Si vous envisagez d'ouvrir un salon, ou si vous êtes déjà à la tête d'un petit institut de beauté, vous connaissez sans doute ce sentiment : « comptabilité et impôts » sonnent comme une langue secrète qui coupe l'envie. Rassurez-vous ! En réalité, le monde des chiffres est bien plus simple qu'il n'y paraît au premier abord, surtout quand on sait quoi suivre, et comment garder ses données en ordre. Voyons ensemble :

  • quelles données vous devez collecter,
  • comment organiser un suivi quotidien aussi fluide que possible,
  • quand il devient utile de faire appel à une comptable
  • et quels sont les principaux impôts et charges qui vous attendent.

Quelles informations financières devriez-vous collecter ?

Tout comme on obtient le meilleur résultat en appliquant une couleur à la bonne température, la base des finances de votre salon repose sur trois piliers : les revenus, les charges et les justificatifs.

Les revenus :
Notez tout l'argent qui vous parvient de vos clientes, que ce soit en espèces, par carte, ou sur facture. N'oubliez pas que les revenus proviennent aussi de la vente de produits et de l'achat de cartes cadeaux. Notez-le tout de suite également !

Les charges :
Pour chaque achat, coloration, facture d'électricité, salaire, ou même le café du matin, il doit toujours exister une facture ou un justificatif. Prenez une photo de chaque ticket, et enregistrez-la dans le cloud, ou mieux encore, directement dans votre logiciel de gestion de salon. Avez-vous déjà fouillé désespérément vos tiroirs à la recherche d'un ticket perdu ? Si vous en faites une habitude quotidienne, toutes les pièces nécessaires seront réunies au même endroit en fin de mois.

Il vaut aussi la peine de suivre :

  • Les apports et prélèvements de la gérante
  • Les emprunts
  • Les aides et subventions
  • Les cadeaux ou travaux à prix réduit (eh oui, cela compte aussi !)

Même quand vous êtes encore seule à bord, un petit système vous aide à comprendre d'où vient réellement l'argent, et où il disparaît. C'est exactement là qu'intervient par exemple SalonLife, où les revenus et charges quotidiens rejoignent immédiatement un registre numérique : vous avez ainsi une vue d'ensemble en temps réel, et des données précises en permanence ! Si vous n'avez pas encore choisi de logiciel de comptabilité, consultez nos recommandations des meilleurs logiciels de comptabilité pour institut de beauté.

Comment organiser son suivi sans y perdre la tête ?

Garder le fil de ses finances ne demande pas de savoir tenir des livres de comptes. Quelques réflexes simples suffisent : le plus important, c'est une habitude régulière ! Préparez-vous :

  • Notez tous les revenus et charges, chaque jour, ou au moins une fois par semaine.
  • Triez revenus et charges dans des « dossiers » séparés (ou des fichiers numériques).
  • Ajoutez une explication à chaque charge ou transaction : par exemple « gel pour manucure », « versement de salaire » ou « internet ». Vous vous remercierez plus tard de ne pas avoir à deviner ce que signifiait « paiement du 10/04 ».

Si vous utilisez une solution numérique (photographier les tickets et les téléverser), vous vous épargnez toute la paperasse fastidieuse. Une fois par mois, quand vous avez un peu plus de temps, reprenez votre rapport et vérifiez que tout concorde. Ce petit temps régulier vous aide à repérer tôt les écarts ou les dépenses excessives.

Quand faire appel à une comptable ? Faut-il vraiment déjà payer quelqu'un ?

Si vous débutez tout juste, vous pourrez probablement vous en sortir seule dans un premier temps. Cela dit :

  • Rencontrez au moins une fois une comptable dès le départ, pour clarifier quelles données et quels documents seront réellement nécessaires plus tard.
  • Quand votre activité grandit (vous embauchez, la TVA entre en jeu, des investissements arrivent…), l'aide d'une comptable devient précieuse.
  • Une comptable vous aide pour les déclarations mensuelles ou trimestrielles, les comptes annuels et les impôts. Elle connaît aussi toutes les possibilités légales pour optimiser intelligemment votre fiscalité.

Conseil : cherchez une partenaire qui connaît le secteur de la beauté. Ne prenez pas d'emblée la formule la plus chère : commencez par exemple par un service flexible, facturé à l'heure. Et si vos données sont déjà bien organisées dans un logiciel, avec des factures numériques, la collaboration en sera d'autant plus simple !

Les impôts et charges à connaître, pour ne plus en avoir peur

Ça sonne intimidant : la TVA, l'impôt sur les revenus de l'entreprise et les cotisations sociales. En réalité, chacun a une logique claire et cohérente :

1. La TVA
L'assujettissement à la TVA dépend d'un seuil de chiffre d'affaires annuel fixé par la loi française : en dessous, votre salon peut bénéficier de la franchise en base de TVA, sans TVA à facturer ni déclaration à déposer. Au-delà, vous devez vous immatriculer et facturer la TVA, puis déposer des déclarations régulières. Ce seuil est révisé de temps à autre : vérifiez le montant exact en vigueur auprès de votre comptable ou sur le site des impôts avant de vous y fier.
PS : SalonLife peut, là aussi, vous aider avec des rappels.

2. L'impôt sur les revenus de l'entreprise
Cet impôt s'applique aux revenus de votre entreprise et, selon votre statut (micro-entreprise, entreprise individuelle, ou société comme une SARL ou une SASU), les règles et le taux applicable diffèrent sensiblement : mieux vaut confirmer avec votre comptable ce qui s'applique précisément à votre salon, plutôt que de vous fier à un pourcentage unique.

3. Les cotisations sociales
Dès que vous employez du personnel, vous versez, en plus du salaire, des cotisations sociales (calculées par l'URSSAF : maladie, retraite, chômage, etc.). Leur taux total varie selon le statut de l'entreprise et de la salariée : il n'y a pas de taux fixe unique, à faire confirmer par votre comptable.

Les échéances de déclaration et de paiement de ces impôts et cotisations dépendent, en France, de votre régime (mensuel, trimestriel, réel ou micro) : elles ne sont pas les mêmes pour toutes les entreprises. Pas d'inquiétude : si vous craignez d'oublier, des logiciels modernes, dont SalonLife, peuvent vous aider à configurer les rappels nécessaires, et à vérifier que vos rapports sont corrects et prêts.

Comment la technologie vous aide à régler vos finances « ennuyeuses » en quelques clics ?

Et si vous pouviez, chaque soir, obtenir rapidement une vue d'ensemble de vos revenus et de vos charges de la journée ? Si un ticket ou une dépense manque, une notification amicale apparaît. Et s'il faut envoyer des données à votre comptable, quelques clics suffisent.
C'est exactement là qu'intervient SalonLife :

  • Saisissez facilement vos revenus et charges quotidiens
  • Utilisez des rapports financiers automatiques et une gestion des tickets numériques
  • Exportez vos données (par exemple en fichier CSV) pour votre comptable

Ces petits outils vous font gagner énormément de temps et de sérénité, et vous pouvez vous concentrer sur ce pour quoi vous êtes vraiment devenue gérante de salon : rendre vos clientes belles.

Une fois ces bases maîtrisées, croyez-nous, vous prenez une vraie longueur d'avance dans la gestion de votre institut de beauté ! Mais les finances ne sont qu'une partie d'une image plus large. Aux côtés de l'intelligence financière, un agencement efficace de l'espace et une gestion moderne des stocks contribuent aussi à la réussite de votre budget ; vous trouverez de l'inspiration par exemple dans l'article Les meilleures astuces d'agencement pour un institut de beauté au design optimal, ou dans les meilleures pratiques de gestion des stocks ici.

Dans le prochain article, nous nous concentrerons sur la façon de maîtriser vos dépenses quotidiennes, et par où commencer pour les réduire sans jamais sacrifier la qualité. Saviez-vous qu'on peut parfois économiser sur certaines choses de façon presque invisible ? Continuez à lire !