Ak vlastníte malý salón krásy, určite to poznáte – aj jediná nečakaná absencia pracovníka vám dokáže obrátiť celý deň (aj týždeň) hore nohami. Nezáleží na tom, či kolegyňa na chvíľu ochorie, ide na dovolenku alebo odíde úplne – každý človek sa počíta! Čo ak vám práve najdôležitejšia nechtová dizajnérka v tíme oznámi, že od zajtra nastupuje do novej práce? Alebo ak váš najlepší masér zostane na dlhší čas doma na liečení? Znie to znepokojivo... Čo teda robiť, keď vás personálny problém zasiahne?

Prvý šok: pracovník nečakane odchádza

Keď sa dozviete, že sa niekto rozhodol rýchlo odísť, často vám hlavou prebehne niekoľko otázok naraz: „Čo bude s klientmi? Kto prevezme jeho prácu? Prídeme o všetky rezervácie?“ V tej chvíli je najdôležitejšie zhlboka sa nadýchnuť a nepanikáriť. Riešenie sa začína tým, že si rýchlo urobíte prehľad o situácii:

  • Zhromaždite všetky rezervácie daného pracovníka – ideálne vám tu pomôže dobrý rezervačný systém (napríklad SalonLife), ktorého rozpis jasne ukazuje, kto kedy pracuje a kto má práve voľno.
  • Zistite, či by niektorá kolegyňa mohla prevziať časť klientov. Nie je potrebné zložiť celú záťaž na jedného človeka! Aj vy si môžete v prípade potreby vziať niekoľko klientov, ale robte to „láskavo k sebe“ – nepreťažujte sa.
  • Klientom situáciu vždy oznámte úprimne a pohotovo. Všetci sme ľudia a väčšina to prijme s pochopením. Ak musí klient čakať dlhšie, ponúknite mu malú zľavu alebo pridajte k ďalšej návšteve niečo príjemné. Srdečná a otvorená komunikácia pomáha prečkať búrlivé obdobia.

Dôležité je premýšľať aj o tom, ako v takýchto situáciách celkovo posilniť komunikačné kanály a sústavne zvyšovať spokojnosť klientov. Podrobne o tom píšeme aj v článku Ako zvýšiť spokojnosť klientov v salónoch krásy?.

Dočasná výpomoc: kde ju nájsť?

Premýšľali ste niekedy, kde nájsť spoľahlivú náhradu práve vtedy, keď ju najviac potrebujete? Vyskúšajte tieto možnosti:

  • Oslovte niektorú beauty profesionálku na voľnej nohe – mnohé vás poznajú zo salónových skupín na Facebooku alebo u vás kedysi absolvovali prax.
  • Dohodnite sa vopred s ľuďmi z menšieho salónu vo vašom okolí – možno si v prípade potreby dokážete navzájom vypomôcť.
  • Na kozmetických a kaderníckych školách nájdete veľa motivovaných praktikantov, ktorí si chcú prácu vyskúšať a môžu pomôcť s jednoduchšími úlohami – napríklad so správou rezervácií, upratovaním priestorov či niektorou jednoduchšou službou. Vždy sa oplatí kontaktovať školy a dohodnúť si praxe s predstihom.

Keď získate dočasnú výpomoc, rýchlo ju zaučte do toho, ako u vás funguje práca. Dobrý rezervačný systém umožňuje rýchlo zdieľať rozpis aj údaje o klientoch, aby dočasní pracovníci mohli hneď začať pracovať a zmätku bolo čo najmenej.

Tipy, ako efektívne spravovať rozvrh a rezervácie, nájdete aj v článku stratégie na optimalizáciu kalendára v salóne.

Úloha majiteľa: kedy a nakoľko priložiť ruku k dielu?

V malom salóne nedostatok pracovníkov často znamená, že sa majiteľ musí sám postaviť do roly kaderníka, nechtovej dizajnérky alebo maséra. Je to úplne v poriadku – ak sa dokážete chrániť pred vyhorením. Stanovte si jasné hranice:

  • Prevezmite len tých klientov, ktorých služby naozaj zvládnete a na ktoré máte čas.
  • V rezervačnom systéme si vyfiltrujte príslušné služby alebo pracovné časy – zachováte si tak chladnú hlavu a nebudete zbytočne riskovať.
  • Zmeny klientom oznámte hneď: využite automatické e-mailové alebo SMS notifikácie (napríklad automatické notifikácie v SalonLife). Klienti sa tak včas dozvedia o novom termíne alebo o novom poskytovateľovi služby a nezostanú v neistote.

Presúvanie termínov klientov môže byť poriadny oriešok, najmä v hlavnej sezóne. Pomáhajú „mäkké hodnoty“: milé slová, rýchla odpoveď a malé poďakovanie (napríklad zľava alebo drobný darček) dajú klientom pocítiť, že vám na nich záleží aj v chaotickejších dňoch.

Pozrite sa ďalej: nová generácia a silný tím

Jedna chyba, ktorú robí mnoho salónov, je nádej, že personálne problémy sú len jednorazové. Úspešní sú tí, ktorí dlhodobo:

  • Aktívne spolupracujú so školami a berú praktikantov, z ktorých môžu vyrásť plnohodnotní členovia tímu.
  • Dávajú praktikantom dostatok uznania, jednoduchšie samostatné úlohy a konštruktívnu spätnú väzbu. Praktikanti sa tak v salóne rýchlo cítia ako doma a neskôr s väčšou pravdepodobnosťou zostanú natrvalo.
  • Analyzujú špičkové hodiny a sezóny rezervácií – napríklad pomocou prehľadov a reportov v SalonLife, aby videli, kedy treba viac rúk k dielu.

Ak včas predvídate možné neočakávané situácie, udržiavate kontakt s budúcimi praktikantmi a plánujete prácu flexibilne, vytvorí sa vo vašom salóne potrebná „rezerva“. Pomôže vám bezpečne prečkať aj tie najbúrlivejšie obdobia.

Jedno je isté: personálne problémy nikdy úplne nezmiznú. Dôkladná príprava a šikovné riešenia vám však pomôžu prekonať aj ťažšie chvíle – salón tak „prežije“ a často je dokonca silnejší ako predtým. Ste pripravení v ďalšom článku zistiť, ako predísť vnútorným napätiam a sporom v tíme skôr, než prerastú do vážneho problému? Pripravte sa, pretože ďalší článok je práve o tom, ako udržať v salóne pozitívnu atmosféru aj vtedy, keď dni nie sú práve najžiarivejšie.