Hast du schon mal genau in dem Moment, kurz bevor die nächste Kundin kommt, festgestellt, dass deine Lieblings-Haarfarbe oder die Handschuhe im Salon ausgegangen sind? Oder findest du im Schrank halbleere, längst abgelaufene Shampoos und fragst dich, warum sie überhaupt noch dort stehen? Die Verwaltung von Produkten und Verbrauchsmaterial mag auf den ersten Blick wie eine lästige Pflicht wirken, ist aber tatsächlich eine der unsichtbaren Heldinnen deines Arbeitsalltags. Sind die Bestände in Ordnung, läuft der ganze Salon wie geschmiert. Aber wie organisierst du das einfach, clever und genau passend für deinen Salon?

Die Lebenskraft des ganzen Salons beginnt bei den Beständen

Ohne die nötigen Produkte und Materialien funktioniert kein Salon – das ist Fakt. Jeden Tag wird etwas verbraucht: Haarfarbe, Wattepads, Handtücher, Handschuhe, Desinfektionsmittel … Stell dir vor, welches Chaos entsteht, wenn etwas davon unerwartet ausgeht! Das betrifft nicht nur deinen Tag, sondern hinterlässt bei der Kundin auch den Eindruck, dass die ganze Arbeit außer Kontrolle ist.

Gleichzeitig bringt es nichts, alles „für alle Fälle“ in riesigen Mengen zu horten. Das Geld steht im Regal, Produkte können ablaufen, und der Salonraum wird zum Lagerraum. Ziel ist es, den goldenen Mittelweg zu finden: dass alles Nötige immer vorhanden ist, aber nichts Wertvolles unnötig verstaubt.

Wie bringst du deine Bestände wirklich unter Kontrolle?

Erstell zunächst eine klare Liste – was braucht dein Salon tatsächlich täglich und saisonal? Nicht nur die großen Dinge wie Farben oder Shampoos, sondern auch die kleineren: Wattepads, Mülltüten, Einmalhandschuhe, Reinigungsmittel. Mit einer gründlichen Liste kannst du:

  • Regelmäßig Inventur machen (in einem kleineren Salon reicht vielleicht einmal im Monat, in größeren eher wöchentlich);
  • Festhalten, wie viel von jedem Artikel noch übrig ist;
  • Einschätzen, was und wie viel demnächst nachbestellt werden muss.

Am besten machst du das zur Routine, nicht zur lästigen Pflicht. Manchen reicht eine einfache Papierliste, andere bevorzugen eine Excel-Tabelle, aber die cleversten nutzen spezialisierte Software. Hast du zum Beispiel schon die Lagerverwaltungssoftware von SalonLife ausprobiert? Du siehst den Lagerbestand in Echtzeit und bekommst automatische Benachrichtigungen, wenn ein Produkt knapp wird. Ergebnis? Weniger Papier, weniger Kopfschmerzen und mehr Fokus auf die eigentliche Arbeit.

Bestellen – wann, wie viel und was wirklich gebraucht wird?

Hier sind deine Erfahrung und Aufmerksamkeit unbezahlbar. Am Anfang kann es schwierig sein einzuschätzen, wie schnell ein Produkt „aufgebraucht“ ist und welche eher im Regal stehen bleiben. Mit der Zeit erkennst du schon Muster, die dir helfen, rechtzeitig neu zu bestellen.

Ein guter Kniff ist es, für jedes Produkt einen Mindestbestand festzulegen – also eine Menge, unter die du nicht fallen lassen solltest. Näherst du dich diesem Mindestbestand, ist es Zeit für eine Bestellung. Keine Panik und keine überstürzten Kaufentscheidungen nötig!

Bestellst du ein neues oder saisonales Aktionsprodukt, lohnt es sich, eher mit einer kleineren Menge zu starten: testen, ob es bei Kundinnen ankommt, und erst dann einen größeren Bestand bestellen. So hältst du den Regalplatz im vernünftigen Rahmen und stehst nicht vor abgelaufenen Produkten.

Und noch etwas: Nutzt du Salonsoftware, kannst du Verbrauchsstatistiken in Echtzeit verfolgen und Bestellungen an die tatsächliche Nachfrage anpassen – das ist deutlich wirksamer als reines Bauchgefühl. Mehr dazu liest du in den besten Praktiken der Lagerverwaltung, um deine Salonarbeit reibungslos und effizient zu halten.

Zusammenarbeit mit Lieferantinnen und Partnerinnen – mehr als nur Bestellungen

Kennst du die Kontakte all deiner Lieferantinnen auswendig? Von wem bekommst du das beste Shampoo, von wem am schnellsten Handschuhe? Eines ist sicher: Je klarer du mit deinen Lieferantinnen kommunizierst, desto weniger Überraschungen gibt es.

Wichtig ist:

  • Alle Lieferantendaten an einem Ort zu bündeln (idealerweise digital, damit sie immer griffbereit sind);
  • Einen festen Bestellrhythmus zu etablieren und eine Kommunikationsweise zu vereinbaren;
  • Zu prüfen, ob du als Stammkundin bessere Preise oder Konditionen bekommen kannst.

Verlässlichkeit bei Bestellungen und Abrechnungen sorgt dafür, dass du schneller bessere Angebote bekommst und die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert.

Wie vermeidest du Verschwendung und übermäßige Lagerbestände?

Die Zauberworte sind: Regelmäßigkeit, ein ehrlicher Blick auf den Lagerbestand und schnelles Reagieren. Oft entsteht „Überbevorratung“ aus der Angst, dass plötzlich etwas fehlen könnte oder eine unerwartet günstige Aktion auftaucht. Aber ein zu großer Bestand bleibt einfach liegen und läuft ab, bevor du ihn überhaupt nutzt.

  • Beobachte, welche Produkte sich langsam bewegen oder schon seit Monaten am selben Platz stehen;
  • Überleg, ob ein Produkt überhaupt ständig auf Lager sein muss;
  • Stell Produkte mit früherem Ablaufdatum weiter vorne ins Regal, damit sie nicht liegen bleiben.

Eine visuelle Inventur zusammen mit digitalen Auswertungen gibt dir einen guten Überblick über die Lage. Nutzt du zum Beispiel die Lagerverwaltung von SalonLife, zeigen dir automatische Berichte sofort, welche Produkte sich schnell bewegen und wo Geld gebunden bleibt.

Zum Schluss: Warum ist das alles gerade für deinen Salon wichtig?

Zugegeben, eine gut organisierte Bestandsverwaltung braucht anfangs etwas Zeit, aber sie ist eine Investition in deine innere Ruhe und den reibungslosen Ablauf deines Salons. Sind die täglichen Produkte immer vorhanden, musst du dir keine Sorgen wegen panischer Notkäufe oder liegen gebliebener Ware machen. Du kannst dich auf das konzentrieren, was du wirklich liebst: deinen Kundinnen Freude zu bereiten und die Arbeit deines Teams zu würdigen.

Findest du auch, dass systematisches Produktmanagement genauso selbstverständlich sein könnte wie ein Haarschnitt oder eine Maniküre? Willst du wissen, wie du deinen gesamten Salon noch wirkungsvoller führst und welche Kniffe dir im Alltag wirklich Zeit sparen, lies unbedingt auch den vollständigen Leitfaden zur Salonführung. Dort sprechen wir schon davon, wie Sauberkeit und Hygiene zur echten Visitenkarte deines Salons werden können!