nettopp disse detaljene som gjør at kunden føler seg virkelig velkommen i salongen din neste gang.

Hvorfor i det hele tatt samle kundedata? Fordi personlig tilpasning er nøkkelen som får kunden til å komme tilbake. Merker hun at du er i stand til å tilby ting som betyr noe for henne, oppstår det tillit og et ønske om å komme igjen. Se for deg selv hvor godt det er å gå til en slik salong!

Se også hvordan du kan øke kundetilfredsheten i skjønnhetssalonger.

Oppbevaring av kundedata – hvordan unngår du kaos?

Kruser du ned kundeopplysninger i tilfeldige notatbøker, på post-it-lapper eller lar dem ligge spredt i ulike ansattes telefoner, blir det fort rotete – og i verste fall til og med farlig. Hvordan kan du være sikker på at informasjonen ikke går tapt eller havner i feil hender? Hvordan sikrer du at kollegaen din neste gang vet hva som må tas hensyn til hos hvem?

Løsningen er enkel: lag én sentralt forvaltet og sikker database for kundene dine. Digitale løsninger (som SalonLife) sørger for at dataene ikke går tapt, og at bare de som faktisk trenger det, kan se dem.

Sier kunden at hun heretter foretrekker senere timer, endrer telefonnummer eller nevner at hun ikke tåler et produkt, legg til denne informasjonen med en gang! Det tar bare et øyeblikk, men sikrer at neste tjeneste går smidig. En slik konsekvent praksis gir dessuten et profesjonelt inntrykk.

Minst én gang i året er det verdt å gå gjennom kundene som ikke har vært innom på lenge. Kanskje er det nettopp dem du kan tilby en tilbakekomst-rabatt, eller spørre om oppdatert informasjon om endrede preferanser.

Gjelder personvern også en liten salong? Ja, absolutt!

Ja, GDPR kan virke som noe bare for store selskaper, men kravene gjelder også for en liten salong. Kunden må vite hvorfor du spør etter informasjonen hennes, hvordan du bruker den, og hvor lenge du planlegger å oppbevare den. Et godt triks: gjør selve innsamlingen av data så behagelig og forklarende som mulig for kunden. Sier du for eksempel, mens hun fyller ut et skjema: «Disse opplysningene bruker vi bare for å kunne gi deg tjenesten. Vi oppbevarer dem trygt og deler dem ikke med tredjeparter.»

Når det gjelder digitale data, må du sørge for et sterkt passordsystem og bare gi tilgang til dem som faktisk trenger den. Og når det er på tide å slette gamle data – gjør det! En slik vane bidrar til å unngå fremtidige databekymringer.

NB! Bruker du et system som SalonLife, kan alt logges, slik at dataene ikke «vandrer av gårde». Da er det også enkelt å gi kunden en oversikt over hvilken informasjon du oppbevarer om henne, og å rette eller slette data ved behov.

Kundebasen – din bedrifts hemmelige våpen

En godt oppbygd og vedlikeholdt kundebase er mer enn bare en fil eller et regneark – den er selve skattekammeret i virksomheten din! Hvorfor?

  • Du kan tilby akkurat de tjenestene kunden forventer.
  • Du ser når kundene vanligvis besøker salongen, slik at du kan lage tilbud som passer akkurat dem.
  • Du kan sende påminnelser eller små overraskelser (for eksempel til bursdagen eller for status som fast kunde).
  • Du unngår situasjoner der kunden må «introdusere seg» på nytt hver gang; service i toppklasse gjør virksomheten mer profesjonell.

Det er nettopp disse små detaljene som gjør den store forskjellen – følelsen av å bli sett og tatt vare på, som får kunden til å komme tilbake, gang på gang.

Vil du ha praktiske råd om hvordan du bygger opp et lojalitetsprogram? Se den grundige veiledningen for å lykkes med et lojalitetsprogram for skjønnhetssalongen.

Og til slutt: unngå at dataene bare «samler støv». Oppdater, presiser, og ikke samle inn overflødig informasjon. Slik sikrer du at salongen din forblir profesjonell og klar for neste steg.

Blir du nysgjerrig på hvordan du får all denne relasjonsbyggingen til å fungere i praksis, og om kundeinformasjon virkelig kan gjøre opplevelsen personlig? Nettopp dette snakker vi om i neste artikkel – hvordan du håndterer bookinger og timeplanlegging slik at det går som et urverk, både for kundene og salongteamet. Sørg for å lese videre!