Αν έχεις ένα μικρό σαλόνι ομορφιάς, σίγουρα το ξέρεις: ακόμη και μία απρόσμενη απουσία από την ομάδα μπορεί να σου ανατρέψει ολόκληρη τη μέρα (και την εβδομάδα). Δεν έχει σημασία αν μια συνάδελφος αρρωσταίνει για λίγο, παίρνει άδεια ή φεύγει οριστικά – κάθε άνθρωπος μετράει! Τι γίνεται όταν η πιο σημαντική τεχνίτρια νυχιών της ομάδας σου σε ενημερώνει ότι από αύριο ξεκινά σε άλλη δουλειά; Ή όταν η καλύτερη θεραπεύτρια μασάζ σου πρέπει να μείνει στο σπίτι για να αναρρώσει για μεγάλο διάστημα; Ακούγεται ανησυχητικό... Τι κάνεις λοιπόν όταν σε χτυπήσει ένα πρόβλημα προσωπικού;

Το πρώτο σοκ: ένα μέλος της ομάδας φεύγει ξαφνικά

Όταν μαθαίνεις ότι κάποιος αποφάσισε να φύγει βιαστικά, συνήθως σου περνούν από το μυαλό πολλές ερωτήσεις μαζί: «Τι θα γίνει με τους πελάτες; Ποιος θα κάνει τη δουλειά του; Θα χαθούν όλες οι κρατήσεις;» Το σημαντικότερο εκείνη τη στιγμή είναι να πάρεις μια βαθιά ανάσα και να μην πανικοβληθείς. Οι λύσεις ξεκινούν από μια γρήγορη εικόνα της κατάστασης:

  • Συγκέντρωσε όλες τις κρατήσεις αυτού του μέλους της ομάδας – ιδανικά με ένα καλό πρόγραμμα ραντεβού (για παράδειγμα το SalonLife), του οποίου το ημερολόγιο δείχνει καθαρά ποιος δουλεύει πότε και ποιος είναι ελεύθερος εκείνη τη στιγμή.
  • Δες αν κάποιος συνάδελφος μπορεί να αναλάβει μέρος των πελατών. Δεν χρειάζεται να πέσει όλο το βάρος σε έναν άνθρωπο! Κι εσύ μπορείς, αν χρειαστεί, να αναλάβεις κάποιους πελάτες, αλλά κάν’ το «φιλικά προς τον εαυτό σου» – μην παραφορτωθείς.
  • Ενημέρωνε πάντα τους πελάτες για την κατάσταση με ειλικρίνεια και γρήγορα. Όλοι είμαστε άνθρωποι και οι περισσότεροι δείχνουν κατανόηση. Αν ένας πελάτης χρειαστεί να περιμένει αρκετό καιρό, πρόσφερέ του μια μικρή έκπτωση ή κάτι ευχάριστο στην επόμενη επίσκεψη. Η ζεστή και διαφανής επικοινωνία βοηθά να περάσουν πιο ήπια οι δύσκολες περίοδοι.

Αξίζει επίσης να σκεφτείς πώς να ενισχύσεις γενικά τα κανάλια επικοινωνίας για τέτοιες περιπτώσεις και να αυξάνεις σταθερά την ικανοποίηση των πελατών. Γράφουμε αναλυτικά γι’ αυτό στο άρθρο Πώς να αυξήσεις την ικανοποίηση των πελατών στα σαλόνια ομορφιάς.

Προσωρινά χέρια βοήθειας: πού θα τα βρεις;

Έχεις σκεφτεί ποτέ πού θα βρεις έναν αξιόπιστο αντικαταστάτη ακριβώς τη στιγμή που τον χρειάζεσαι περισσότερο; Δοκίμασε τα εξής:

  • Επικοινώνησε με κάποιον ελεύθερο επαγγελματία της ομορφιάς – πολλοί σε ξέρουν από ομάδες σαλονιών στο Facebook ή έχουν κάνει παλιότερα πρακτική σε σένα.
  • Συνεννοήσου από πριν με τους ανθρώπους ενός μικρότερου σαλονιού της γειτονιάς – ίσως μπορείτε να βοηθάτε ο ένας τον άλλον όταν χρειάζεται.
  • Στις σχολές ομορφιάς υπάρχουν πολλοί πρόθυμοι σπουδαστές που θέλουν να δοκιμάσουν τις δυνάμεις τους και μπορούν να βοηθήσουν σε απλούστερες δουλειές – για παράδειγμα στη διαχείριση των κρατήσεων, στην τάξη του χώρου ή σε κάποια απλή υπηρεσία. Αξίζει πάντα να έρθεις σε επαφή με τις σχολές και να κανονίσεις έγκαιρα περιόδους πρακτικής άσκησης.

Όταν βρεις προσωρινή βοήθεια, κάνε μια σύντομη εισαγωγή στον τρόπο που δουλεύετε. Ένα καλό λογισμικό για σαλόνια σού επιτρέπει να μοιραστείς γρήγορα τόσο τις βάρδιες όσο και τα στοιχεία των πελατών, ώστε οι προσωρινοί εργαζόμενοι να ξεκινήσουν αμέσως και η σύγχυση να είναι η ελάχιστη δυνατή.

Κόλπα για να διαχειρίζεσαι αποτελεσματικά το ωράριο και τις κρατήσεις θα βρεις και στο άρθρο στρατηγικές για τη βελτιστοποίηση του ημερολογίου του σαλονιού.

Ο ρόλος του ιδιοκτήτη: πόσο να μπεις κι εσύ στη δουλειά;

Σε ένα μικρό σαλόνι, η έλλειψη προσωπικού συχνά σημαίνει ότι ο ιδιοκτήτης πρέπει ο ίδιος να αναλάβει τον ρόλο του κομμωτή, της τεχνίτριας νυχιών ή του θεραπευτή μασάζ. Αυτό είναι απολύτως εντάξει – αρκεί να ξέρεις να προστατεύεις τον εαυτό σου από την εξουθένωση. Βάλε ξεκάθαρα όρια:

  • Ανάλαβε μόνο τους πελάτες με υπηρεσίες που μπορείς πραγματικά να κάνεις και για τις οποίες σου περισσεύει χρόνος.
  • Στο λογισμικό του σαλονιού φίλτραρε τις αντίστοιχες υπηρεσίες ή ώρες εργασίας – έτσι κρατάς το μυαλό σου καθαρό και δεν παίρνεις περιττά ρίσκα.
  • Ενημέρωσε αμέσως τους πελάτες για τις αλλαγές: χρησιμοποίησε αυτόματες ειδοποιήσεις μέσω email ή SMS (για παράδειγμα τις αυτόματες ειδοποιήσεις του SalonLife). Έτσι οι πελάτες μαθαίνουν έγκαιρα τη νέα ώρα ή τον νέο επαγγελματία και δεν μένουν στο σκοτάδι.

Η μεταφορά των ραντεβού των πελατών μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση, ειδικά σε περίοδο αιχμής. Βοηθούν οι «ήπιες αξίες»: ζεστά λόγια, γρήγορη απάντηση και ένα μικρό ευχαριστώ (για παράδειγμα μια έκπτωση ή ένα μικρό δωράκι) κάνουν τους πελάτες να νιώθουν ότι νοιάζεσαι γι’ αυτούς ακόμη και τις πιο χαοτικές μέρες.

Κοίτα πιο μακριά: νέο αίμα και μια δυνατή ομάδα

Ένα λάθος που κάνουν πολλά σαλόνια είναι να ελπίζουν ότι τα προβλήματα προσωπικού θα συμβούν μόνο μία φορά. Πετυχαίνουν όσοι μακροπρόθεσμα:

  • Συνεργάζονται ενεργά με σχολές ομορφιάς και παίρνουν ασκούμενους, που μπορεί να εξελιχθούν σε πλήρη μέλη της ομάδας.
  • Δίνουν στους ασκούμενους αρκετή αναγνώριση, απλές αυτόνομες εργασίες και εποικοδομητική ανατροφοδότηση. Έτσι νιώθουν γρήγορα σαν στο σπίτι τους στο σαλόνι και είναι πιο πιθανό να μείνουν αργότερα μόνιμα.
  • Αναλύουν τις ώρες και τις περιόδους αιχμής των κρατήσεων – για παράδειγμα με τα εργαλεία αναφορών του SalonLife – για να βλέπουν πότε χρειάζονται περισσότερα χέρια.

Αν προλαβαίνεις έγκαιρα τα απρόοπτα, κρατάς επαφή με μελλοντικούς ασκούμενους και οργανώνεις τη δουλειά με ευελιξία, δημιουργείται στο σαλόνι σου το απαραίτητο «απόθεμα ασφαλείας». Αυτό σε βοηθά να περάσεις με ασφάλεια ακόμη και τις πιο θυελλώδεις περιόδους.

Ένα είναι σίγουρο: τα προβλήματα προσωπικού δεν θα εξαφανιστούν ποτέ εντελώς. Όμως η καλή προετοιμασία και οι έξυπνες λύσεις σε βοηθούν να ξεπεράσεις και τις πιο δύσκολες στιγμές – έτσι το σαλόνι «επιβιώνει» και συχνά βγαίνει ακόμη πιο δυνατό από πριν. Θέλεις να ανακαλύψεις στο επόμενο άρθρο πώς να αποφεύγεις τις εσωτερικές εντάσεις και τους καβγάδες στην ομάδα πριν γίνουν σοβαρό πρόβλημα; Ετοιμάσου, γιατί το επόμενο άρθρο μιλά ακριβώς για το πώς να κρατάς θετική την ατμόσφαιρα στο σαλόνι, ακόμη κι όταν οι μέρες δεν είναι πάντα οι πιο λαμπερές.