Če ste lastnik majhnega lepotnega salona, zagotovo veste: že ena sama nepričakovana odsotnost zaposlenega vam lahko postavi na glavo cel dan (in teden). Ni pomembno, ali sodelavec za kratek čas zboli, gre na dopust ali sploh odide – šteje vsak človek! Kaj pa, če vam prav najpomembnejša nohtna stilistka v ekipi sporoči, da od jutri dela drugje? Ali če vaš najboljši maser za dlje časa ostane doma na okrevanju? Sliši se zaskrbljujoče ... Kaj torej storiti, ko vas doletijo kadrovske težave?

Prvi šok: zaposleni nepričakovano odide

Ko izveste, da se je nekdo odločil hitro oditi, se vam pogosto naenkrat porodi več vprašanj: »Kaj bo s strankami? Kdo bo opravljal njegovo delo? Bodo vse rezervacije izgubljene?« V tistem trenutku je najpomembneje globoko vdihniti in se izogniti paniki. Rešitev se začne s tem, da si hitro ustvarite pregled nad položajem:

  • Zberite vse rezervacije tega zaposlenega – idealno je, če pri tem uporabljate dober program za salone (na primer SalonLife), katerega urnik jasno pokaže, kdo dela kdaj in kdo je trenutno prost.
  • Preverite, ali bi lahko kateri od sodelavcev prevzel del strank. Ni treba vse obremenitve naložiti enemu človeku! Po potrebi lahko kakšno stranko prevzamete tudi sami, a to storite »prijazno do sebe« – ne preobremenite se.
  • Strankam razmere vedno sporočite iskreno in hitro. Vsi smo ljudje in večina se odzove z razumevanjem. Če mora stranka dlje čakati, ji ponudite manjši popust ali ji ob naslednjem obisku pripravite kaj prijetnega. Topla in odkrita komunikacija pomaga omiliti viharne čase.

Pomembno je razmisliti tudi o tem, kako na splošno okrepiti komunikacijske kanale za takšne situacije in nenehno povečevati zadovoljstvo strank. O tem podrobno pišemo tudi v članku Kako povečati zadovoljstvo strank v lepotnih salonih?.

Začasna pomoč: kje jo najti?

Ste se že kdaj vprašali, kje dobiti zanesljivo zamenjavo prav takrat, ko jo najbolj potrebujete? Preizkusite naslednje možnosti:

  • Obrnite se na kakšnega samostojnega strokovnjaka za lepoto – mnogi vas poznajo iz salonskih skupin na Facebooku ali so pri vas že opravljali prakso.
  • Že vnaprej se dogovorite z ekipo manjšega salona v bližini – morda si lahko po potrebi pomagate med seboj.
  • V kozmetičnih in frizerskih šolah je veliko motiviranih praktikantov, ki se želijo preizkusiti in lahko pomagajo pri preprostejših opravilih – na primer pri upravljanju rezervacij, vzdrževanju prostorov ali kakšni preprostejši storitvi. Vedno se splača povezati s šolami in se pravočasno dogovoriti za obdobja prakse.

Ko dobite začasno pomoč, ji na hitro predstavite, kako je pri vas organizirano delo. Dober program za salone omogoča hitro deljenje urnikov in podatkov o strankah, tako da lahko začasni sodelavci takoj začnejo delati in je zmede čim manj.

Nasvete, kako učinkovito upravljati urnik in rezervacije, najdete tudi v članku strategije za optimizacijo koledarja v salonu.

Vloga lastnika: ali in koliko priskočiti na pomoč sami?

V majhnem salonu pomanjkanje osebja pogosto pomeni, da mora lastnik sam stopiti v vlogo frizerja, nohtne stilistke ali maserja. To je povsem v redu – če se znate zaščititi pred izgorelostjo. Postavite si jasne meje:

  • Prevzemite le tiste stranke, katerih storitve resnično obvladate in za katere imate dovolj časa.
  • V programu za salone filtrirajte ustrezne storitve ali delovne čase – tako ohranite jasno glavo in ne tvegate po nepotrebnem.
  • O spremembah stranke obvestite takoj: uporabite samodejna obvestila po e-pošti ali SMS (na primer samodejna obvestila v programu SalonLife). Tako stranke pravočasno izvedo za nov termin ali novega izvajalca in ne ostanejo v negotovosti.

Prestavljanje terminov je lahko pravi trd oreh, še posebej v visoki sezoni. Pomagajo »mehke vrednote«: topla beseda, hiter odziv in majhna zahvala (na primer popust ali majhno darilce) dajo strankam občutek, da je zanje poskrbljeno tudi v bolj zmedenih dneh.

Poglejte dlje: podmladek in močna ekipa

Ena od napak, ki jih dela veliko salonov, je upanje, da so kadrovske težave le enkratne. Uspešni so tisti, ki dolgoročno:

  • Aktivno sodelujejo s kozmetičnimi in frizerskimi šolami ter sprejemajo praktikante, iz katerih lahko zrastejo polnovredni člani ekipe.
  • Praktikantom namenijo dovolj priznanja, preprostejše samostojne naloge in konstruktivne povratne informacije. Tako se v salonu hitro počutijo domače in je večja verjetnost, da pozneje ostanejo za stalno.
  • Analizirajo konice rezervacij po urah in sezonah – na primer z orodji za poročila v programu SalonLife, da vidijo, kdaj potrebujejo več rok.

Če se na morebitna presenečenja pripravite pravočasno, ohranjate stik s prihodnjimi praktikanti in načrtujete prilagodljivo organizacijo dela, v salonu nastane potrebna »varnostna rezerva«. Ta pomaga varno prebroditi tudi najbolj viharna obdobja.

Eno je gotovo: kadrovske težave nikoli povsem ne izginejo. Toda temeljita priprava in pametne rešitve pomagajo prebroditi tudi težje trenutke – tako salon »preživi« in pogosto postane celo močnejši kot prej. Ste pripravljeni, da v naslednjem članku odkrijete, kako preprečiti notranje napetosti in spore v ekipi, preden prerastejo v resno težavo? Pripravite se, saj naslednji članek govori prav o tem, kako ohraniti pozitivno vzdušje v salonu tudi takrat, ko dnevi niso vedno najsvetlejši.