Kun ajattelet kauneushoitolan arkea, vaikuttaa usein siltä, että asiat hoituvat itsestään: ovet avautuvat, asiakkaat tulevat ja menevät, työ sujuu. Todellisuudessa mikään hoitola ei kuitenkaan toimi itsekseen – koko taika piilee hyvin suunnitelluissa työvuoroissa ja älykkäässä ajanhallinnassa. Ilman näitä saatat yhtenä hetkenä löytää hoitolan täynnä väkeä, mutta seuraavana vallitsee hiljaisuus. Työ voi muuttua tukalaksi tai syntyä niin sanottu “valmiustila”, jossa työntekijät vain odottelevat. Tämä korostuu etenkin mitä kompaktimpi tiimisi on.

Mutta miten muuttaa työvuoro, joka monista tuntuu tylsältä “velvollisuudelta”, hoitolasi salaiseksi aseeksi? Sukelletaan yhdessä yksityiskohtiin!

Huipputunnit ja hiljaiset hetket – oikea ajoitus tarkoittaa voittoa

Hoitolapäivät eivät koskaan kulje täysin tasaisesti. Kokemuksen myötä osaat ehkä jo aavistaa kellonajat ja päivän hetket, jolloin ovet käyvät tiuhaan, ja ne, jolloin voit rauhassa nauttia kahvistasi. Mutta seuraatko myös kuukausittain, muuttuuko kuviot? Onko suosituin hiusvärjäyksesi todellakin silloin paikalla, kun punatukkaiset asiakkaat ovat lounaalla liikkeellä?

Tähän auttavat tarkka havainnointi ja hoitolaohjelmisto, kuten esimerkiksi SalonLife, joka raporttien perusteella näyttää, milloin varaukset kasaantuvat ja milloin vallitsee hiljaisuus. Keskeiset kysymykset työvuoron suunnitteluun ovat:

  • Mitkä viikonpäivät ja kellonajat ovat “kuumia”?
  • Kuka on kysytty juuri noina aikoina?
  • Milloin olisi viisaampaa vähentää työntekijöiden määrää, jotta kukaan ei vain istu turhaan?

Joustava työvuoro voi aluksi tuntua pelottavalta, mutta se antaa sinulle varmemman kontrollin – oikeat ihmiset oikeaan aikaan oikeassa paikassa.

Työkuorman tasapainottaminen – pääsevätkö kaikki hengähtämään?

Toimiva hoitola tarkoittaa yhtenäistä tiimiä, ei ylikuormitettuja “sankareita”. Vaikka työntekijä olisi valmis uhraamaan vapaapäiviä, uupumuksen riski on usein lähempänä kuin uskommekaan.

Kokeile seuraavaa:

  • Suunnittele jokaiselle asianmukaiset vapaapäivät.
  • Kysy, mitä tiimisi todellisuudessa haluaa – ihmiset voivat yllättävästi poiketa toiveissaan työajoista.
  • Kokeile tarvittaessa vuorojen vaihtamista – erityisesti pienessä tiimissä on helppo tehdä keskenään sopimuksia. Kun aikataulu on verkkokalenterissa (esim. SalonLife-kalenteri), kaikki pysyvät muutoksista kärryillä ja sovitut asiat ovat selkeitä.

Älä pelkää muuttaa vuoroja lennosta – jos asiakkaiden varauskäyttäytyminen muuttuu tai elämä tuo yllätyksiä, nopea tiedonkulku pelastaa päivän.

Aikaa ilman asiakkaita – turhia hetkiä vai salaisia kehittymishetkiä?

Mitä tehdä, jos aamulla on vielä rauhallista tai päivän keskellä syntyy tauko? Näiden aikojen ei tarvitse tarkoittaa “odottelua turhaan”.

  • Suunnittele hiljaisemmille ajoille lyhyemmät vuorot.
  • Harkitse “tarpeen mukaan kutsu töihin” -mallia: jos seuraavan päivän varauksissa näkyy yllättävä piikki, kutsu lisäkädet avuksi.
  • Käytä hiljaiset hetket sisäisiin koulutuksiin tai inventaareihin – näin tiimi kehittyy ja tärkeät asiat saadaan nopeammin tehtyä.

Miksi tuhlata aikaa pelkkään odotteluun, kun voisitkin täydentää tiimisi taitoja tai järjestää hoitolan? Inspiraatioksi lue lisää siitä, mitä hyödyllistä tehdä peruutettujen aikojen tai vapaiden hetkien yhteydessä.

Teknologia hoitohallintasi salaisena aseena

Työvuorojen laatiminen paperilla tai pikaviestien kautta voi helposti johtaa kaaokseen. Nykyaikaiset hoitolaohjelmistot avaavat täysin uusia mahdollisuuksia:

  • Visuaalinen kalenteri (esim. SalonLife): selkeä kuva siitä, kuka työskentelee milloin, milloin on varauksia ja milloin joku pitää vapaata.
  • Automaattiset ilmoitukset: tieto aikataulumuutoksista tavoittaa nopeasti kaikkien puhelimeen. Vähennät sekaannusta ja unohdettuja vuoroja (lue lisää automaattisista ilmoituksista).
  • Ajan käytön analyysi: saat reaaliajassa tiedon siitä, onko jonkun työkuorma liiallinen tai onko liikaa tyhjiä hetkiä. Tämä antaa konkreettisen syyn tehdä uudelleenjärjestelyjä.

Näppärä järjestelmä ehkäisee inhimilliset virheet ja vapauttaa aikaasi kaikkein tärkeimpään – asiakkaisiin ja laatuun.

Yhteistyö, rehellisyys ja jatkuvasti kehittyvä järjestelmä

Hyvin toimiva hoitola voi kehittyä vain hyvän yhteistyön, avoimuuden ja selkeän viestinnän ansiosta. Mitä enemmän ihmisillä on mahdollisuus nähdä oma työaikansa ja vaikuttaa siihen, sitä suurempi on heidän motivaatio ja tyytyväisyys. Työvuoro on kuin elävä organismi – jatkuvassa muutoksessa ja kehittymisessä. Sinä johtajana annat suunnan, mutta paras tulos syntyy tiimin ideoiden ja rehellisen palautteen avulla.

Miten pitää laatu korkealla, kun tiimi kasvaa ja palvelut monipuolistuvat? Seuraavassa artikkelissa käymme läpi palveluprosessien yhdenmukaistamista – jotta jokainen asiakas tuntisi olonsa aina tervetulleeksi ja lähdettäisiin iloisin mielin, riippumatta siitä, kuka häntä palvelee tai minä päivänä hän vierailee.

Oletko valmis rakentamaan tapoja ja rutiineja, joista tulee hoitolasi vahvuus? Jatka lukemista!