Si estás pensando en abrir un salón o ya eres propietaria de uno pequeño, seguro que reconoces esta sensación: «contabilidad e impuestos» suena a una especie de idioma secreto que quita las ganas. No pasa nada. En realidad, el mundo de los números es mucho más sencillo de lo que parece a primera vista, sobre todo si sabes qué controlar y cómo mantener los datos en orden. Vamos a verlo juntas:

  • qué datos tienes que recopilar,
  • cómo hacer que el registro diario fluya lo mejor posible,
  • cuándo conviene contar con una gestoría
  • y qué impuestos principales te esperan.

¿Qué información financiera deberías recopilar?

Igual que el mejor resultado se consigue aplicando el tinte a la temperatura correcta, la base de las finanzas del salón también tiene sus pilares: los ingresos, los gastos y los tickets.

Ingresos:
Anota todo el dinero que recibes de las clientas, ya sea en efectivo, con tarjeta o por factura. No olvides que también hay ingresos por la venta de productos y la compra de tarjetas regalo. ¡Anota eso también enseguida!

Gastos:
Con cada compra (ya sea tinte, la factura de la luz, un sueldo o hasta el café de la mañana) siempre tiene que haber una factura o un recibo. Haz una foto de cada ticket de compra y guárdala, por ejemplo, en la nube o, mejor todavía, en tu software de gestión. ¿Alguna vez has buscado un recibo perdido rebuscando en los cajones? Si conviertes esto en un hábito diario, a fin de mes tendrás todos los apuntes necesarios en un solo lugar.

Además, conviene llevar el control de:

  • Aportaciones/retiradas de la propietaria
  • Préstamos
  • Subvenciones
  • Regalos o reformas a precio reducido (sí, esto también importa)

Aunque todavía trabajes solo, un pequeño sistema te ayuda a entender de dónde viene realmente el dinero y a dónde va. Y aquí es donde ayuda, por ejemplo, SalonLife, donde los ingresos y gastos diarios llegan directamente a un catálogo digital: así tienes una visión en tiempo real y datos precisos siempre disponibles. Si todavía no has elegido software de contabilidad, consulta nuestras recomendaciones de software de contabilidad para salones de belleza aquí.

¿Cómo organizar el registro para que no te dé vueltas la cabeza?

Estar al día con las finanzas no exige ser una experta en contabilidad. Bastan unos trucos sencillos; lo más importante es la constancia. Prepárate:

  • Anota todos los ingresos y gastos cada día, o al menos una vez por semana.
  • Clasifica ingresos y gastos en «carpetas» separadas (o archivos digitales).
  • Añade una descripción a cada gasto o movimiento: por ejemplo «gel de manicura», «pago de nómina» o «internet». Más adelante te lo agradecerás, cuando no tengas que adivinar qué significaba «pago 10/04».

Si usas la opción digital (fotografiar los recibos y subirlos), te ahorras el engorroso papeleo. Una vez al mes, cuando tengas más tiempo, revisa tu informe y comprueba que todo cuadra. Este pequeño esfuerzo, pero constante, te ayuda a detectar desviaciones o gastos de más con tiempo.

¿Cuándo conviene recurrir a una gestoría? ¿De verdad tengo que pagar ya un sueldo?

Si acabas de empezar, seguramente puedas arreglártelas tú sola al principio. Aun así:

  • Reúnete al menos una vez con una gestoría al empezar, para tener claro qué datos y archivos vas a necesitar más adelante.
  • Cuando tu negocio crezca (contrates personal, entre en juego el IVA, lleguen inversiones, etc.), la ayuda de una gestoría vale su peso en oro.
  • Una gestoría te ayuda con las declaraciones mensuales o trimestrales, las cuentas anuales y los impuestos. También conoce todos los «trucos» legales y las opciones para ahorrar con inteligencia en impuestos.

Consejo: busca a alguien que conozca el sector de la belleza. No contrates de entrada el paquete completo más caro; empieza, por ejemplo, con un servicio flexible por horas. Y si ya tienes los datos organizados en tu software y las facturas en digital, ¡la colaboración es mucho más sencilla!

Los 3 impuestos principales, a los que no hay que tener miedo si estás preparada

Suenan intimidantes: el IVA, el impuesto sobre la renta y las cotizaciones sociales. En realidad, todos tienen detrás una lógica clara:

1. El IVA
Si tienes que darte de alta a efectos de IVA y desde qué momento depende de tu forma de negocio y de la normativa vigente; en España las reglas y los umbrales pueden cambiar, así que confirma siempre la situación exacta con tu gestoría o en la web de la Agencia Tributaria antes de darla por segura. Una vez que factures con IVA, el tipo general es del 21%.
Aviso: SalonLife también puede ayudarte aquí con recordatorios.

2. El impuesto sobre la renta
Este impuesto grava los ingresos de tu negocio y, según tu forma jurídica (autónoma o sociedad), las reglas y el tipo aplicable cambian bastante: lo mejor es confirmar con tu gestoría qué se aplica exactamente a tu salón, en vez de fiarte de un único porcentaje.

3. Las cotizaciones sociales
En cuanto contratas personal, además del sueldo pagas también sus cotizaciones sociales. El importe total depende de la forma jurídica del negocio y de la situación de cada empleada; no hay un tipo único fijo, así que pídele a tu gestoría que te lo confirme.

Los plazos para presentar estos impuestos (y sus declaraciones) dependen, en España, de tu régimen fiscal y de tu forma de negocio: pueden ser mensuales, trimestrales o anuales según el caso, así que confírmalos con tu gestoría o con el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. No te preocupes: si se te olvida, los programas actuales, incluido SalonLife, te ayudan a configurar los recordatorios necesarios y a comprobar que tus informes están correctos y listos.

¿Cómo te ayuda la tecnología a resolver los «aburridos» temas de dinero con un par de clics?

¿Qué tal si pudieras tener al final de cada día un resumen rápido de ingresos y gastos? Si falta algún recibo o gasto, aparece un aviso amistoso. Y si hay que enviarle datos a la gestoría, basta con un par de clics.
Aquí es donde entra en juego SalonLife:

  • Puedes introducir con comodidad los ingresos y gastos diarios
  • Usar informes financieros automáticos y la gestión de recibos digitales
  • Exportar datos (por ejemplo, en un archivo CSV) para tu gestoría

Estas pequeñas ayudas ahorran muchísimo tiempo y disgustos, y así puedes centrarte en lo que de verdad te llevó a tener un salón: hacer que tus clientas estén guapas.

Cuando tengas claros estos fundamentos, créetelo: tendrás una buena ventaja para dirigir tu salón de belleza. Pero las finanzas son solo una parte del panorama completo. Junto a la inteligencia financiera, una distribución eficiente del espacio y una gestión de inventario moderna aportan el verdadero éxito al presupuesto; encontrarás inspiración, por ejemplo, en el artículo Los mejores trucos de distribución de espacio para un salón de belleza con un diseño óptimo o sobre las mejores prácticas de gestión de inventario aquí.

En el próximo artículo nos centramos en cómo tomar el control de tus gastos del día a día y por dónde empezar a reducirlos sin que la calidad se resienta. ¿Sabías que hay cosas en las que se puede ahorrar sin que nadie lo note? ¡Sigue leyendo!