Случвало ли ви се е точно преди поредния клиент да откриете, че любимата ви боя за коса или ръкавиците в салона са свършили? Или да намерите в шкафа наполовина използвани шампоани с отдавна изтекъл срок и да се чудите защо изобщо стоят там? Управлението на запасите от продукти и консумативи на пръв поглед може да изглежда просто досадно, но всъщност е един от невидимите герои на ежедневната ви работа. Когато запасите са наред, целият салон работи като добре смазан механизъм. Но как да го организирате просто, умно и според нуждите на вашия салон?

Жизнената сила на целия салон започва от запасите

Без нужните продукти и консумативи нито един салон не може да работи – това е факт. Всеки ден се изразходва нещо: бои за коса, памучни тампони, кърпи, ръкавици, дезинфектанти… Помислете какъв хаос може да настане, ако някое от тях неочаквано свърши! Това засяга не само вашия ден, но и оставя у клиента впечатлението, че цялата работа е извън контрол.

В същото време няма смисъл да трупате всичко „за всеки случай“ в огромни количества. Парите стоят на рафта, продуктите могат да изтекат, а салонът се превръща в склад. Целта е да намерите златната среда: всичко нужно винаги да е налице, но нищо ценно да не събира прах напразно.

Как наистина да поставите запасите си под контрол?

Като начало съставете ясен списък – от какво всъщност се нуждае салонът ви ежедневно и сезонно? Не само по-големите неща като бои или шампоани, но и по-дребните: памучни тампони, торби за боклук, ръкавици за еднократна употреба, почистващи препарати. Когато имате подробен списък, можете:

  • Да правите инвентаризация редовно (в по-малък салон може да е достатъчно веднъж месечно, в по-големите – по-скоро веднъж седмично);
  • Да отбелязвате колко е останало от всяко нещо;
  • Да прецените какво и колко трябва да поръчате скоро.

Най-добре е това да стане рутинна дейност, а не досадно задължение. На някои им стига обикновен списък на хартия, други предпочитат таблица в Excel, но по-съобразителните използват специализиран софтуер. Опитвали ли сте например софтуера за управление на склада на SalonLife? Виждате наличностите в реално време и получавате автоматични известия, когато някой продукт е на свършване. Резултатът? По-малко хартии, по-малко главоболия и повече фокус върху истинската работа.

Поръчки – кога, колко и какво наистина ви трябва?

Тук вашият опит и наблюдателност са безценни. В началото може да е трудно да уловите колко бързо се „изяжда“ даден продукт и кои имат навика да залежават на рафта. С времето ще забележите закономерности, които помагат да правите новите поръчки навреме.

Добър трик е за всеки продукт да определите минимален запас – тоест количество, под което не бива да падате. Когато забележите, че количеството наближава минималния запас, е време да направите поръчка. Без паника и прибързани решения за покупка!

Когато поръчвате нов или сезонен промоционален продукт, по-добре започнете с по-малко количество: проверете дали клиентите го харесват и едва тогава поръчайте по-голям запас. Така държите рафтовете в разумни граници и не се озовавате с продукти, на които им изтича срокът.

И още нещо: ако използвате софтуер за салони, можете да следите статистиката на потреблението в реално време и да коригирате поръчките според действителното търсене – това е значително по-ефективно, отколкото да разчитате само на интуицията. Можете да прочетете повече за най-добрите принципи за управление на склада, за да поддържате работата в салона гладка и ефективна.

Сътрудничество с доставчици и партньори – повече от просто поръчки

Знаете ли наизуст контактите на всичките си доставчици? От кого да вземете най-добрия шампоан, от кого най-бързо – ръкавици? Едно е сигурно: колкото по-ясно комуникирате с доставчиците си, толкова по-малко изненади има.

Важно е:

  • Да съберете данните на всички доставчици на едно място (в идеалния случай в дигитален вид, за да са винаги под ръка);
  • Да въведете ясен ритъм на поръчките и да се договорите за начина на комуникация;
  • Да проучите дали като постоянен клиент можете да получите по-добри цени или условия.

Надеждността при поръчките и плащанията гарантира, че по-бързо получавате по-добри оферти и сътрудничеството върви безупречно.

Как да избегнете прахосването и излишните запаси?

Вълшебните думи са: редовност, честен поглед към наличностите и бърза реакция. Често „презапасяването“ идва от страха, че нещо ще липсва или че неочаквано ще се появи изгодна промоция. Но излишният запас обикновено просто залежава и изтича, преди изобщо да го използвате.

  • Следете кои продукти се движат бавно или от месеци събират прах на едно и също място;
  • Помислете дали изобщо е нужно някой продукт да стои постоянно на склад;
  • Поставяйте продуктите с най-ранен срок на годност най-отпред на рафтовете, за да не залежават.

Визуалната инвентаризация, съчетана с дигитален отчет, дава добър преглед на ситуацията. Ако използвате например управлението на склада в SalonLife, автоматичните отчети веднага показват кои продукти се движат бързо и къде парите имат навика да застояват.

И накрая: защо всичко това е важно точно за вашия салон?

Вярно е, че доброто управление на запасите в началото изисква малко време, но то е инвестиция в спокойствието ви и в гладката работа на салона. Когато ежедневните продукти винаги са налице, не е нужно да се тревожите за панически спешни покупки или залежали стоки. Можете да се съсредоточите върху това, което наистина обичате: да носите радост на клиентите си и да цените работата на екипа си.

Съгласни ли сте, че систематичното управление на продуктите може да е толкова естествена рутина, колкото подстригването или маникюрът? Ако искате да разберете как да управлявате работата на целия салон още по-ефективно и кои трикове реално ще ви спестят време през деня, непременно прочетете и пълното ръководство за управление на салон за красота. Там вече говорим за това как чистотата и хигиената в салона могат да се превърнат в истинска визитна картичка за вашия салон!