Oletko koskaan kokenut sitä hetkeä, kun huomaat juuri ennen seuraavaa asiakasta, että suosikkivärisi tai hansikkaasi ovat loppuneet salongista? Tai löydät kaapista puoliin käytettyjä, jo pitkään vanhentuneita shampooja ja ihmettelet, miksi ne siellä ylipäätään ovat? Tuote- ja tarviketilanteen hallinta saattaa ensi silmäyksellä tuntua tylsältä, mutta todellisuudessa se on arjen näkymätön sankari. Kun varastot ovat kunnossa, koko salongin toiminta sujuu kuin rasvattu. Miten tämä onnistuu helposti, älykkäästi ja juuri sinun salongisi tarpeisiin sopivasti?

Koko salongin vireys alkaa varastoista

Ilman tarvittavia tuotteita ja tarvikkeita mikään salonki ei toimi – se on fakta. Joka päivä kuluu jotakin: hiusvärejä, vanulappuja, pyyhkeitä, hansikkaita, desinfiointiaineita… Kuvittele, millainen kaaos voi syntyä, jos jokin näistä yllättäen loppuu! Se ei vaikuta vain päivän sujumiseen, vaan antaa asiakkaalle kuvan, että homma on hallitsematonta.

Samaan aikaan ei kannata varastoida kaikkea suurissa määrissä “varmuuden vuoksi”. Rahaa seisoo hyllyllä, tuotteet voivat vanhentua ja salongista tulee kuin varasto. Tavoite on löytää kultainen keskitie: että kaikki tarvittava on aina saatavilla, mutta mikään arvokas ei jää turhaan pölyttymään.

Miten saada varastot todellisuudessa hallintaan?

Aluksi tee selkeä lista – mitä sinun salongissasi oikeasti käytetään päivittäin ja sesongin mukaan? Ei pelkästään isompia asioita kuten värit tai shampoot, vaan myös pienempiä: vanulaput, roskapussit, kertakäyttöhanskat, puhdistusaineet. Kun sinulla on perusteellinen lista, voit:

  • tehdä inventaarion säännöllisesti (pienessä salongissa kerran kuussa, isommissa mieluummin kerran viikossa);
  • merkitä ylös, kuinka paljon kutakin tuotetta on jäljellä;
  • arvioida, mitä ja kuinka paljon tulee pian tilata lisää.

On parasta tehdä tämä rutiiniksi eikä rasittavaksi velvollisuudeksi. Joku pärjää yksinkertaisella paperilistalla, toinen suosii Excel-taulukkoa, mutta älykkäimmät käyttävät erillisiä ohjelmistoja. Oletko kokeillut esimerkiksi SalonLifen varastonhallintaohjelmaa? Näet varaston reaaliajassa ja saat automaattiset ilmoitukset, kun jokin tuote on loppumassa. Tuloksena on vähemmän paperityötä, vähemmän päänsärkyä ja enemmän keskittymistä varsinaiseen työhön.

Tilaaminen – milloin, kuinka paljon ja mitä oikeasti tarvitaan?

Tässä kokemus ja tarkkaavaisuus ovat korvaamattomia. Aluksi voi olla vaikeaa hahmottaa, kuinka nopeasti jokin tuote kuluu ja mitkä jäävät hyllylle seisomaan. Ajan myötä huomaat kaavat, jotka auttavat tekemään tilaukset oikeaan aikaan.

Hyvä niksi on asettaa jokaiselle tuotteelle minimivarasto – eli määrä, jonka alapuolelle ei saa mennä. Kun huomaat, että varasto lähestyy minimimäärää, on aika tehdä tilaus. Ei tarvitse hermostua tai tehdä hätiköityjä ostoksia!

Jos tilaat uutta tai sesongin kampanjatuotetta, kannattaa aloittaa pienellä määrällä: kokeile, pitävätkö asiakkaat siitä, ja tilaa vasta sitten suurempi erä. Näin pidät hyllyt järkevissä mitoissa etkä joudu pulaan vanhentuneiden tuotteiden kanssa.

Ja vielä: jos käytät salonkiohjelmistoa, voit seurata kulutustilastoja reaaliajassa ja säätää tilauksia todellisen tarpeen mukaan – tämä on paljon tehokkaampaa kuin päätökset vain mutu-tuntumalla. Voit lukea lisää parhaista varastonhallintakäytännöistä pitääksesi salongin toiminnan sujuvana ja tehokkaana.

Yhteistyö toimittajien ja kumppaneiden kanssa – enemmän kuin pelkkiä tilauksia

Hallitsetko kaikkien toimittajiesi yhteystiedot ulkoa? Keneltä saat parhaat shampoot, keneltä nopeimmin hansikkaat? Yksi asia on varma: mitä selkeämmin kommunikoit toimittajiesi kanssa, sitä vähemmän yllätyksiä tulee.

On tärkeää:

  • kerätä kaikkien toimittajien tiedot yhteen paikkaan (ihanteellisesti digitaalisesti, jotta ne ovat aina helposti saatavilla);
  • luoda vakaa tilausrytmi ja sopia yhteydenpitotavasta;
  • tutkia, onko kanta-asiakkaana mahdollista saada parempia hintoja tai ehtoja.

Luotettavuus tilauksissa ja laskutuksessa takaa, että saat nopeammin parempia tarjouksia ja yhteistyö sujuu moitteettomasti.

Kuinka välttää hävikkiä ja liiallisia varastoja?

Taikasanoja ovat: säännöllisyys, rehellinen katsaus varastotilanteeseen ja nopea reagointi. Liiallinen varastonpitäminen johtuu usein pelosta, että jotain puuttuu tai että tulee yllättävä edullinen kampanja. Liian suuri varasto vain jää odottamaan ja vanhenee ennen kuin ehdit käyttää sitä.

  • Seuraa, mitkä tuotteet liikkuvat hitaasti tai ovat olleet samassa paikassa kuukausia;
  • Harkitse, tarvitseeko jotakin tuotetta pitää jatkuvasti varastossa;
  • Aseta lyhimmän säilyvyysajan omaavat tuotteet hyllyissä näkyville, jotta ne tulevat käytetyiksi ensin.

Visuaalinen inventaario yhdessä digitaalisen raportin kanssa antaa hyvän kokonaiskuvan tilanteesta. Jos käytät esimerkiksi SalonLifen varastonhallintaa, automaattiset raportit näyttävät heti, mitkä tuotteet liikkuvat nopeasti ja missä voi olla pääomaa sidottuna.

Lopuksi: miksi tämä kaikki on tärkeää juuri sinun salonkillesi?

Totta on, että hyvin hoidettu varastojen hallinta vaatii aluksi hieman aikaa, mutta se on sijoitus mielenrauhaan ja sujuvaan salongin toimintaan. Kun päivittäiset tuotteet ovat aina saatavilla, ei tarvitse huolehtia paniikinomaisista hätäostoksista tai seisovasta tavarasta. Voit keskittyä siihen, mitä oikeasti rakastat: tuottaa iloa asiakkaille ja arvostaa tiimisi tekemää työtä.

Oletko samaa mieltä, että tuotteiden järjestelmällinen hallinta voisi olla yhtä luonnollinen rutiini kuin hiustenleikkuu tai manikyyri? Jos haluat tietää, miten voi johtaa koko salonkia entistä tehokkaammin ja mitkä niksit auttavat säästämään aikaa päivittäin, lue ehdottomasti myös täydellinen opas kauneussalongin johtamiseen. Siellä käsittelemme myös, miten salongin siisteys ja hygienia voivat muodostua todelliseksi käyntikortiksi sinun salonkisi pärjäämiselle!