Jeśli prowadzisz mały salon kosmetyczny lub fryzjerski, na pewno to znasz – nawet jedna nieoczekiwana nieobecność pracownika potrafi wywrócić do góry nogami cały twój dzień (a czasem i tydzień). Nie ma znaczenia, czy koleżanka nagle zachoruje, weźmie urlop, czy odejdzie na dobre – każda osoba w zespole się liczy! Co zrobić, gdy twoja najlepsza stylistka paznokci oznajmia, że od jutra pracuje gdzie indziej? Albo gdy twój najlepszy masażysta na dłużej wraca do zdrowia w domu? Brzmi niepokojąco... Ale co właściwie zrobić, gdy dopada cię problem kadrowy?

Pierwszy szok: pracownik odchodzi znienacka

Kiedy dowiadujesz się, że ktoś postanowił szybko odejść, przez głowę przelatuje zwykle kilka pytań naraz: „Co z klientkami? Kto przejmie jej pracę? Czy wszystkie wizyty się posypią?” W tym momencie najważniejsze jest, żeby głęboko odetchnąć i nie wpadać w panikę. Rozwiązanie zaczyna się od szybkiego spojrzenia na sytuację z dystansu:

  • Zbierz w jednym miejscu wszystkie wizyty tego pracownika – najlepiej za pomocą dobrego oprogramowania dla salonu (na przykład systemu SalonLife), którego grafik jasno pokazuje, kto kiedy pracuje i kto akurat ma wolne.
  • Sprawdź, czy ktoś z zespołu może przejąć część klientów. Nie trzeba całego obciążenia zrzucać na jedną osobę! W razie potrzeby możesz też sama przejąć część wizyt, ale rób to „życzliwie wobec samej siebie” – nie przeciążaj się.
  • Zawsze informuj klientów o sytuacji szczerze i sprawnie. Wszyscy jesteśmy tylko ludźmi, a większość podchodzi do tego ze zrozumieniem. Jeśli musisz przesunąć komuś termin na później, zaproponuj drobny rabat albo dodaj coś miłego przy następnej wizycie. Ciepła i przejrzysta komunikacja pomaga łagodzić trudniejsze chwile.

Warto też pomyśleć, jak w ogóle wzmocnić komunikację w takich sytuacjach i systematycznie budować zadowolenie klientów. Piszemy o tym szerzej w artykule Jak podnieść satysfakcję klientów w salonach kosmetycznych?.

Tymczasowa pomoc: gdzie jej szukać?

Zastanawiałaś się kiedyś, skąd wziąć zaufaną zastępczynię dokładnie wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna? Wypróbuj poniższe sposoby:

  • Skontaktuj się z jakąś freelancerką z branży beauty – wiele z nich zna cię z grup salonowych na Facebooku albo miało u ciebie wcześniej praktyki.
  • Umów się wcześniej z ludźmi z pobliskiego, mniejszego salonu – w razie potrzeby możecie sobie nawzajem pomagać.
  • W szkołach branżowych jest wielu zmotywowanych praktykantów, którzy chcą spróbować swoich sił i mogą pomóc przy prostszych zadaniach – na przykład obsłudze rezerwacji, porządkach czy prostszych zabiegach. Zawsze warto skontaktować się ze szkołami i wcześnie umówić terminy praktyk.

Gdy zjawi się osoba do tymczasowej pomocy, zrób jej krótkie wprowadzenie do sposobu, w jaki pracujesz. Dobre oprogramowanie dla salonu pozwala szybko udostępnić zarówno grafik, jak i dane klientów, dzięki czemu osoba tymczasowa może od razu zabrać się do pracy, a zamieszania jest jak najmniej.

Wskazówki, jak sprawnie zarządzać grafikiem i rezerwacjami, znajdziesz też w artykule strategie optymalizacji kalendarza salonu.

Rola właścicielki: czy i ile pomagać samej?

W małym salonie brak rąk do pracy często oznacza, że sama właścicielka musi wskoczyć w rolę fryzjerki, stylistki paznokci czy masażystki. To jak najbardziej w porządku – o ile potrafisz się przy tym chronić przed wypaleniem. Ustal sobie jasne granice:

  • Przejmuj tylko tych klientów, których usługi naprawdę jesteś w stanie wykonać i na których masz czas.
  • W oprogramowaniu dla salonu odfiltruj odpowiednie usługi lub godziny pracy – dzięki temu zachowasz jasność w głowie i nie podejmiesz zbędnego ryzyka.
  • Informuj klientów o zmianach od razu: korzystaj z automatycznych powiadomień e-mail lub SMS (na przykład automatycznych przypomnień systemu SalonLife). Dzięki temu klienci z wyprzedzeniem dowiedzą się o nowym terminie lub osobie wykonującej usługę i nie zostaną w niepewności.

Przekładanie wizyt klientów bywa niełatwym orzechem do zgryzienia, zwłaszcza w szczycie sezonu. Pomagają tu „miękkie wartości”: ciepłe słowa, szybka informacja zwrotna i drobny gest wdzięczności (na przykład rabat albo mały upominek powitalny) sprawiają, że klienci czują, że ktoś o nich dba nawet w bardziej chaotyczne dni.

Spójrz dalej: nowe pokolenie i silny zespół

Wiele salonów popełnia ten sam błąd: liczy, że problemy kadrowe zdarzą się tylko raz. W dłuższej perspektywie wygrywają ci, którzy:

  • Aktywnie współpracują ze szkołami branżowymi i przyjmują praktykantów, z których mogą wyrosnąć pełnoprawni członkowie zespołu.
  • Dają praktykantom wystarczająco dużo uznania, prostszych samodzielnych zadań i konstruktywnej informacji zwrotnej. Dzięki temu szybko czują się w salonie jak u siebie i z większym prawdopodobieństwem zostają na stałe.
  • Analizują godziny i sezony największego ruchu w rezerwacjach – korzystając na przykład z narzędzi raportowych systemu SalonLife, żeby wiedzieć, kiedy potrzeba więcej rąk do pracy.

Jeśli z wyprzedzeniem myślisz o możliwych niespodziankach, utrzymujesz kontakt z przyszłymi praktykantkami i planujesz elastyczną organizację pracy, w twoim salonie powstaje potrzebny „bufor”. Dzięki niemu bezpiecznie przetrwasz nawet najbardziej burzliwe okresy.

Jedno jest pewne: problemy kadrowe nigdy nie znikną całkowicie. Solidne przygotowanie i sprytne rozwiązania pomagają jednak przetrwać nawet trudniejsze chwile – dzięki temu salon „przeżywa”, a często wychodzi z tego jeszcze silniejszy niż wcześniej. Czy jesteś gotowa dowiedzieć się w następnym artykule, jak unikać wewnętrznych napięć i konfliktów w zespole, zanim staną się poważnym problemem? Przygotuj się, bo kolejny artykuł opowiada właśnie o tym, jak utrzymać w salonie dobrą atmosferę nawet wtedy, gdy dni nie zawsze są najjaśniejsze.