Denk je aan het openen van een salon, of ben je al eigenaar van een kleine schoonheidssalon, dan herken je dat gevoel vast: "boekhouding en belastingen" klinkt als een soort geheime taal die meteen je humeur bederft. Geen paniek! De wereld van cijfers is eigenlijk veel eenvoudiger dan hij op het eerste gezicht lijkt – zeker als je weet waar je op moet letten en hoe je je gegevens op orde houdt. Laten we samen uitzoeken:

  • welke gegevens je moet verzamelen,
  • hoe de dagelijkse administratie zo soepel mogelijk verloopt,
  • wanneer het loont een boekhouder in te schakelen
  • en welke belangrijkste belastingen je te wachten staan.

Welke financiële informatie moet je verzamelen?

Net zoals je het beste resultaat krijgt door verf bij de juiste temperatuur aan te brengen, geldt voor de financiën van je salon: het belangrijkst zijn inkomsten, kosten en bonnetjes.

Inkomsten:
Noteer al het geld dat van klanten binnenkomt – of dat nu contant, met kaart of via een factuur is. Vergeet niet dat er ook inkomsten zijn uit productverkoop en de verkoop van cadeaubonnen. Noteer dat ook meteen!

Kosten:
Bij elke aankoop – of het nu haarverf, de energierekening, salaris of zelfs de ochtendkoffie is – moet er altijd een factuur of bonnetje zijn. Maak van elk aankoopbonnetje een foto en bewaar die bijvoorbeeld in de cloud of, nog beter, in je salonsoftware. Heb je weleens een kwijt bonnetje lopen zoeken tussen laden? Maak je hier een dagelijkse gewoonte van, dan zijn aan het einde van de maand alle benodigde gegevens op één plek te vinden.

Daarnaast is het de moeite waard om bij te houden:

  • Stortingen/opnames van de eigenaar
  • Leningen
  • Subsidies
  • Cadeaus of kortingsdiensten (ja, ook dat is belangrijk!)

Zelfs als je nog helemaal alleen werkt, helpt een klein systeem om te begrijpen waar je geld écht vandaan komt en waar het naartoe verdwijnt. En precies hier komt bijvoorbeeld SalonLife te hulp, waar dagelijkse inkomsten en uitgaven meteen in een digitaal overzicht terechtkomen – zo heb je realtime inzicht en altijd nauwkeurige gegevens bij de hand! Heb je nog geen boekhoudsoftware gekozen, bekijk dan onze aanbevelingen voor boekhoudsoftware voor schoonheidssalons hier.

Hoe hou je je administratie op orde zonder dat je hoofd ervan tolt?

Je financiën bijhouden vraagt geen boekhoudkundige kennis. Simpele gewoontes volstaan – het allerbelangrijkste is regelmaat! Maak jezelf klaar:

  • Schrijf al je inkomsten en uitgaven dagelijks op, of op zijn minst één keer per week.
  • Sorteer inkomsten en uitgaven in aparte "mappen" (of digitale bestanden).
  • Voeg bij elke uitgave/transactie een korte toelichting toe: bijvoorbeeld "manicuregel", "salarisbetaling" of "internet". Later ben je jezelf dankbaar dat je niet hoeft te puzzelen wat die "betaling van 10-04" ook alweer betekende.

Gebruik je een digitale variant (bonnetjes fotograferen en uploaden), dan bespaar je jezelf lastig papierwerk. Neem één keer per maand, als je wat meer tijd hebt, je overzicht erbij en controleer of alles klopt. Zo'n kleine, maar regelmatige tijdsinvestering helpt je afwijkingen of overmatige kosten al vroeg op te merken.

Wanneer roep je een boekhouder erbij? Moet ik echt meteen iemand betalen?

Ben je nog maar net begonnen, dan red je het waarschijnlijk in eerste instantie zelf. Toch:

  • Ontmoet bij de start op zijn minst één keer een boekhouder, om helder te krijgen welke gegevens en bestanden je later daadwerkelijk nodig hebt.
  • Groeit je bedrijf – je neemt medewerkers aan, btw komt om de hoek kijken, investeringen enz. – dan is hulp van een boekhouder goud waard.
  • Een boekhouder helpt met maandelijkse of driemaandelijkse aangiftes, jaarrekeningen en belastingen. Hij kent ook alle legale mogelijkheden om slim op belasting te besparen.

Advies: zoek een partner die de beautybranche kent. Neem niet meteen het duurste totaalpakket, maar begin bijvoorbeeld met een flexibele dienst op uurbasis. En heb je je gegevens al geordend in software met digitale facturen, dan verloopt de samenwerking veel soepeler!

De belangrijkste belastingen, en waarom je ze niet hoeft te vrezen als je goed voorbereid bent

Het klinkt eng: btw, inkomstenbelasting en sociale premies/loonheffingen. In werkelijkheid hebben ze allemaal een duidelijke, logische achtergrond – al verschillen de precieze regels en percentages per land, en zijn ze aan verandering onderhevig. Raadpleeg voor de actuele cijfers altijd de belastingdienst van je land of je eigen boekhouder.

1. Btw
In Nederland ben je in beginsel vanaf de start van je onderneming btw-plichtig, maar blijft je jaaromzet onder de € 20.000, dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR), waarmee je geen btw in rekening hoeft te brengen. In België ligt de vergelijkbare vrijstellingsdrempel op € 25.000. De exacte voorwaarden veranderen weleens, dus check de actuele regels bij de Belastingdienst of bij je boekhouder.
PS! Ook hierbij kan SalonLife met herinneringen helpen.

2. Inkomstenbelasting
Inkomstenbelasting is bedoeld om het inkomen van je bedrijf en je medewerkers te belasten. Ben je zzp'er (eenmanszaak) of eigenaar van een bv, dan geef je zelf aan hoeveel je jezelf als salaris of dividend hebt uitgekeerd. Het tarief hangt af van je rechtsvorm en je totale inkomen, en verschilt per land – vraag je boekhouder naar het percentage dat op jouw situatie van toepassing is.

3. Sociale premies
Neem je medewerkers in dienst, dan betaal je naast hun salaris ook sociale premies en werkgeverslasten. Daarnaast kunnen er, afhankelijk van het land en de persoon, nog premies voor werkloosheid en pensioen bijkomen.

De deadlines voor al deze belastingen (en aangiftes) verschillen per land – controleer de exacte data bij je lokale belastingdienst. Maak je geen zorgen: vergeet je iets, dan helpen moderne softwarepakketten, waaronder SalonLife, je de nodige herinneringen in te stellen en te controleren of je rapportages correct en klaar zijn.

Hoe helpt technologie je om "saaie" geldzaken met een paar klikken te regelen?

Wat als je aan het einde van elke dag snel een overzicht van inkomsten en uitgaven zou kunnen krijgen? Ontbreekt er een bonnetje of een uitgave, dan verschijnt er een vriendelijke melding. En moet je gegevens naar je boekhouder sturen, dan volstaan een paar klikken.
Precies hier komt SalonLife om de hoek kijken:

  • Je kunt dagelijkse inkomsten en uitgaven gemakkelijk invoeren
  • Automatische financiële rapportages en digitaal bonnetjesbeheer gebruiken
  • Gegevens exporteren (bijv. als CSV-bestand) voor je boekhouder

Deze kleine hulpmiddelen besparen enorm veel tijd en energie – en jij kunt je richten op waar je het allemaal voor doet: klanten mooi maken.

Heb je deze basisprincipes eenmaal onder de knie, geloof me – dan heb je een flinke voorsprong in het runnen van je schoonheidssalon! Maar geldzaken zijn slechts een deel van het grotere plaatje. Naast financiële slimheid zorgen een efficiënte ruimte-indeling en modern voorraadbeheer voor echt begrotingssucces; inspiratie vind je bijvoorbeeld in het artikel De beste tips voor de indeling van je schoonheidssalon voor een optimaal ontwerp of de beste principes voor voorraadbeheer hier.

In het volgende artikel richten we ons op hoe je je dagelijkse kosten onder controle krijgt en waar je kunt beginnen met besparen zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Wist je dat je op sommige dingen zelfs onmerkbaar kunt besparen? Lees verder!