Einfache Buchhaltung und Steuern

Denkst du über die Eröffnung eines Salons nach oder bist du schon Inhaberin eines kleinen Beautysalons, kennst du das Gefühl sicher: „Buchhaltung und Steuern“ klingt wie eine Geheimsprache, die einem die Laune verdirbt. Keine Sorge! Die Welt der Zahlen ist tatsächlich viel einfacher, als sie auf den ersten Blick wirkt – besonders, wenn du weißt, worauf du achten musst und wie du die Unterlagen ordentlich hältst. Schauen wir gemeinsam:

welche Daten du sammeln musst,
wie die tägliche Erfassung möglichst reibungslos funktioniert,
wann es sich lohnt, eine Steuerberaterin hinzuzuziehen,
und welche wichtigsten Steuern auf dich zukommen.

Welche Finanzinformationen solltest du sammeln?

So wie du das beste Ergebnis nur bei der richtigen Temperatur der Farbe erzielst, gilt auch für die Finanzen deines Salons: Am wichtigsten sind Einnahmen, Ausgaben und Belege.

Einnahmen:
Halte das gesamte Geld fest, das von Kundinnen eingeht – ob bar, per Karte oder auf Rechnung. Vergiss nicht, dass auch der Produktverkauf und der Kauf von Gutscheinen Einnahmen sind. Trag auch das gleich ein!

Ausgaben:
Für jeden Einkauf – ob Haarfarbe, Stromrechnung, Lohn oder auch nur der morgendliche Kaffee – muss es immer eine Rechnung oder einen Beleg geben. Mach von jedem Kassenbon ein Foto und speichere es zum Beispiel in der Cloud oder, noch besser, in der Salonsoftware. Hast du schon mal einen verlorenen Beleg in Schubladen gesucht? Machst du das zur täglichen Gewohnheit, sind am Monatsende alle nötigen Buchungen an einem Ort.

Außerdem solltest du im Blick behalten:

Einlagen/Entnahmen der Inhaberin
Kredite
Zuschüsse
Geschenke oder vergünstigte Renovierungsarbeiten (ja, auch das ist wichtig!)

Selbst wenn du noch ganz allein arbeitest, hilft ein kleines System zu verstehen, woher das Geld wirklich kommt und wohin es verschwindet. Und genau hier hilft zum Beispiel SalonLife, wo tägliche Einnahmen und Ausgaben sofort in einem digitalen Katalog landen – so hast du einen Überblick in Echtzeit und immer genaue Daten! Hast du noch keine Buchhaltungssoftware gewählt, wirf einen Blick in unsere Empfehlungen für Buchhaltungssoftware für Beautysalons.

Wie ordnest du die Buchführung so, dass dir nicht der Kopf schwirrt?

Den Überblick über Finanzen zu behalten erfordert kein Fachwissen. Ein paar einfache Kniffe reichen – am wichtigsten ist die regelmäßige Gewohnheit! Bereite dich vor:

Schreib alle Einnahmen und Ausgaben entweder täglich oder mindestens einmal die Woche auf.
Sortiere Einnahmen und Ausgaben in getrennte „Ordner“ (oder digitale Dateien).
Füg jeder Ausgabe/Buchung eine Erklärung hinzu: zum Beispiel „Gel für Maniküre“, „Lohnzahlung“ oder „Internet“. Später wirst du dir dankbar sein, nicht rätseln zu müssen, was diese „Zahlung vom 10.04.“ bedeutet hat.

Nutzt du die digitale Variante (Belege fotografieren und hochladen), ersparst du dir lästige Papierwirtschaft. Einmal im Monat, wenn mehr Zeit ist, nimm deine Auswertung zur Hand und prüfe, ob alles stimmt. So ein kleiner, aber regelmäßiger Zeitaufwand hilft, Abweichungen oder übermäßige Ausgaben schon frühzeitig zu bemerken.

Wann solltest du eine Steuerberaterin hinzuziehen? Muss ich wirklich sofort jemanden bezahlen?

Fängst du gerade erst an, kommst du wahrscheinlich zunächst allein zurecht. Trotzdem:

Triff dich anfangs mindestens einmal mit einer Steuerberaterin, um zu klären, welche Daten und Unterlagen später wirklich gebraucht werden.
Wächst dein Geschäft – du stellst Mitarbeiterinnen ein, die Umsatzsteuer kommt ins Spiel, Investitionen usw. – ist die Hilfe einer Steuerberaterin Gold wert.
Eine Steuerberaterin hilft bei monatlichen oder vierteljährlichen Meldungen, Jahresabschlüssen und Steuern. Sie kennt auch alle legalen „Kniffe“ und Möglichkeiten, um klug bei den Steuern zu sparen.

Unsere Empfehlung: Such dir eine Partnerin, die sich in der Beauty-Branche auskennt. Nimm nicht gleich das teuerste Komplettpaket, sondern fang zum Beispiel mit einem flexiblen, stundenbasierten Service an. Und sind deine Daten schon in der Software geordnet und die Belege digital, ist die Zusammenarbeit viel einfacher!

Die 3 wichtigsten Steuerarten, vor denen du keine Angst haben musst, wenn du vorbereitet bist

Sie klingen einschüchternd: Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Tatsächlich haben sie einen klaren, logischen Hintergrund:

1. Umsatzsteuer
Relevant wird sie, sobald der Jahresumsatz deines Salons die Grenze der sogenannten Kleinunternehmerregelung überschreitet. Bis dahin weist du keine Umsatzsteuer aus und reichst auch keine Voranmeldung ein. Überschreitest du die Grenze, musst du dich beim Finanzamt als umsatzsteuerpflichtig anmelden und regelmäßig Voranmeldungen abgeben.
PS! Auch hier kann dir SalonLife mit Erinnerungen helfen.

2. Einkommensteuer
Die Einkommensteuer besteuert das Einkommen von Unternehmerin und Mitarbeiterinnen. Je nach Rechtsform (Einzelunternehmen, GbR, GmbH …) und Höhe deines Gewinns gilt ein unterschiedlicher, gestaffelter Steuersatz – anders als eine feste Prozentzahl lohnt es sich hier, mit deiner Steuerberaterin genau durchzurechnen, was für dich gilt.

3. Sozialversicherungsbeiträge
Beschäftigst du Mitarbeiterinnen, kommen zum Lohn zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge dazu – aufgeteilt zwischen dir als Arbeitgeberin und der Mitarbeiterin, für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Wann genau Meldungen und Zahlungen fällig sind, hängt von der jeweiligen Steuerart und der Größe deines Salons ab – bei der Umsatzsteuervoranmeldung ist in Deutschland häufig der 10. Tag des Folgemonats die Regel. Keine Sorge: Vergisst du es, helfen moderne Programme, darunter SalonLife, dir die nötigen Erinnerungen zu setzen und zu prüfen, ob deine Auswertungen korrekt und bereit sind.

Wie hilft dir Technologie, „langweilige“ Finanzen mit ein paar Klicks zu erledigen?

Was wäre, wenn du am Ende jedes Tages schnell einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben bekommen könntest? Fehlt ein Beleg oder eine Ausgabe, erscheint eine freundliche Benachrichtigung. Und müssen Daten an die Steuerberaterin geschickt werden, reichen ein paar Klicks.
Genau hier kommt SalonLife ins Spiel:

Du kannst tägliche Einnahmen und Ausgaben bequem erfassen
Automatische Finanzauswertungen und die Verwaltung digitaler Belege nutzen
Daten (z. B. als CSV-Datei) für die Steuerberaterin exportieren

Diese kleinen Helfer sparen enorm viel Zeit und Nerven – und du kannst dich auf das konzentrieren, weshalb du überhaupt Salonbesitzerin geworden bist: deine Kundinnen schön zu machen.

Hast du diese Grundlagen verstanden, verschafft dir das einen echten Vorteil in der Salonführung! Aber Finanzen sind nur ein Teil des großen Ganzen. Neben Finanzwissen sorgen eine effiziente Raumaufteilung und moderne Lagerverwaltung für echten Erfolg; Inspiration findest du zum Beispiel im Artikel Die besten Tipps zur Raumaufteilung für ein optimales Salondesign oder bei den besten Praktiken der Lagerverwaltung hier.

Im nächsten Artikel rücken wir in den Fokus, wie du deine täglichen Kosten unter Kontrolle bekommst und wo du mit dem Sparen anfängst, ohne dass die Qualität leidet. Wusstest du, dass sich manches sogar ganz unbemerkt einsparen lässt? Lies weiter!