Jos omistat pienen kauneussalongin, tiedät varmasti – jopa yhden odottamattoman työntekijän poissaolo voi kääntää koko päiväsi (ja jopa viikon) päälaelleen. Ei ole väliä, jääkö kollega hetkeksi sairaslomalle, pitää lomaa vai lopettaako kokonaan – jokainen henkilö merkitsee! Mitä tapahtuu, jos tiimisi tärkein kynsiteknikko ilmoittaa aloittavansa huomisesta uudessa työpaikassa? Tai jos paras hierojasi joutuu olemaan pidemmän aikaa kotona toipumassa? Kuulostaa huolestuttavalta... Mutta mitä tehdä, kun henkilöstöongelma iskee?

Ensimmäinen shokki: työntekijä lähtee yllättäen

Kun kuulet, että joku on päättänyt lähteä nopeasti, mielessäsi pyörii usein monta kysymystä yhtä aikaa: ”Mitä asiakkaiden kanssa tapahtuu? Kuka hoitaa hänen työtehtävänsä? Päätyvätkö varaukset hukkaan?” Tärkeintä on silloin hengittää syvään ja välttää paniikkia. Ratkaisut alkavat tilanteen nopeasta kartoittamisesta:

  • Kerää kaikki kyseisen työntekijän varaukset – ihanteellisesti käytät hyvää salonginhallintajärjestelmää (kuten SalonLifea), jonka aikataulunäkymä näyttää selkeästi, kuka työskentelee milloin ja kuka on vapaana.
  • Kysy, voiko joku kollega ottaa osan asiakkaista hoitaakseen. Ei ole tarpeen latoa koko kuormaa yhden henkilön hartioille! Myös sinä voit tarvittaessa ottaa muutaman asiakkaan vastuullesi, mutta tee se ”ystävällisesti itseäsi kohtaan” – älä kuormita itseäsi liikaa.
  • Viestitä asiakkaille tilanteesta aina rehellisesti ja nopeasti. Me kaikki olemme ihmisiä, ja suurin osa suhtautuu ymmärtävästi. Jos asiakkaan täytyy odottaa pidempään, tarjoa pieni alennus tai lisää jotain mukavaa seuraavalla käynnillä. Lämmittävä ja avoin viestintä auttaa lievittämään myrskyisiä aikoja.

On tärkeää pohtia myös, miten vahvistaa viestintäkanavia vastaavissa tilanteissa ja kasvattaa asiakastyytyväisyyttä jatkuvasti. Kirjoitamme tästä perusteellisesti myös artikkelissa Kuinka parantaa asiakastyytyväisyyttä kauneussalongeissa?

Väliaikaiset apukädet: mistä niitä löytää?

Oletko koskaan miettinyt, mistä löytää luotettava sijainen juuri silloin, kun häntä eniten tarvitset? Kokeile seuraavia vaihtoehtoja:

  • Ota yhteyttä johonkin freelanceriin kauneusalalla – moni tuntee sinut Facebookin salonikavereiden ryhmistä tai on joskus ollut harjoittelussa luonasi.
  • Sovi jo etukäteen läheisen pienemmän salonkin kanssa – ehkä voitte tarvittaessa auttaa toisianne.
  • Kauneuskouluissa on paljon motivoituneita harjoittelijoita, jotka haluavat kokeilla taitojaan ja voivat auttaa yksinkertaisemmissa töissä – kuten varausten hallinnassa, tilojen siisteydestä huolehtimisessa tai helpoissa palveluissa. Kannattaa aina ottaa yhteyttä kouluihin ja sopia harjoittelujaksoista ajoissa.

Kun saat väliaikaisen työntekijän apuun, tee hänelle nopea perehdytys työjärjestelyihin. Hyvä salonginhallintaohjelma mahdollistaa aikataulujen ja asiakastietojen jakamisen helposti, jotta sijainen voi aloittaa työnsä heti ja sekavuutta syntyy mahdollisimman vähän.

Tehokkaista keinoista aikataulun ja varausten hallintaan voit lukea myös artikkelista Strategiat salongin kalenterin optimointiin.

Omistajan rooli: kuinka paljon itse hyökätä apuun?

Pienessä salongissa henkilöstövaje johtaa usein tilanteeseen, jossa omistaja joutuu astumaan parturi-, kynsiteknikko- tai hierojarooliin. Se on täysin ok – kunhan osaat suojata itsesi loppuunpalamiselta. Aseta selkeät rajat:

  • Ota vastuullesi vain ne asiakkaat, joiden palvelut ovat sinulle todella hallittavissa ja joihin sinulla on aikaa.
  • Suodata salonginhallintajärjestelmässä sopivat palvelut tai työajat – näin pidät pään kylmänä etkä ota turhia riskejä.
  • Ilmoita muutoksista asiakkaille heti: käytä automaattisia sähköposti- tai tekstiviestivahvistuksia (esim. SalonLifen automaattiset ilmoitukset). Asiakkaat saavat näin ajoissa tiedon uudesta ajasta tai palveluntarjoajasta eivätkä jää tilanteesta pimentoon.

Asiakaskohtaisten uusien aikojen järjestäminen voi olla haastavaa, varsinkin kiirekaudella. ”Pehmeiden arvojen” hyödyntäminen auttaa: lämpimät sanat, nopea palaute ja pieni kiitos (esimerkiksi alennus tai pieni lahjapaketti) saavat asiakkaat tuntemaan, että heistä huolehditaan myös vaikeina päivinä.

Katso pidemmälle: tulevaisuuden tekijät ja vahva tiimi

Yksi virhe, jonka monet salongit tekevät, on toivoa, että henkilöstöongelmat ovat vain hetkellisiä. Menestyvät ovat ne, jotka pitkällä aikavälillä:

  • Tekevät aktiivista yhteistyötä kauneuskoulujen kanssa ja ottavat harjoittelijoita, joista voi kasvaa täysipainoisia tiimin jäseniä.
  • Antavat harjoittelijoille riittävästi kiitosta, helpompia itsenäisiä tehtäviä ja rakentavaa palautetta. Näin he tuntevat olonsa nopeasti kotoiseksi salongissa ja jäävät usein vakituisesti töihin.
  • Analysoivat varaushuippuja ja sesonkiaikoja – käyttäen esimerkiksi SalonLifen raportointityökaluja nähdäkseen, milloin tarvitaan lisää apuvoimia.

Ennaltaehkäisemällä odottamattomia tilanteita ajoissa, pitämällä yhteyttä tuleviin harjoittelijoihin ja suunnittelemalla joustavat työjärjestelyt, salongissasi syntyy tarvittava ”puskurivyöhyke”. Se auttaa selviämään myös kiireisimmistä ajoista turvallisesti.

Yksi asia on varma: henkilöstöongelmat eivät katoa koskaan kokonaan. Mutta huolellinen valmistautuminen ja fiksut ratkaisut auttavat selviytymään myös vaikeimmista hetkistä – näin salonki ”selviää” ja usein kasvaa jopa vahvemmaksi kuin ennen. Oletko valmis seuraavassa artikkelissa oppimaan, kuinka välttää tiimin sisäisiä jännitteitä ja riitoja ennen kuin ne kasvavat vakaviksi ongelmiksi? Valmistaudu, sillä seuraava artikkeli kertoo juuri siitä, miten ylläpitää salongin positiivista ilmapiiriä myös silloin, kun päivät eivät aina ole kirkkaimpia.