Driver du en liten skjønnhetssalong, vet du det sikkert allerede – selv ett uventet sykefravær kan snu opp ned på hele dagen din (og uken). Det spiller ingen rolle om en kollega blir syk en kort periode, tar ferie eller slutter for godt – hver person teller! Hva gjør du når nettopp din viktigste negletekniker plutselig forteller at hun begynner på ny jobb allerede i morgen? Eller når din beste massør må være hjemme lenge for å bli frisk? Det høres bekymringsfullt ut … Men hva gjør du egentlig når et personalproblem rammer deg?

Det første sjokket: en ansatt slutter uventet

Når du får vite at noen har bestemt seg for å slutte raskt, farer ofte flere tanker gjennom hodet samtidig: «Hva skjer med kundene? Hvem overtar jobben hennes? Forsvinner alle bookingene?» Det viktigste i det øyeblikket er å puste dypt inn og unngå panikk. Løsningen starter med at du raskt skaffer deg oversikt over situasjonen:

  • Samle alle bookingene til den ansatte – aller helst med et godt bookingsystem (for eksempel SalonLife), der kalenderen tydelig viser hvem som jobber når, og hvem som har ledig tid akkurat nå.
  • Undersøk om en kollega kan overta noen av kundene. Hele belastningen trenger ikke legges på én person! Om nødvendig kan du selv ta over noen kunder, men gjør det «snilt mot deg selv» – ikke overbelast deg selv.
  • Gi kundene alltid ærlig og rask beskjed om situasjonen. Vi er alle mennesker, og de fleste viser forståelse. Må du la en kunde vente lenger enn vanlig, kan du tilby en liten rabatt eller legge til noe hyggelig ved neste besøk. Varm og åpen kommunikasjon gjør de urolige periodene lettere å komme gjennom.

Det er også verdt å tenke på hvordan du kan styrke kommunikasjonen i slike situasjoner generelt, og hvordan du kontinuerlig kan øke kundetilfredsheten. Dette skriver vi grundig om i artikkelen Hvordan øke kundetilfredsheten i skjønnhetssalonger?.

Midlertidig hjelp: hvor finner du den?

Har du noen gang lurt på hvor du finner en pålitelig vikar akkurat når du trenger det som mest? Prøv disse løsningene:

  • Ta kontakt med en frilans skjønnhetsspesialist – mange kjenner deg allerede fra Facebook-grupper for salonger, eller har vært i praksis hos deg tidligere.
  • Avtal gjerne på forhånd med folk i en mindre salong i nærheten – kanskje kan dere hjelpe hverandre ved behov.
  • Skjønnhetsskoler har mange motiverte praktikanter som gjerne vil prøve seg, og som kan hjelpe med enklere oppgaver – for eksempel håndtering av bookinger, rengjøring av lokalene eller enkle behandlinger. Det lønner seg alltid å ta kontakt med skolene og avtale praksisperioder i god tid.

Når du får en midlertidig medhjelper, gi dem en rask innføring i hvordan dere jobber. Et godt bookingsystem gjør det enkelt å dele både timeplaner og kundeopplysninger, slik at den midlertidige ansatte kan komme raskt i gang og forvirringen blir minst mulig.

Tips for å effektivt håndtere timeplan og bookinger finner du også i artikkelen strategier for å optimalisere salongkalenderen.

Eierens rolle: bør du selv steppe inn, og hvor mye?

I en liten salong fører mangel på arbeidskraft ofte til at eieren selv må tre inn som frisør, negletekniker eller massør. Det er helt greit – så lenge du beskytter deg selv mot utbrenthet. Sett tydelige grenser:

  • Ta bare over de kundene og tjenestene du faktisk mestrer og har tid til.
  • Filtrer ut de aktuelle tjenestene eller arbeidstidene i bookingsystemet – slik holder du hodet klart og unngår unødvendig risiko.
  • Gi kundene beskjed om endringer med en gang: bruk automatiske e-post- eller SMS-varsler (for eksempel SalonLifes automatiske påminnelser). Slik får kundene tidlig beskjed om ny time eller ny behandler, og slipper å bli sittende i uvisshet.

Å ombooke kunder kan være en ordentlig nøtt, spesielt i høysesongen. Å bruke «myke verdier» hjelper: varme ord, rask tilbakemelding og en liten takk (for eksempel en rabatt eller en liten velkomstgave) får kundene til å føle at de blir tatt vare på, selv på de mest hektiske dagene.

Se lenger frem: rekruttering og et sterkt team

En feil mange salonger gjør, er å håpe at personalproblemer bare er noe som skjer én gang. De som lykkes, er de som over tid:

  • Samarbeider aktivt med skjønnhetsskoler og tar inn praktikanter som kan vokse til å bli fullverdige teammedlemmer.
  • Gir praktikantene nok anerkjennelse, enkle selvstendige oppgaver og konstruktiv tilbakemelding. Da føler de seg raskt hjemme i salongen, og blir gjerne værende som fast ansatte senere.
  • Analyserer travle timer og sesonger for bookinger – for eksempel med SalonLifes rapporteringsverktøy – for å se når det trengs flere hender.

Når du forebygger mulige overraskelser tidlig, holder kontakten med fremtidige praktikanter og planlegger en fleksibel arbeidsorganisering, bygger du opp den nødvendige «bufferen» i salongen din. Det gjør at du trygt kommer gjennom selv de mest hektiske periodene.

Én ting er sikkert: personalproblemer forsvinner aldri helt. Men grundig forarbeid og smarte løsninger hjelper deg gjennom de vanskeligste periodene også – slik overlever salongen, og blir ofte enda sterkere enn før. Er du klar for å oppdage i neste artikkel hvordan du unngår indre spenninger og konflikter i teamet før de blir et alvorlig problem? Gjør deg klar, for neste artikkel handler nettopp om hvordan du holder stemningen i salongen positiv, selv på dager som ikke alltid skinner like sterkt.