Pokud vedete menší kosmetický salon, jistě víte, že i jedna nečekaná absence dokáže obrátit celý váš den (a klidně i týden) vzhůru nohama. Nezáleží na tom, jestli kolegyně na pár dní onemocní, vezme si dovolenou, nebo odejde úplně – záleží na každém člověku! Co se stane, když vám nejlepší nehtová designérka oznámí, že od zítřka nastupuje jinam? Nebo když se váš nejlepší masér na delší dobu odhlásí kvůli zdravotním potížím? Zní to nepříjemně... Ale co dělat, když vás personální problém skutečně potká?

První šok: zaměstnanec odchází ze dne na den

Když se dozvíte, že se někdo rozhodl odejít rychle a bez varování, hlavou vám proletí hned několik otázek najednou: „Co bude s klienty? Kdo převezme její práci? Přijdou všechny rezervace vniveč?“ V tu chvíli je hlavně důležité se zhluboka nadechnout a vyhnout se panice. Řešení začíná rychlým přehledem situace:

  • Shromážděte všechny rezervace daného zaměstnance – ideálně k tomu použijete dobrý rezervační systém (například SalonLife), jehož kalendář vám jasně ukáže, kdo kdy pracuje a kdo má právě volno.
  • Zjistěte, zda by některá z kolegyň mohla převzít část klientů. Není nutné naložit celou zátěž na jednoho člověka! I vy si můžete v případě potřeby vzít pár klientů na sebe, ale dělejte to „laskavě sami k sobě“ – nepřetěžujte se.
  • Klientům situaci vždy sdělte upřímně a bez zbytečného otálení. Všichni jsme jen lidé a většina to pochopí. Pokud musíte klientku nechat čekat déle, nabídněte malou slevu nebo přidejte něco příjemného k příští návštěvě. Vřelá a otevřená komunikace pomáhá bouřlivá období zmírnit.

Stojí za to zamyslet se i nad tím, jak takové komunikační kanály obecně posílit a jak dlouhodobě zvyšovat spokojenost klientů. Podrobně o tom píšeme také v článku Jak zvýšit spokojenost klientů v kosmetickém salonu?.

Dočasná výpomoc: kde ji hledat?

Přemýšleli jste už někdy, kde sehnat spolehlivou náhradu právě ve chvíli, kdy ji nejvíc potřebujete? Vyzkoušejte tyto možnosti:

  • Ozvěte se nějaké nezávislé kosmetičce nebo kadeřnici na volné noze – řada z nich vás zná z facebookových skupin salonů nebo u vás dříve absolvovala praxi.
  • Domluvte se předem s lidmi z menšího salonu poblíž – možná si v případě potřeby budete moct navzájem vypomoct.
  • Na kosmetických školách je spousta motivovaných praktikantek, které chtějí zkusit práci naostro a rády pomohou s jednoduššími úkoly – například se správou rezervací, úklidem prostor nebo jednodušší službou. Vždy se vyplatí spojit se se školami a domluvit si praxe s předstihem.

Když získáte dočasnou posilu, dejte jí rychlé zaškolení do vašeho provozu. Dobrý rezervační systém umožňuje rychle sdílet jak rozpis směn, tak údaje o klientech, aby dočasní zaměstnanci mohli hned začít pracovat a zmatku bylo co nejméně.

Tipy, jak efektivně řídit kalendář a rezervace, najdete také v článku strategie pro optimalizaci kalendáře salonu.

Role majitelky: mám do toho skočit sama, a jak moc?

U menšího salonu nedostatek pracovní síly často znamená, že se majitelka sama musí postavit do role kadeřnice, nehtové designérky nebo masérky. To je naprosto v pořádku – pokud se přitom umíte chránit před vyhořením. Nastavte si jasné hranice:

  • Přebírejte jen ty klienty, jejichž služby skutečně zvládnete a na které máte čas.
  • V rezervačním systému si odfiltrujte příslušné služby nebo pracovní hodiny – udržíte si tak jasnou hlavu a nebudete zbytečně riskovat.
  • O změnách informujte klienty ihned: použijte automatická e-mailová nebo SMS oznámení (například automatické připomínky SalonLife). Klienti se tak včas dozví o novém termínu nebo o tom, kdo je bude obsluhovat, a nezůstanou v nejistotě.

Přeobjednávání klientů může být pořádný oříšek, zvlášť v hlavní sezóně. Pomáhá „práce s emocemi“: vřelá slova, rychlá zpětná vazba a malé poděkování (například sleva nebo drobný dárek na uvítanou) dávají klientům pocit, že o ně stojíte i v hektičtějších dnech.

Dívejte se dál: nástupci a silný tým

Jednou z chyb, kterou dělá mnoho salonů, je naděje, že personální problémy jsou jen jednorázová záležitost. Úspěšné jsou ty salony, které dlouhodobě:

  • Aktivně spolupracují s kosmetickými školami a berou si praktikantky, ze kterých se mohou stát plnohodnotné členky týmu.
  • Dávají praktikantkám dostatek uznání, jednoduché samostatné úkoly a konstruktivní zpětnou vazbu. Rychle se tak v salonu cítí jako doma a s větší pravděpodobností později zůstanou natrvalo.
  • Analyzují špičky a sezóny v rezervacích – například pomocí reportovacích nástrojů SalonLife, aby viděly, kdy je potřeba víc rukou.

Pokud předvídáte možná překvapení s předstihem, udržujete kontakt s budoucími praktikantkami a plánujete flexibilní organizaci práce, vzniká ve vašem salonu potřebná „rezerva“. Ta pomáhá bezpečně přečkat i ty nejbouřlivější období.

Jedno je jisté: personální problémy nezmizí nikdy úplně. Ale důkladná příprava a chytrá řešení pomáhají zvládnout i těžší chvíle – salon tak „přežije“ a často z toho vyjde ještě silnější než dřív. Jste připraveni v příštím článku objevit, jak předejít vnitřnímu napětí a hádkám v týmu dřív, než se z nich stane vážný problém? Připravte se, protože příští článek se bude věnovat právě tomu, jak udržet v salonu pozitivní atmosféru i ve dnech, které nejsou vždy nejzářivější.