Já viveste aquele momento em que descobres, mesmo antes de mais uma cliente chegar, que a tua tinta de cabelo preferida ou as luvas acabaram no salão? Ou encontras no armário champôs pela metade, já fora de validade há muito, e perguntas-te porque é que ainda lá estão? A gestão de stock de produtos e material pode parecer, à primeira vista, apenas mais uma chatice, mas na verdade é uma das heroínas invisíveis do teu trabalho diário. Quando o stock está em ordem, todo o salão funciona como uma máquina bem oleada. Mas como organizar isto de forma simples, inteligente e ajustada às necessidades do teu salão?

Toda a vitalidade do salão começa no stock

Sem os produtos e materiais necessários, nenhum salão funciona — é um facto. Todos os dias gasta-se algo: tintas, discos de algodão, toalhas, luvas, desinfetantes… Pensa no caos que pode começar quando algum destes acaba inesperadamente! Isso não afeta apenas o teu dia, também deixa na cliente a impressão de que todo o trabalho está fora de controlo.

Ao mesmo tempo, não vale a pena guardar tudo "por precaução" em quantidades enormes. O dinheiro fica parado na prateleira, os produtos podem expirar, e o espaço do salão transforma-se num armazém. O objetivo é encontrar o meio-termo ideal: ter sempre tudo o que é necessário disponível, sem que nada de valor fique a acumular pó desnecessariamente.

Como colocar o teu stock realmente sob controlo?

Começa por criar uma lista clara — do que é que o teu salão realmente precisa, no dia a dia e sazonalmente? Não só as coisas maiores, como tintas ou champôs, mas também as mais pequenas: discos de algodão, sacos do lixo, luvas descartáveis, produtos de limpeza. Com uma lista completa, consegues:

  • Fazer inventário com regularidade (num salão mais pequeno, pode bastar uma vez por mês; em salões maiores, talvez uma vez por semana);
  • Anotar quanto resta de cada coisa;
  • Avaliar o que e quanto vai ser preciso encomendar em breve.

O melhor é transformar isto numa tarefa de rotina, e não numa obrigação maçadora. Para algumas, basta uma lista simples em papel, outras preferem uma folha de Excel, mas as mais inteligentes usam softwares especializados. Já experimentaste, por exemplo, o software de gestão de stock do SalonLife? Vês o estado do stock em tempo real e recebes notificações automáticas quando algum produto está a acabar. O resultado? Menos papéis, menos dores de cabeça e mais foco no trabalho verdadeiro.

Encomendar — quando, quanto e o que é realmente preciso?

Aqui, a tua experiência e atenção são inestimáveis. No início, pode ser difícil perceber com que rapidez algum produto se "esgota" e quais tendem a ficar parados na prateleira. Com o tempo, vais reparar em padrões que ajudam a fazer novas encomendas no momento certo.

Um bom truque é definir, para cada produto, um stock mínimo — ou seja, a quantidade abaixo da qual não deves deixar cair. Quando reparares que a quantidade se aproxima do mínimo, é altura de fazer a encomenda. Sem pânico, nem decisões de compra apressadas!

Quando encomendares um produto novo ou sazonal para uma campanha, vale a pena começar por uma quantidade menor: experimenta se agrada às clientes, e só depois encomendas um stock maior. Assim, manténs o espaço das prateleiras dentro de limites razoáveis, e não te vês perante produtos fora de validade.

E mais: se usares um software de gestão de salão, consegues acompanhar as estatísticas de consumo em tempo real e ajustar as encomendas à procura real — isto é muito mais eficaz do que basear-te apenas na intuição. Podes ler mais sobre as melhores práticas de gestão de stock, para manteres o teu trabalho no salão fluido e eficiente.

Colaboração com fornecedoras e parceiras — mais do que simples encomendas

Sabes de cor os contactos de todas as tuas fornecedoras? De quem vem o melhor champô, quem entrega luvas mais depressa? Uma coisa é certa: quanto mais clara for a tua comunicação com as fornecedoras, menos surpresas terás.

É importante:

  • Reunir os dados de todas as fornecedoras num só lugar (idealmente em formato digital, para estarem sempre à mão);
  • Criar um ritmo fixo de encomendas e combinar a forma de comunicação;
  • Perguntar se, como cliente fiel, é possível obter melhores preços ou condições.

A fiabilidade na gestão de encomendas e pagamentos garante que consegues melhores ofertas mais depressa, e que a relação de colaboração funciona sem falhas.

Como evitar o desperdício e o excesso de stock?

As palavras mágicas são: regularidade, um olhar honesto sobre o stock e reação rápida. Muitas vezes, o "excesso de stock" vem do medo de que algo possa faltar, ou de uma campanha inesperadamente vantajosa. Mas um stock excessivo tende simplesmente a ficar parado, e a expirar antes de sequer ser usado.

  • Acompanha quais produtos se movem devagar ou já estão há meses no mesmo lugar;
  • Pensa se algum produto precisa mesmo de estar permanentemente em stock;
  • Coloca à frente, nas prateleiras, os produtos com o prazo de validade mais próximo, para não ficarem esquecidos.

Um inventário visual, combinado com um relatório digital, dá uma boa visão da situação. Se usares, por exemplo, a gestão de stock do SalonLife, os relatórios automáticos mostram de imediato que produtos se movem depressa e onde o dinheiro tende a ficar parado.

Por fim: porque é tudo isto importante precisamente para o teu salão?

É verdade que uma gestão de stock bem organizada exige, ao início, algum tempo, mas é um investimento na tua tranquilidade e no bom funcionamento do salão. Quando os produtos do dia a dia estão sempre disponíveis, não é preciso preocupares-te com compras de emergência feitas em pânico, nem com mercadoria parada. Podes concentrar-te no que realmente adoras: dar alegria às tuas clientes e valorizar o trabalho da tua equipa.

Concordas que uma gestão sistemática dos produtos pode tornar-se uma rotina tão natural como um corte de cabelo ou uma manicure? Se quiseres saber como gerir todo o trabalho do salão de forma ainda mais eficaz, e que truques te ajudam a poupar tempo real no dia a dia, lê sem falta também o guia completo de gestão de salões de beleza. Lá falamos já de como a limpeza e a higiene do salão podem tornar-se o verdadeiro cartão de visita do teu negócio!