Oletko miettinyt, kuinka paljon henkilökohtaista tietoa asiakkaasi jakaa kanssasi jokaisella käynnillään – ja miksi se oikeastaan on tärkeää? Asiakas ei anna sinulle vain nimeään ja yhteystietojaan, vaan myös tärkeitä tietoja terveydestään, mieltymyksistään tai joskus jopa pienistä salaisuuksistaan. Kaikki tämä kertoo luottamuksesta. Kun ihminen astuu salongisi ovesta sisään, hän luottaa automaattisesti osan yksityisyydestään sinun käsiisi – uskallatko sinä jakaa omat tietosi samalla tavalla, jos et ole varma, miten niitä käsitellään? Tarkastellaan, miten voit oikeuttaa tämän luottamuksen ja tehdä siitä jopa vahvuutesi!

Asiakastietojen suojaaminen – miksi se vaikuttaa salongisi menestykseen?

Sekä Viron laki että Euroopan unionin (lue: GDPR) säännöt sanovat selvästi – asiakkaan tietoja tulee käsitellä vastuullisesti. Ei ole enää ”oma asia”, piilotatko muistiinpanot laatikkoon vai lähetätkö tarjouksia asiakkaille miten haluat. Asiakkailla on oikeus tietää, miten heidän tietojaan säilytetään, käytetään ja halutessaan poistetaan. Mutta tämä on vasta alkua. Erityisesti pienissä hoitoloissa, joissa persoonallisuus ja luottamus ovat ensiarvoisen tärkeitä, tapa, jolla tietoja säilytät ja käytät, voi ratkaista, tuleeko asiakas uudelleen… tai kertoo ystävälleen, ettei sinuun voi täysin luottaa!

Fyysiset tiedot: kansiot, paperit ja muistiinpanot – ovatko avaimet varmasti piilossa?

Kuvittele: pieni kiire, asiakas astuu sisään, rekisteröit uutta kävijää ja yhtäkkiä hänen nimellään ja tiedoillaan varustettu asiakaskortti on avoinna pöydällä – suoraan tiskin tasolla, kaikkien nähtävillä. Tämä on tyypillinen virhe, joka voi tulla kalliiksi. Miten välttää se? Tässä muutamia toimivia vinkkejä:

  • Kaikki asiakastietoja sisältävät kansiot ja muistiinpanot on aina säilytettävä lukitussa kaapissa – ei tiskin alla tai pöydällä lojumassa.
  • Avaimet? Vain niillä, jotka niitä oikeasti tarvitsevat. Eivätkä ne missään nimessä roiku ovenkahvassa tai ole kaikkien työntekijöiden ulottuvilla.
  • Sijoita salongin tietokoneet ja laitteet niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi. Kun poistut paikasta – lukitse näyttö!

Yksinkertaista, mutta valitettavasti usein unohdettua. Heräsikö jo joitakin ajatuksia? Jatketaan...

Digitaalinen turvallisuus: onko salongisi suojattu vuoden 2024 vaatimusten mukaisesti?

Monet kauneushoitolat – ehkä myös sinä? – ovat vaihtaneet asiakaskortit ja manuaaliset muistikirjat kätevämpään ohjelmistoon. Sekä asiakastiedot että varaukset siirtyvät pilvipalveluihin. Mutta tiedätkö, miten ohjelmistosi (esim. SalonLife) oikeasti suojaa asiakkaitasi?

Ohjelmiston tulisi mahdollistaa:

  • Vahvojen salasanojen käyttö (vähintään 8 merkkiä, isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita – vältä salasanaa ”salonki123”).
  • Selkeiden roolien ja käyttöoikeuksien määrittäminen. Esimerkiksi ylläpitäjät näkevät kaikki tiedot, mutta kampaajat vain työn kannalta tarpeellisen informaation.
  • Lokitietojen seuranta, kuka ja milloin tietoja on tarkastellut tai muokannut. Tämä auttaa havaitsemaan ongelmat nopeasti – ja antaa mahdollisuuden näyttää asiakkaalle, miten hänen tietojaan on käsitelty.
  • Varmistaa, ettei seuraava asiakas näe vahingossa edellisen syntymäpäivää tai allergioita, vaikka kääntäisit selkäsi hetkeksi ruudulta.

Luitko, että salasanan vaihtaminen on tylsää ja tarpeetonta? Todellisuudessa se vie vain minuutin – ja voi pelastaa salongisi isommilta ongelmilta.

Suostumukset: saatko lähettää asiakkaille tarjouksia?

Jos olet joskus itse saanut odottamattoman mainosviestin sähköpostiisi tai puhelimeesi, tiedät: se voi olla ärsyttävää ja jopa hermostuttavaa. Asiakkaasi kokevat saman. Perussääntö on: asiakkaan tulee antaa sinulle selkeä lupa, että voit lähettää hänelle jotain.

  • Kysy suostumus selkeästi, vaikka rastittamalla lomakkeessa. Löydä tapa, jolla voit tarvittaessa todistaa sen.
  • Esimerkiksi: ”Haluan saada salongin uutiskirjeen, eksklusiivisia tarjouksia tai syntymäpäiväyllätyksiä.”
  • Jos asiakas peruuttaa suostumuksensa, tee se heti. Yksi ärsyyntynyt asiakas voi aiheuttaa sinulle suuren mainehaitan… mutta ei sellaista, jota haluaisit!
  • Ohjelmisto, kuten SalonLife, auttaa sinua ylläpitämään ja hallinnoimaan suostumuksia niin, ettei mikään mene sekaisin tai katoa.

Jos haluat lähettää turvallisesti tarjouksia ja uutiskirjeitä, tutustu SalonLifen blogissa perusteelliseen oppaaseen näin rakennat asiakasuskollisuutta kauneushoitolallesi tai lue, miten kehittää tehokas sähköpostimarkkinointi salongillesi.

Käytännön lupaus: miksi kaikki tämä on tärkeää asiakkaalle?

Kun asiakas kokee, että hänen tietonsa ovat turvassa, hän jakaa avoimemmin juuri sitä tietoa, jota tarvitset henkilökohtaisemman ja paremman palvelun tarjoamiseksi. Luottamus sinun ja asiakkaasi välillä kasvaa ja vahvistuu. Samalla voit milloin tahansa todistaa lain noudattamisen ja huolenpidon. Eikö se olekin hyvä tunne?

Hauska fakta: menestyvimpiä hoitoloita luotetaan paitsi taidon myös turvallisuuden vuoksi.

Olisiko salongisi valmis vakuuttamaan jokaiselle asiakkaalle, että: ”Tietosi ovat turvassa, meillä voit aina olla rauhassa”?
Seuraavassa artikkelissa käsittelemme, miten kaikkia näitä tietoja hyödyntämällä voi rakentaa toimivan ja aktiivisen kanta-asiakasjärjestelmän. Tule katsomaan, miten jokaisesta käynnistä voi tehdä kuin palaamisen kotiin!